淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

呂游

【摘要】事業單位檔案管理對于事業單位的發展而言具有重要的影響作用，主要因為檔案內容中包含事業單位的發展進程內容，且對事業單位的發展與進步具備重要作用。因此，檔案管理部門需制定完善的方案，針對檔案內容進行嚴格的管理，保證在實際發展中，提升檔案管理工作效果，為其后續發展與進步奠定基礎。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理現狀；對策

當前，事業單位改革在不斷開展和深入進行，而事業單位各項事務的平穩、秩序、高效開展都離不開檔案作為基礎依據，從而檔案管理也面臨著自身改革和創新。近年來，信息化的飛躍發展，無紙化辦公給傳統的檔案管理工作帶來了新課題和新挑戰，如何實現事業單位檔案管理創新是我們面臨且應當重視的問題。加快推進事業單位檔案管理創新對于事業單位未來發展有著重大意義。

一、事業單位檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠。在事業單位中，從領導到職工都普遍存在不重視檔案管理工作的思想。一方面，部分職工認為檔案工作無非就是分類、整理和保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能為單位創造經濟效益或是創造績效，是不太重要的工作。另一方面，領導對檔案管理工作重視程度不夠，未把檔案管理工作列為單位重點工作之一，在發展中，只能流于形式，不能制定完善的計劃方案，無法將檔案管理落實在每個工作環節中，甚至出現被動應付的現象，不能針對檔案管理工作進行嚴格的協調與控制。

（二）缺乏專職管理人員，且業務素質不高。一是在大多數事業單位中，并未配備專職檔案管理員，檔案管理工作大部分處于分散管理的狀態，部分工作人員兼職管理檔案工作，往往沒有經過培訓，不熟悉檔案整理標準，大多數甚至不能分辨什么是檔案、什么是資料，為了應付工作往往把覺得是檔案的放進盒子保管起來。二是配備有專人管理檔案的單位，大多數檔案管理人員專業水平和管理素養水平不高，缺乏基礎理論和專業意識，實踐經驗不夠豐富，對檔案的收集、整理、裝訂等工作程序缺乏工作規范，容易導致工作中產生各種疏漏，形成不規范的檔案，不利于檔案規范保管和有效利用。

（三）科學化、信息化管理程度不高。當前，很多事業單位的檔案管理依然采用傳統的檔案管理模式，這樣不僅會增加檔案專兼職工作人員的工作量，而且檔案在利用過程中效率低下，不利于高效解決工作中遇到的問題。辦公硬件和軟件越來越好，但管理檔案的軟件硬件更新換代落后，技術水平低下是普遍存在的現象。檔案管理工作人員不能針對檔案進行合理的備份管理，在實際管理期間，甚至不能明確數據文檔的備份位置，嚴重影響工作效果。其次，在日常管理期間，經常會出現檔案管理方面的疏漏問題，無法明確檔案物質載體的管理要求，例如：光盤檔案載體出現隨意放置的現象，不能進行妥善的保管。同時，在電子文檔管理工作中，未能樹立正確的安全觀念，無法提升電子檔案信息數據的保密性。最后，檔案管理的硬件設備與軟件系統落后，在實際使用期間，不能及時開展更新與維護等活動，難以創建科學的管理體制，使得在電子檔案接收或是發送期間，容易侵入病毒，或是出現泄密等問題，嚴重威脅檔案數據信息的安全性。

二、事業單位檔案管理的對策

（一）建立健全檔案管理制度。對于事業單位檔案管理工作而言，完善的法律法規較為重要，且健全的制度可以促進各方面工作的良好實施。要有效改變檔案管理不清晰、不規范的現狀，必須依法建章立制，建立統一的檔案管理標準，確保單位檔案管理工作有法可依、有章可依、有跡可循，才能進一步完善和規范檔案管理工作。要結合各單位的不同工作，根據實際工作中出現的具體問題，制定和調整相應的制度和規范，使單位的制度規范具有靈活性、可行性和可操作性。同時，在日常工作中，擬定科學合理的檔案管理工作計劃，確保單位檔案管理工作有條不紊地開展。

（二）加強檢查檔案質量的事中控制與管理。各單位應定期或不定期對檔案管理進行檢查。且在實際檢查的過程中，需轉變傳統的事后管理模式，將事前預防與事中管理作為主要內容。在此期間，需在事前進行合理預防，并在事中嚴格檢查與控制，及時發現檔案管理問題，并利用合理的措施進行預防，明確安全隱患具體情況，采取科學的措施提升檔案管理工作效果。在此期間，需針對檔案管理行為進行嚴格的管理，統一工作規范要求，采取科學的方式提高檔案管理工作的適應性與可靠性，并在收集檔案資料的過程中，明確分類標準，提升管理效果。

（三）配足人員，提高檔案管理人員專業素質。檔案管理是一門涉及面較廣的學科，檔案管理人員不僅僅是一名保管者，還應該是一個具有較高的檔案管理知識并且能隨著科技的進步革新管理技術，提高檔案管理水平的技術人員。因此，事業單位的檔案管理人員不僅具有工作能力和文化水平，還應掌握檔案相關的法律法規、行政事務知識、管理經驗、計算機知識等。在日常的工作中，應增加檔案管理人員學習和培訓的機會，提升專業素質和綜合素質。因此，一方面可以通過招聘優秀的檔案管理人員來負責單位的檔案工作，盡量做到專崗專人專職；另一方面要加強對事業單位人員的素質教育，提高事業單位工作者對檔案的重視，強化檔案管理人員的質量意識、保密意識和安全意識，定期對檔案管理人員進行培訓，促使他們加強自身學習，提高檔案管理人員的道德素質。

（四）制定信息化檔案管理方案。對于檔案管理的信息化發展而言，是全面提升檔案工作不可缺少的手段，近年來，各事業單位正在大力推進檔案信息化管理，力圖使事業單位檔案工作效率得到有效提高，推動檔案工作的進一步發展。

1.需針對硬件系統進行合理的建設。事業單位在檔案管理的過程中，需合理建設硬件系統，根據檔案管理工作要求與目的，提升檔案存檔的穩定性，保證硬件系統的嚴謹性，提升檔案管理的安全性。在此期間，應加大資金的使用力度，并保證硬件設備的先進性，配備完善的檔案信息化硬件設施，將高水平技術滲透到檔案管理工作中，營造良好的檔案存儲氛圍。對于硬件系統而言，需合理開展檔案資料的保存工作，并充分發揮系統的電子存儲優勢，保證檔案資料管理工作效果。同時，在電子文件管理期間，需保證文件的安全性，并結合信息存儲工作要求，增加其中的存儲量，做好檔案數據備份、有條件的要開展異地備份的方式。

2.需針對軟件系統進行合理的開發。事業單位在實際發展的過程中，需針對軟件系統進行合理的開發，根據市場實際發展情況，合理使用軟件技術方式。在此期間，還需針對檔案管理工作，篩選最佳的軟件技術方式，并提升檔案管理工作效果，制定完善的統籌規劃機制。在此期間，還需創建行業管理系統平臺，逐漸提升檔案信息數據的共享效果。

3.保證檔案信息的安全性。在檔案信息化建設期間，信息安全性的管理工作較為重要，需合理預防風險問題，增強檔案信息安全管理的效果。首先，需針對網絡信息風險問題進行預防，結合互聯網開放情況，預防黑客與病毒，規避檔案時候數據丟失問題。其次，需針對硬件系統的風險問題進行預防，針對硬件系統設置防火墻，并安裝病毒的防范軟件，保證可以建立安全性較高的隔離體系，在此期間，需針對系統風險問題嚴格控制與管理，提高檔案管理工作效果。

三、結語

隨著時代的進步，事業單位改革在不斷深化，檔案管理工作也將面臨更多的挑戰與創新。采用有效的措施改善事業單位檔案管理問題，根據自身發展需求，開展檔案管理創新活動，制定完善的管控制度，并積極創建先進的軟件系統與硬件系統，結合當前工作情況改革管理方式，積極探索現代化自動化辦公設備與系統，注重高素質管理人才的培養與引進。

【參考文獻】

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