城建檔案利用工作的創(chuàng)新與發(fā)展

姚文君

摘 要：隨著我國(guó)改革開放程度的不斷加深，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，城建檔案管理和利用工作越來越受到國(guó)家和政府的重視。城建檔案利用是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，它是通過多種手段，為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市建筑建設(shè)提供直接服務(wù)的手段，也是城建檔案信息資源開發(fā)與利用的有效方法與途徑。充分發(fā)揮城建檔案的基礎(chǔ)和借鑒作用，最大化的轉(zhuǎn)化為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益是城建檔案利用工作創(chuàng)新和發(fā)展的主要意義。本文主要針對(duì)城市建設(shè)檔案利用中存在的問題及創(chuàng)新的幾個(gè)方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：城建檔案；利用；創(chuàng)新；發(fā)展；問題

引言：為維護(hù)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體和社會(huì)公眾的合法權(quán)益提供法律依據(jù)，為城市建設(shè)科學(xué)研究提供歷史數(shù)據(jù)，也促進(jìn)城市文明進(jìn)步的生動(dòng)素材。城建檔案是指在城市建設(shè)中形成的各種保護(hù)價(jià)值，有文字、圖表、聲音、圖像等各種文件都反映了整個(gè)城市的建設(shè)發(fā)展的真實(shí)寫照，對(duì)城市的發(fā)展具有重要的借鑒意義。進(jìn)入21世紀(jì)以來，各地政府都開始重視起城建檔案的管理和利用工作，城建檔案發(fā)展進(jìn)入新的進(jìn)程，在中國(guó)城市建設(shè)的速度加快，為此，國(guó)家開始重視城建檔案的建設(shè)。在城市建設(shè)檔案中，與國(guó)外相比，其系統(tǒng)性還存在問題，利用率也不高，還處于發(fā)展階段，在管理和利用方面還存在許多問題。

1. 城建檔案利用工作的重要意義

城建檔案利用是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，是城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)的直接手段，在城建檔案工作中占有十分重要的地位。目前，黨和國(guó)家政府逐漸重視城建檔案管理和利用工作，科學(xué)合理的城建檔案管理有利于城市化進(jìn)程的發(fā)展，有助于城市建設(shè)工作，因此城建檔案管理和利用要逐步簡(jiǎn)約化和完善化。城建檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用，必須牢記這一宗旨。城建檔案利用只有發(fā)揮作用，才能充分發(fā)揮城建檔案的作用，為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市建設(shè)服務(wù)。充分發(fā)揮城建檔案利用工作的作用，充分發(fā)揮城建檔案在城建檔案建設(shè)中的作用。檔案收集、整理、編目、存儲(chǔ)系統(tǒng)必須要科學(xué)化，經(jīng)常在城建檔案利用工作來測(cè)試城建檔案利用率往往成為判斷城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的重要手段，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作建設(shè)、推進(jìn)利用城建檔案館，城建檔案館利用該服務(wù)變被動(dòng)為主動(dòng)，積極將服務(wù)“死檔”為“活檔”。

2. 城建檔案利用工作現(xiàn)狀與問題

2.1 管理制度不完善，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

影響城建檔案管理工作的最主要因素是城建檔案管理制度不完善，管理標(biāo)準(zhǔn)參差不齊不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在監(jiān)管體制、建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)、管理體制、人員培訓(xùn)等方面。例如目前我國(guó)憲法還沒有設(shè)立專門的城建檔案管理規(guī)范，一些地方政府的檔案管理工作僅停留在表面的樣子功夫，依法管理的水平還很不完善，對(duì)于一些違法違規(guī)的行為并不能及時(shí)制止。雖然城建檔案管理并未出現(xiàn)大的違法行為，這也造成了政府沒有設(shè)立專門的檔案監(jiān)管執(zhí)法部門，城建檔案管理運(yùn)行起來比較困難，城建檔案組織難以有效運(yùn)作，管理與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一也是其影響因素。城建檔案利用率低的一個(gè)重要原因是檔案歸檔時(shí)間短，這將黨建檔案收集、整理、歸檔等都帶來混亂，文件使用效率不高。

2.2檔案整理不規(guī)范，資料收集不齊全

檔案來源極不穩(wěn)定，同時(shí)城市建設(shè)包含多方面的內(nèi)容，其中絕大部分在地下，地下工程建設(shè)和城市內(nèi)部建設(shè)嚴(yán)重缺乏信息，這些信息也不是那么容易收集，外部結(jié)構(gòu)存在缺陷。其次城建檔案管理部門困難重重，城市建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集的一些信息，均存在缺少或甚至部分文件有一組空白的情況，從互聯(lián)網(wǎng)上收集的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致全國(guó)各地檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不一、不規(guī)范，在使用檔案中利用效率低，容易造成混亂。

2.3 建設(shè)資金投入不足，人員素質(zhì)有待提高

由于缺乏資金投入和城建檔案案件規(guī)模不大，城建檔案大多配備兼職人員，這些兼職人員沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)城建檔案的工作管理、收集、整理工作熱情不高，檔案工作不熱心，服務(wù)態(tài)度差，服務(wù)質(zhì)量不高，不僅給檔案的使用帶來障礙，而且嚴(yán)重影響了城建檔案館的建設(shè)。

2.4 信息化建設(shè)與管理水平不高

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展起來的信息技術(shù)管理在各行各業(yè)都變得越來越成熟和廣泛應(yīng)用。然而，在城市建設(shè)檔案工作的管理和利用上，信息管理水平不高，一個(gè)中等城市或一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚的縣城以實(shí)現(xiàn)了其檔案管理信息化，信息管理平臺(tái)正在逐步建設(shè)或逐步建成，但在一些不發(fā)達(dá)的縣，在城市硬件配置和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面還比較落后，導(dǎo)致了全市各地的檔案管理工作，信息交流與共享的不均衡現(xiàn)象。

3. 城建檔案利用工作的創(chuàng)新與發(fā)展策略

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì)

城建檔案工作者應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)、服務(wù)理念。一方面，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)出擊，在檔案工作的實(shí)際工作中，要充分重視社會(huì)服務(wù)意識(shí)不僅僅是對(duì)部門的服務(wù)，我們應(yīng)該善于服務(wù)社會(huì)的各個(gè)方面。另一方面，檔案信息管理者要對(duì)檔案進(jìn)行開放式服務(wù)，向社會(huì)各個(gè)層面開放，從而成為人們信息咨詢的圖書館。

3.2提高檔案利用意識(shí)，加大檔案管理投入

城建檔案的使用存在著問題，一方面是檔案管理存在漏洞，一方面，人們沒有意識(shí)到城建檔案的使用價(jià)值，他們大都認(rèn)為城市建設(shè)是建立起來的，檔案的使用價(jià)值不高，這種思想對(duì)城建檔案的投入大打折扣。因此，提高檔案利用意識(shí)，號(hào)召人們重視城建檔案歷和利用工作，加大檔案建設(shè)資金投入，有利于更好地解決文件使用和管理問題。同時(shí)應(yīng)加大宣傳力度，讓更多人感受到對(duì)城建檔案的重視十分重要，檔案管理者應(yīng)主動(dòng)向政府部門備案，要求并申請(qǐng)資金，此外，掌握更多關(guān)于城建檔案的信息，越來越多的人開始關(guān)注展覽或知識(shí)講座。

3.3加強(qiáng)文獻(xiàn)收集提高檔案管理信息化水平

加強(qiáng)城建檔案的收集有助于確保城建檔案的完整性，真正的價(jià)值只能反映在使用健全完善的檔案中。在材料收集領(lǐng)域，不僅有與建筑有關(guān)的紙質(zhì)材料，還有圖像、影像、電子信息資料等。加強(qiáng)檔案管理信息水平有助于在使用中更好地收集完整信息，然而提高檔案管理信息化水平，不僅要加強(qiáng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)建設(shè)，配備相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件，同時(shí)還要開發(fā)相應(yīng)的城建檔案管理系統(tǒng)作為軟件支撐。此外，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，必須堅(jiān)持檔案資源升級(jí)軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地方檔案管理與城市法規(guī)的互通。

結(jié)語(yǔ)：城建檔案是城市建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)記錄，是城市規(guī)劃、黨和國(guó)家的規(guī)劃、建設(shè)和管理不可缺少的科學(xué)依據(jù)，也是一種寶貴的財(cái)富。城建檔案在城市管理與建設(shè)中的重要作用為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供參考，因襲我們重視城建檔案管理工作，加強(qiáng)利用價(jià)值，為城市檢車提供更所歷史依據(jù)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]城建檔案利用工作之我見[J]. 李愛平，李璐璐，李敏秀.城建檔案.2008（02）.

[2]檔案利用工作的途徑和方式[J]. 邵景霞.河南農(nóng)業(yè).2017（24）.

[3]淺談如何做好檔案利用工作[J]. 趙一.辦公室業(yè)務(wù).2016（24）.

[4]面向網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化檔案利用工作三要素[J]. 徐麗偉.黑龍江科技信息.2017（13）.

[5]檔案信息資源開發(fā)利用形態(tài)的歷史演變[J]. 韓亞洲，關(guān)瑤.檔案管理.2017（01）.

[6]我國(guó)檔案利用工作的分析與對(duì)策基于基于SWOT分析方法[J]. 李長(zhǎng)青.蘭臺(tái)內(nèi)外.2017（03）.

（作者單位：平度市城鄉(xiāng)規(guī)劃局，山東 平度 266700）