新時期企業辦公室秘書工作探討

張弘彬 張萬龍 楊倩

【摘要】秘書要通過加強自身的建設來提高工作效率，以此適應企業的快速發展，從而為企業的發展奠定內在的后勤保障能力。本文通過詳細闡述秘書工作的主要職責，分析新時期提出的職業要求，強化知識和業務技能，提高企業材料書寫的質量。

【關鍵詞】秘書；職責；要求；途徑；材料

辦公室是企業設置的綜合性的管理機構，在企業中發揮著承上啟下的作用，同時也是企業溝通內外、協調左右、聯系四面八方的重要樞紐。而秘書則是辦公室工作的主體，他們的綜合素質和工作效率的高低直接影響著企業的形象和企業發展的穩定。尤其是在企業體制改革的關鍵時期，辦公室秘書工作也被新時期賦予了新的內容和要求。企業不但加大了秘書自身建設的力度，也順應了時代的發展，補充和完善了秘書工作的內容，讓其成為企業領導的得力助手和出色的參謀。

一、秘書工作的主要職責

（一）溝通。包括對外的接待、談判和對內的溝通、協作。對所接待的客體作出詳細的分析，安排好接待流程、路線以及后續的食宿行問題，并在會談中做好萬全準備，將所需資料、信息收集完整，對會場進行布置，從中協助會談中的各項輔助性工作。同時職工群眾是企業發展的核心動力，秘書要發揮承上啟下的作用，加強職企、各部門之間的溝通和聯系，及時反饋職工需求、部門發展狀況、下達企業領導的各項決策等。

（二）辦公室管理。首先辦公室日常工作，清潔、布置、維護辦公區域環境，應對辦公安全管理，另外做好辦公資源的配置、優化和利用工作，制定科學的辦公室工作計劃，每天做出工作總結。其次，運用各種渠道和方法來收集信息、檔案、資料等，并對其進行加工處理和比較，形成周密、嚴謹、有效的文字材料，再提供給領導，經過審核后予以發布或保存。

二、新時期對秘書工作的職業要求

（一）具有良好的道德修養。秘書工作涉及的內容大多是企業的機密，因此，秘書要具備優良的職業道德素養，這是成為秘書工作的前提條件。秘書要有堅定的政治信念和立場，有敏銳的政治眼光和政治觸角，有很強的政治鑒別力，在大是大非面前不糊涂，在大風大浪中不動搖，嚴于保守企業核心機密。另外，秘書要懂得服務和奉獻，淡泊名利，以企業發展為奮斗目標，增強對社會、企業的責任心，實現崇高理想的追求。同時在工作中秘書要修身立命，嚴于律己，規范自己的工作作風，實事求是，不夸大，不隱瞞，據實反饋，并提出自己獨特的看法，遵守職業道德，時刻保持積極的精神風貌，投入到辦公室工作中。

（二）具有較強的實踐能力。才干修養是秘書工作者素質的基本要求。秘書工作者要能說會寫會辦事，要有豐富的經驗、淵博的知識、清醒的頭腦、敏捷的思維和良好的品格。優秀的文字寫作能力。文字寫作能力是秘書工作者綜合能力的主要方面，是主體能力，要能起草、審核、修改文稿，歸納綜合編輯各種文字材料。另外口頭表達能力是秘書工作者的交際性能力。優秀的秘書工作者要有好口才，善于表達自己的觀點，富于幽默感，善于與人溝通，善于交際?？陬^表達能力是思維綜合能力、文字寫作能力、理論知識水平和口才藝術的綜合體現。

三、如何寫好讓領導滿意的材料

（一）加強自身綜合素質的建設。秘書要積極學習，及時對掌握的知識進行更新，結合企業工作的實際情況，有針對性地對所學知識進行選擇，使所學知識具有較好的實效性，從而不斷完善自己的知識結構，豐富和充實自己，吸取先進經驗，提高業務水平，并且樹立創新和超前意識，加強自己的思想覺悟，并通過向領導、同事、員工等借鑒和交流，使自己的能力真正作用到實際中。讓自己具備新時期秘書工作的要求和能力，多學、多記，便于在寫作中做到下筆有神。

（二）選擇的材料真實、有效。除了秘書自身能力以外，資料的來源也是十分重要的。真實有效的資料能夠為寫作提供良好的素材，讓其具有感染力、真實性和先進性。首先，秘書要充分發揮出企業助手的作用，以高度的政治責任感和使命感，主動參與，積極進言獻策，并積極深入市場、企業實際，認真調查研究，去偽存真，做到材料的客觀、準確和可靠。其次，所選擇的素材要具有一定的典型性，不能泛泛而談，抓不到關鍵和實質，典型能夠增加資料的代表性和說服力，能正確反映事物的本質、特點，體現出該寫作資料的商業價值。再次，在寫作中，秘書不僅要保持語句的通暢，還要突出寫作的意圖和主旨，并要注意語言的樸實、簡潔，讓聽眾能夠感受到在文章中所蘊含的基本觀點、主要問題、所持有的態度評價等，也讓讀者能夠一目了然。

四、結語

辦公室工作是企業經營活動中的重要環節，秘書在其中產生的作用也是十分重要的。因此，企業要重視秘書工作的建設，不僅要在秘書人員的選擇上關注他們的思想品德和實踐能力，也要貫徹相應的基本要求，在具體的工作中進行再教育和培訓，確保秘書隊伍的先進性和純潔性，以便做好辦公室工作。

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