淺析資陽市房地產管理局房產檔案數字化建設

陳英

【摘要】本文從房產檔案數字管理的必要性入手，分析了檔案管理方式以及產權數字化管理的主要內容，并探討了數字化檔案建設的主要步驟。

【關鍵詞】房地產；檔案管理；數字化

房產檔案是國家重要的信息資源，是房產管理的基礎和核心。傳統的以手工處理為主的房產檔案管理方式呈現工作效率低、信息共享困難、差錯率較高等問題。龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發展的需要。雖然現在絕大部分城市房產管理部門采用了計算機系統進行登記發證，并采用局域網、數據庫技術對登記信息系統進行管理。但真正實現房產檔案數字化的并不多，現代信息化的發展為房產檔案數字化提供了發展機遇。

一、檔案數字化的必要性

（一）房產檔案的大量存儲需求。當前，全國各城市的房產檔案、房屋證書以紙質檔案為主。隨著城市建設的飛速發展，房地產業呈現出強勁勢頭。特別由于諸如城市規劃、道路的擴寬、拆遷重建、房地產開發事業的迅猛發展以及人們消費增長趨旺等因素，房產檔案的數量急劇增加，社會各界對檔案的利用率也大幅度提高。

（二）更為方便快捷的查閱需求。由于房產交易投資較大、涉及面廣、專業性強，所以交易雙方都希望在交易過程中及時、準確地掌握更多的房地產產權信息。傳統的房產檔案管理方式信息不完善且有誤差，已很難滿足此種需求。而電子文件存到計算機系統之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱和利用。

二、檔案整理方式

檔案按街道和合卷的傳統式整理是在房地產交易不活躍時期制定的檔案整理模式。近年來，隨著社會經濟的發展和城鎮住房制度改革等相關政策的推動下，房地產市場得到了迅猛發展，房屋交易日趨活躍，檔案庫存數量劇增，傳統的檔案整理模式已經不能適應目前的需要。因此單卷管理模式成為目前房地產檔案整理的首選方式。

三、產權檔案數字化的主要內容

（一）檔案整理。1.單卷流水號管理。房產檔案原來按照街道管理的目的是便于人工查找，檔案數字化后，對檔案的查詢利用能力大大加強。在本次數字化過程中，把原有檔案號重新編制，按照流水號管理，既節約了庫房空間，又減少了管理人員的工作量。2.重新整理檔案。按照新的封皮、目錄、卷序、裱糊、裝訂要求對檔案進行規范性整理。

（二）檔案掃描。對所有房產檔案進行逐頁掃描（大約500萬頁），掃描后，電子檔案就是紙質檔案的完美拷貝，將掃描完成的圖像按相應的檔案卷號建立文件夾，導入并建立相應的圖像文件數據庫。

（三）數據錄入。錄入環節將使用加工公司提供的錄入軟件，既保證每一卷內的信息完整正確，又要保證同卷內多手檔案信息的關聯性；同時，為配合瑞景公司軟件升級，錄入信息要包括新的產權登記辦法中對“房屋登記薄”的字段要求。數據錄入完成后，統一導入系統全部檔案都可以實行登記簿查詢。

（四）建立圖像數據庫。所有數據完成后，建立我們自己的圖像數據庫，通過業務系統的索引數據鏈接影像查詢系統，實現對內對外的查詢。

（五）配置硬件存儲設備，建立查詢系統。檔案管理系統中最重要、最有價值的部分是數據，即檔案索引信息和圖像文件。要將這些信息準確高效地利用，就必須建立優良的存儲服務器，把電子影像數據庫存儲在服務器上，并對數據進行定期備份。

四、選擇檔案數字化外包服務

“聞道有先后，術業有專攻”。專業數字化外包服務公司的出現是行業細分的產物，是市場競爭必然的趨勢。真正的數字化加工專業公司具有咨詢規劃、設計、軟件編程、項目管理、客戶服務等各方面的綜合素質。

自行進行檔案數字化加工從表面上節約了經費，其實從加工經驗、標準規范的把握、項目的實施管理、技術保障等綜合方面與專業公司有很大差距。

五、實施步驟

（一）平臺的硬件建設部分。此部分是數字化檔案系統建設的物理平臺，是數字化檔案管理的物質基礎。考慮到在不影響數字化系統功能的同時，盡量減少投資，因此采用與局域網相融合的方式進行設計，所以平臺較小且相對獨立，具有防止入侵與攻擊的能力，其檔案管理的各種服務通過局域網進行。

（二）平臺的軟件系統建設部分。該系統是為了方便檔案查詢而專門設計開發的一套集個性化、專業化和智能化為一體的應用系統。充分考慮檔案管理的業務特點，并根據檔案利用人員的實際工作情形，基于網絡環境，將檔案利用的模式擴展到覆蓋房管局各個業務部門。不但方便了網上電子檔案的查閱，而且對檔案的保密、保護工作也起到了積極的作用。

（三）檔案資料的數字化處理。檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保密技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知識產權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術性問題，同時澄清和統一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。

【參考文獻】

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