基于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略

劉景洋

【摘要】檔案管理是檔案現(xiàn)代化建設(shè)中的主要任務(wù)，積極實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，這對(duì)檔案信息質(zhì)量的提升起到了關(guān)鍵作用。本文將檔案建設(shè)作為此次探討的主題，重點(diǎn)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)以及檔案安全保密實(shí)施策略進(jìn)行具體分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理建設(shè)；數(shù)字化發(fā)展；安全保密策略研究

檔案模式開始于20世紀(jì)80年代，當(dāng)前我國的檔案工作正處于數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，歷經(jīng)多年發(fā)展實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。在傳統(tǒng)的檔案管理中主要是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行一些輔助性工作，因此信息查閱速度慢，檢索效率低。在信息技術(shù)的大力支撐下，檔案工作積極實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和信息共享，并能夠進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，在檔案信息共享的基礎(chǔ)上，有效節(jié)約了資源，利用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝，并使用激光三維立體對(duì)其進(jìn)行掃描，不僅保證了檔案信息的安全性，還促進(jìn)了檔案現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案的主要形式以及特征

數(shù)字化檔案指的是通過使用攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備來對(duì)紙張、膠片、磁帶等多種介質(zhì)載體的內(nèi)容進(jìn)行有效的數(shù)字信息處理，從而將其及時(shí)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠快速識(shí)別的數(shù)字文本或者數(shù)字圖像。數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的最大區(qū)別就是，檔案信息的安全性高，保密性強(qiáng)。數(shù)字化檔案處理過程中一定要做好防火、防潮等工作，避免檔案老化。

二、數(shù)字化建設(shè)與安保控制實(shí)施策略

（一）明確數(shù)字化檔案質(zhì)量監(jiān)控的內(nèi)容。1.明確檔案質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容。及時(shí)制定合理有效的數(shù)字化檔案管理計(jì)劃，認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的分類處理與統(tǒng)一管理，確保檔案管理計(jì)劃內(nèi)容的科學(xué)性與合理性。2.合理使用數(shù)字化檔案管理軟件。作為檔案工作者要正確選取數(shù)字化軟件，不同的數(shù)字化軟件都有自身特色，因此要對(duì)其進(jìn)行合理選取，謹(jǐn)慎選擇數(shù)字化軟件。需要提前進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，以市場(chǎng)需求為主要參考，充分考慮數(shù)字化檔案管理軟件的質(zhì)量。3.認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的質(zhì)量驗(yàn)收。對(duì)數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格管理和控制，把好檔案質(zhì)量關(guān)，并及時(shí)展開數(shù)字化檔案的評(píng)估工作，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)行全程監(jiān)控，積極落實(shí)數(shù)字化檔案的管理工作。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的管理過程中主要包括人員管理、過程管理和設(shè)備管理這三個(gè)方面，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題。實(shí)際工作中要對(duì)使用的軟件進(jìn)行安全性能檢測(cè)，避免因?yàn)檐浖踩珕栴}從而影響到數(shù)字化檔案的質(zhì)量。為了促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)的順利進(jìn)行，需要做好全程監(jiān)視，從而使先進(jìn)管理手段的實(shí)時(shí)性和可靠性得到充分發(fā)揮。

（二）重視人才選拔。定期進(jìn)行技術(shù)人員培訓(xùn)，人員是數(shù)字化檔案建設(shè)的核心，也是檔案管理工作中的主體，因此必須要重視對(duì)人才的培訓(xùn)和教育。重視人才選拔，不斷提高人員專業(yè)技能和操作水平，這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提升起到了很好的促進(jìn)作用。定期將檔案部門人員組織起來進(jìn)行集體培訓(xùn)，著重強(qiáng)化人員的檔案意識(shí)和安全意識(shí)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行及時(shí)明確，從而讓員工提高對(duì)數(shù)字化檔案管理制度的正確認(rèn)知。

（三）積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。嚴(yán)格規(guī)范檔案工作人員的行為，加強(qiáng)安全教育，有效避免不理智行為的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來給員工進(jìn)行檔案安全管理以及保密控制教育，有效增強(qiáng)人員的檔案意識(shí)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中主要對(duì)檔案調(diào)卷、整理、拆卷、檔案信息掃描、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測(cè)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)連接等過程進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)格的管控，指定專人來負(fù)責(zé)檔案館庫的管理工作，及時(shí)將需要加工的檔案運(yùn)送至現(xiàn)場(chǎng)，并對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行核實(shí)，認(rèn)真完成檔案交接，在確定以上工作無誤后方可進(jìn)行下一步的拆卷工作。注重案卷的完整性，仔細(xì)檢查是否存在漏頁、錯(cuò)編等現(xiàn)象，對(duì)于字跡不工整的檔案，及時(shí)將其實(shí)際情況上報(bào)檔案保密控制人員，保持檔號(hào)不變，統(tǒng)一采用卷號(hào)、卷次的格式，對(duì)于新添加的案卷要及時(shí)添加目錄，保證每個(gè)案卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄。

（四）創(chuàng)新檔案保密控制手段。保密工作是數(shù)字化檔案管理工作的一部分，加強(qiáng)對(duì)檔案的保密控制，有效增強(qiáng)檔案信息的真實(shí)性和安全性，避免檔案信息遭到泄露。創(chuàng)新檔案信息的保密控制模式，及時(shí)對(duì)檔案保密控制中的不安全因素做出分析，并對(duì)其進(jìn)行探討。依據(jù)數(shù)字化檔案建設(shè)中環(huán)境，人員和設(shè)備等多種因素，建立詳細(xì)、完善的數(shù)字化檔案保密控制制度，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理與保密控制體系，有效避免數(shù)字化檔案信息泄露情況的出現(xiàn)。確立網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)安全保密管理方案，積極推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)的快速發(fā)展，認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的使用、維護(hù)、備份和管理，及時(shí)形成全新的數(shù)字化檔案安全保密體系。

三、結(jié)束語

為了推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)的穩(wěn)步進(jìn)行，要求檔案工作者認(rèn)真做好本職工作。嚴(yán)格落實(shí)數(shù)字化檔案的管理與安全保密控制措施，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，從而在確保數(shù)字化檔案安全性的基礎(chǔ)上，有效增強(qiáng)人員的檔案意識(shí)。

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