加強檔案管理的策略探討

梁珍

【摘要】檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規范地管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，是加強檔案信息資源開發利用工作的有效對策。

【關鍵詞】檔案；管理；科學定義

一、水利工程檔案的特點

水利工程檔案工作是水利科技檔案工作的重要組成部分，是廣大專業技術人員勞動的結晶。它產生于整個水利基礎建設的全過程，包括從項目提出、可行性研究、設計、決策招投標、施工、質檢、監理、竣工驗收，以及試運行等過程中形成，應當歸檔保存的文字、圖紙、圖標、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。

（一）水利工程建設產生的檔案材料種類多，形式多樣。如文字、圖紙、聲像等；且具有分散性，產生于多個部門、單位或個人；同時具有聯系性，往往如設計變更、預算編制、變更審核等一系列產生的文字、圖紙、聲像材料，都是為了完整地說明一個事件，是圍繞著水利建設這一專業活動先后形成的，是不可分割的。

（二）水利工程檔案產生于整個水利基本建設全過程。是從項目提出、可行性研究、設計、招投標、施工、質檢、監理、試運行到竣工驗收等過程中形成的。故此其檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，必須將其納入工程質量管理程序，并要與工程進度同步，確保完整性、準確性、系統性。

（三）水利工程檔案作為工程建設活動的真實記錄。產生的大量科技、施工、管理文件材料和圖紙等各種類別、各種載體的檔案材料，經過收集、整理、歸檔后將形成有價值的系統信息資源。它為本工程的運行、管理、維護及日后的改建、擴建提供依據，也為其它工程的建設提供重要參考價值。

二、對加強檔案管理工作的建議

（一）提高科技檔案工作的責任感和使命感。領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業科技檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

（二）管理機制健全是做好科技檔案管理的保證。要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合水利企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入” “四參加”“四同步”納入企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責制，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。

（三）加強業務培訓，提高檔案管理人員綜合素質。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，水利檔案管理人員除了掌握歸檔和水利專業的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識，在檔案管理工作中應具備積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。所以企業必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式全面提高檔案管理人員業務能力和知識水平。

（四）加強有效防控，確保網絡檔案信息安全。水利企業已建立了統一的企業信息系統平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。第一，在工作中要實行內部局域網和一切外網的物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全。第二，登陸企業信息系統平臺要設置使用權限和密碼，超時自動斷開。第三，非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質。第四，計算機要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新。第五，電子檔案庫房環境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定等等。

（五）加快提升檔案信息資源的開發利用水平。企業科技檔案既要保管好，更要利用好，做好檔案價值的開發利用工作，要善于多角度、深層次開發和集成，形成一批高質量的檔案信息資源編研成果，主動為企業領導決策和企業發展提供檔案信息服務，力爭將檔案資源轉變為企業的競爭優勢，轉變為企業的現實生產力和現實財富。

三、結語

總之，提高水利企業檔案管理成效對于企業的健康、穩定發展具有重要的意義。企業主管部門應該重視檔案管理工作的重要性，在檔案管理規范和原則的框架下，細化管理規范和崗位職責，充分提高每一個員工的崗位職能，為企業檔案管理工作的發展打下堅實的基礎。最后，要科學開展對每一個檔案管理人員的考核評價工作，以積極的心態和視野激勵每一個檔案管理人員投身檔案管理事業，充分發揮自身的主觀能動性。

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