注重細節做好煉化企業自備電廠文秘工作

趙曉勇

【摘要】文秘是為領導提供綜合服務的辦公室人員，是領導的參謀助手，煉化企業自備電廠在公司黨委領導下，熱電廠黨委認真貫徹落實公司各項工作部署，團結帶領全體員工，以業績指標為中心，以營造和諧為目標，克服困難，精細管理。以上工作的規劃于實施中，文秘工作起了一定的作用，因此，做好辦公室文秘工作有十分重要的意義。

【關鍵詞】注重細節；辦公室文秘

煉化企業自備電廠下設黨政辦公室、機動設備科、生產技術科、企管科、質量安全環保科5個科室，有鍋爐、汽機、燃料、化學、電氣、供氣、熱力試驗室7個車間。辦公室文秘很多工作是為領導服務的。例如每周安排全廠會議，每天領導在開會前，需要文秘人員進行會前準備、會議記錄、會中服務、會后整理，領導在審批文件前，需要文秘人員進行文件簽收、傳閱、登記、呈批、擬辦等一系列處理工作，文秘工作效率對領導工作進展有很大影響。辦公室文秘工作不僅是領導工作的基礎，還是領導工作任務的延伸，例如當領導作出決策后，需要辦公室文秘人員進行具體的文件起草，并下發到廠各單位；當領導出差回來后，文秘人員要將領導帶回來的材料整理好，文秘人員每天接收各科室發來的電子郵件等日常工作的安排，因此，要注重細節做好煉化企業自備電廠文秘工作。

一、做好辦公室文秘工作的幾點思考

文秘簡單地說是廠里掌管文檔、安排事務的機構或者幫助部門負責人處理日常工作編輯發布信息等，辦公室文秘工作不僅僅有這些簡單工作，還起著承上啟下的作用，不管是對外交流還是對內協調、信息傳達都離不開辦公室文秘工作。辦公室文秘工作在煉化企業自備電廠發揮越來越重要的作用，做好文秘工作顯得尤為重要，筆者下面就如何做好辦公室文秘工作談談一些思考和想法。

（一）加強學習，不斷提高文秘人員素質。辦公室事務過于繁雜，辦公室人員少，工作量大。作為文秘工作者，是領導與各部門之間聯系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求文秘工作者必須不斷學習，提高自己的綜合素養。一要不斷提高自己的政治素質。辦公室工作是一個政治性、全局性、政策性很強的工作，工作人員任何時候都必須把政治素質作為自己的第一素質。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學會從政治的角度，辨證地分析問題和解決問題。二要全面提高自身的綜合業務素質。主要是加強文秘人員教育培訓工作。辦公室文秘人員由于工作性質的關系，相對來說培訓機會較少，文秘人員知識更新慢，現有的知識水平很難滿足工作的需要。為此，要加強文秘人員的培訓工作，使文秘人員成為復合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高文秘的寫作水平作為增強能力的重點，不斷使文秘人員的綜合素質得到提高。

（二）建章立制，確保公文規范化作用充分發揮。公文是一個單位的臉面，公文主要作用是總結工作、布置工作，傳達會議精神和領導指示要求，公文水平的高低影響到一個單位的形象，也影響到信息傳遞的有效性，文秘工作的核心是文字工作，主要是通過公文體現，因此，做好辦公室文秘工作，確保公文的規范化，對于做好上情下達有著至關重要的意義。煉化企業電廠屬于多專業的自備電廠，因此要想管理得到規范，必須要建章立制，才能確保單位的規范管理，首先要建立科學有效的規章制度體系，為單位的發展保駕護航。在這個過程中，做好三個環節的銜接工作：一是制定規章制度切合實際，實用、管用，發布制度前要充分征集各部門意見。二是規章制度的語言要簡明扼要、淺顯易懂，避免出現詞不達意的現象。三是要加強規章制度的宣貫，真正做到入腦入心。因此，要確保一個單位良好運行，要充分發揮公文的作用，就必須加強理論知識的學習，建立一套夠用、管用的規章制度，加強對上級文件、領導講話的學習，與上級要求保持步調一致。同時要鍛煉過硬的寫作能力、較強的理解能力，實現文件辦理規范、順暢、安全，這樣才能在工作管理中做到得心應手。

（三）細節管理，做好文秘服務工作。細節決定成敗，文秘工作的核心是文字、文件和服務。文字工作要求精益求精，不能出現語法、政策上的錯誤，更不能出現思想上的錯誤，每一句話都要精雕細琢，才能以文傳意。文件傳閱也是一件細活，從收到、傳閱、收回、銷毀或歸還文件，整個過程要條理清晰，要做好文件編號、進度跟蹤等細節上的工作。文秘工作又是一個細致工作，這就要求辦公室文秘工作做到細致規范，從細小的事情抓起，要牢固樹立精細服務的理念，注重服務細節，突出服務效率，將難事辦妥、急事辦穩、雜事理清、繁事化簡，把各項工作做到細致又細、精益求精。如在安排會議活動時，辦公室文秘工作人員可以結合自己單位實際情況來制定出詳細的會議安排方案，根據會議規格高低、人員高低、日程長短，設立相應的工作計劃，只有辦公室文秘工作人員細致規范，才能做好辦公室文秘服務工作，保證辦公室文秘工作不會出錯，從而保證辦公室和領導日常工作的順利有序進行。

（四）做好督察督辦，確保各項要求及時落實。辦公室是生產和經營活動正常落實的參謀部和服務部，上為領導服務，下為單位員工服務，中間為企業各部門和車間服務，一個廠辦公室文秘工作服務水平直接關系到整體生產和經營活動水平。因此，辦公室文秘工作人員要充分發揮文秘工作的作用，積極為廠服務，當好廠領導的參謀助手。文秘工作的參謀作用主要體現在傳遞文件、做好會議紀要、督辦待辦事項方面，廠領導每天都要處理大量的文件，解決各類問題，作為辦公室文秘工作人員要把好第一道關，首先要把好文件的篩選關，廠的紙質文件來源有三個途徑：一是通過傳真接收的文件，二是通過公司信息門戶發布的文件，三是通過OA辦公系統發布的會議紀要和經營通報及其他文件。其中，通過傳真接收的文件要經過甄別，有相當多的文件是一些社會組織或團體發過來的會議邀請函，購買刊物的函件等，對于這類文件直接銷毀。其次，做好會議紀要也十分關鍵，尤其是每周召開的綜合協調會，各類總結會等，必須要及時將領導的要求高度提煉后在會議紀要中體現出來，并及時將會議紀要，特別是會上布置的待辦事項，及時上傳到該廠信息門戶欄目里，讓全廠員工都能及時收到。必須在會議紀要中明確要求，并及時跟蹤督辦落實，確保上級要求和領導指示精神得到迅速落實。

二、學會總結，確保各項工作和諧高效

煉化企業自備電廠辦公室文秘人員工作比較繁忙，工作關系錯綜復雜，因此，辦公室文秘人員要不斷改進自己的工作方法，不斷摸索辦公室工作規律，并掌握這種規律，根據任務的重要性，工作的輕重緩急，時間長短，合理制定工作計劃，牢固樹立超前的理念，做到情況提前掌握，工作提前部署，分清工作主次，做到忙而不亂，穩而不拖，在任何工作中做到從容不迫，游刃有余。文秘人員不僅要協調好自身心態，還要在工作中不斷充實自己。

三、結束語

文秘人員在工作中要保持滿腔熱忱的敬業精神和堅忍不拔的意志，要有飽滿的工作熱情，始終保持積極樂觀向上的心態，能正視困難和挑戰，面對挫折不低頭，要經得起批評，受得了委屈，要學會控制和調節自己的情緒，始終保持積極進取的態度，要有包容意識。因此，辦公室文秘人員要提高服務意識，改進工作方法，注重細節管理，抓住重點工作，認真做好每一項工作，不斷提高辦公室文秘工作水平，從而為煉化企業自備電廠工作的順利進行提供有力保障。

【參考文獻】

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