辦公室秘書如何更好地發揮參謀助手作用

彭杏

【摘要】本文結合作者工作實際經驗，從調查研究、文稿起草、信息工作、督查督辦、自身綜合能力等方面，探討辦公室秘書提升參謀助手作用的方法。

【關鍵詞】辦公室秘書；參謀助手；自身綜合能力

筆者從中文系漢語言文學專業本科畢業后，在國有企業辦公室從事了13年的文秘工作，依次擔任辦公室秘書、辦公室主任助理、辦公室副主任等職務。13年的辦公室工作經歷，讓筆者清醒地看到了目前辦公室工作存在的重要問題：一是缺乏戰略性的深入思考，忙于具體事務，對前瞻性、戰略性的問題關注思考不夠。二是參謀助手作用沒有得到真正發揮。

新時期，辦公室的職責發生了轉變，為領導出謀劃策，發揮好參謀助手作用，成為其首要職責之一。面對新的形勢和要求，辦公室秘書在實際工作中，已不能滿足于僅僅做辦事員，必須要樹立既能辦文辦事，又能出謀劃策的科學觀念。應當立足于全局，并站在領導的角度去思考問題，盡可能去領會領導的意圖。同時，要能夠提出一些有分析和有價值的建議，善于超前思考、超前研究、超前謀劃，針對企業改革與發展面臨的新問題、新情況給出合理化的解決建議，積極發揮自身參謀助手作用。

一、加強調查研究

做好調查研究工作。這是發揮參謀助手作用的重要方面。調研工作質量的高低，直接關系辦公室對領導決策服務水平的高低。調查研究應當既包括深入實際，抓好典型，掌握第一手材料，又包括經常向領導機關其他職能部門了解情況，溝通信息，同時還要搞好各類簡報、材料的綜合整理。這些都是辦公部門調查研究的基本工作方式和主要的工作內容。如果不做好這些工作，就不能準確及時地把握全局的情況和動態，就無法提出有針對性和有價值的意見和建議。

調查研究要盡可能圍繞領導決策的全過程進行。在領導作出一項決策之前，要注意收集領導決策所需要的各種情況和資料，提出供參考的意見和建議。在決策執行過程中，又要認真了解執行的情況和反應，針對發現的問題，及時提出相應的補充和調整建議，供領導參考。在決策貫徹落實之后，還要總結決策的執行結果，提出進一步完善的措施，以便進入下一個階段的再決策、再執行、再反饋。同時調查研究要始終堅持圍繞本單位的中心工作、重點工作，緊緊抓住領導關注的熱點問題、基層反映的焦點問題和職工群眾要求的難點問題，深入調查，認真研宄，才能為提高單位整體工作水平提出建設性、針對性措施建議。這樣的調查研究，就一定是領導決策所必須的，也才能為領導起到真正的參謀助手作用。

二、做好文稿起草

積極做好文稿服務，發揮以文輔政的作用。以文輔政是辦公室秘書發揮參謀助手作用的重要渠道，是當好領導“參謀部”最直接、最重要的體現。文字材料的寫作包括講話稿、會議紀要、工作報告等方方面面的工作，文字材料對外代表公司的形象，展現企業面貌，對內要體現公司領導的意圖，能夠部署和指導企業工作。因此文字工作政策性強、理論性強、業務性強、涉及面廣，要提高文稿質量就要做到“三個必須”。一是必須準確把握上級精神和領導思路。要通過認真研讀上級公司文件，吃透上級精神；通過調研、會議、談話等渠道，把握好領導的思路和工作實際，全面融入到文稿起草中。二是必須把握好文稿起草的角度。“身在兵位，胸為帥謀”。起草文稿時要注意調整自己的角色，學會“不在其位、學謀其政”，站在企業全局的高度、領導思考問題的角度來謀篇布局，抓住工作重點和關鍵要素，全面、深刻、準確地闡述問題。三是必須注重日常素材的積累、加工和升華。“筆上一分鐘，筆下十年功”。掌握大量素材是文秘工作者起草的基礎。辦公室秘書平時要廣泛收集素材，圍繞文稿主旨進行深度加工，使文稿起草符合企業實際，言之有物，生動流暢，精練簡潔。四是必須注重創新。起草文稿最需要的就是思維創新、觀點創新、內容創新和文字創新。

文字材料寫作涉及層面高，要求高，范圍廣，重要性強，復雜性強，對秘書經驗、能力、素質方面都有較高要求，辦公室秘書應該不斷提升文字工作的基本素質，及時跟進領會領導的新思想，新意圖，了解企業發展動態，才能更好地發揮好秘書輔助決策、服務決策等職能。

三、做好信息工作

信息工作是領導決策的重要依據，信息如同領導的“耳目”。對內服務決策、指導基層；對外反映情況、樹立形象。要發揮好參謀助手作用，辦公室秘書必須發揮好“信息庫”的作用。一方面要千方百計通過各種渠道擴大信息源，準確掌握、第一時間報告企業的內部情況和相關外部信息，全方位地了解各項工作進展情況。辦公室秘書要注意從辦公室上傳下達流轉環節挖掘信息，從材料中篩選信息、講話中理清信息、會議中捕捉信息，并及時收集整理編報，提高信息的針對性和時效性，向領導反饋最重要的時效信息。另一方面，又要加強對信息的篩選、分類和綜合工作，從中找出帶有普遍性和傾向性的情況、經驗和問題，提高信息的使用價值。以“領導需要知道的”和“需要領導知道的”為重點，力求在最短的時間內把信息提供給領導，充分發揮信息服務領導決策的作用。

四、抓好督查督辦

加強督查督辦，發揮好協調員的作用。扎扎實實做好督查督辦工作。三分決策，七分落實。督察督辦工作是直接為領導服務，為提高執行效力和實現決策目標而開展的一項工作，是公司領導決策和管理活動的重要一環，也是辦公室秘書輔助領導決策與管理，發揮參謀助手作用的重要職責。從一定意義上講，督查督辦工作是領導職能的延伸，是協助領導抓好工作落實的有效途徑。

辦公室文秘要善于督辦提升執行力，為領導當好參謀助手。一是要敢于督查督辦。二是要提高督查督辦效果，關鍵是要抓住工作重點，圍繞企業決策部署落實情況、久拖不決的問題和關系職工利益的急事，全程跟蹤落實情況，及時督促、協調相關部門進行處理，確保執行效果。三是勤于督查督辦。辦公室秘書要增強督查督辦工作的主動性，不僅要對領導交辦的事項進行專項督辦，還要針對企業決策部署和各類會議安排的工作，跟蹤了解落實情況，采取書面督辦，電話督辦，會議督辦等靈活多樣的督辦方式，實現會議決策事項、批辦文件等領導布置工作的傳達貫徹和有效執行，更好地推動各項工作開展。

五、努力提升自身綜合能力和水平

新形勢下，辦公室工作對秘書的綜合能力要求越拉越高，努力提升自身綜合工作能力和水平刻不容緩。要切實提高個人自身綜合能力和水平，繼而推動參謀決策水平的提升。學會走出去，學習考察，拓寬視野，善于學習和借鑒他人成功的經驗和做法，提升隊伍整體素質。同時也要學會沉下去，多深入基層，多深入一線現場，多學習掌握生產知識，提升業務能力水平。辦公室秘書要打消那種認為自己水平有限、參謀不上的顧慮，應增強主動性。出大注意當然好，即使出不了大主意，也能為領導及時提供有關的情況、數據、典型等等，都是決策所必須的，從人成長進步的角度來講，也是非常好的方式。

多參加各類會議，爭取多聽領導的講話，及時記錄領導的思想火花，會議不僅是全面了解公司情況的最直接途徑，在會上領導展現的思維方式、戰略眼光和領導藝術，也都是難得的學習范例。多跟隨領導下基層了解情況、進行調查研究，從中捕捉到領導關注什么、思考什么、提倡什么、反對什么，悉心領會、準確把握領導的工作思路和決策取向，是參謀到點子上的關鍵。同時針對企業領導在不同時間、不同場合的講話中提出的一些不系統的新思想、新觀念、新理念，辦公室秘書要注意整理，并進行總結、提煉、完善和發展，形成符合企業實際的、系統化的工作思路，指導各項工作的開展。

新時期，辦公室人員必須緊跟企業發展趨勢，勇于創新，銳意進取，求真務實地做好本職工作，不斷提高工作質量和工作效率，充分發揮參謀助手的作用，更好地服務決策、服務大局、服務發展，為企業各項工作的正常運行作出積極的貢獻。

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