淺談數字檔案信息長期存取面臨的問題及解決措施

王紅娜

摘要：科技成果日新月異，隨著數字化與信息化的到來，檔案的管理和長期儲存有了長足的發展，并且使檔案的管理更加安全。但是，也不可忽視檔案信息長期存取所存在的問題，并且伴隨著信息傳輸的多樣化，使這個問題更加尖銳和重要，所有的檔案管理員都致力于，解決數字檔案信息長期存取問題。本文以數字檔案長期存取面臨的問題、數字檔案長期存取的解決途徑兩方面，詳細論述數字檔案信息長期存取面臨的問題及解決措施，希望可以維護我國數字檔案信息安全，并且為解決數字檔案信息長期存儲問題，提供一些參考意見。

關鍵詞：數字檔案信息；長期存儲；問題；解決措施

引言：

隨著科技的不斷進步，計算機技術這門學科也不斷的發展和創新，檔案信息的加工和處理形式也出現了變化，從傳統的點對點無線電通訊，變為網絡化數字化通訊，使檔案信息的保存更加具有安全性。同時，也減輕了信息查詢的難度，為客戶提供方便。與此同時，網絡數字檔案信息存取，也具有一定的問題和隱患。數字檔案管理員，應針對問題，制定出行之有效的解決方案，才能更好的利用當今現代化技術，提升檔案管理效率。以下是筆者在工作過程中，所面臨的數字檔案長期存取問題和筆者的幾點解決辦法，提供給各位同行參考，同時也希望各位同行可以多多交流，解決當下所面臨的問題。

一、數字檔案長期存取面臨的問題

（一）協調合作問題

對于數字檔案而言，其獲取和保存并非易事，并且存在風險。在傳統的信息管理中，會存在很多溝通問題。例如，文件的格式、媒體儲存、是否執行標準等，而這些問題都需要信息管理員與數字資源創造者之間緊密的溝通。[1]如果不能建立友好的協調合作關系，會導致數字檔案存在資源創建和提取障礙。所以，在對數字資源進行檔案長期存取活動時，應加強各部門的協調合作能力，使每個部門對于自身部門的職能有充分的了解，并且建立友好的信息溝通平臺，有效的將各部門的信息進行綜合分析處理，使數字發信息具有可以長期存取的能力。在此過程中，如果各部門出現了合作障礙，會直接的影響數字檔案信息的保存和獲取，并且會使數字檔案信息資源處于危險之中。

（二）采集所存在的問題

對于數字檔案信息的保存，需要考慮：希望保存的檔案信息，資料選擇的保存版本，冗余程度的選擇，這三個問題，根據不同的現實情況，作出不同的針對方案。首先，分析檔案信息的保存價值和保存意義，結合自身的館藏需要，選擇合適的檔案信息進行存取。其次，如果檔案信息具有多種版本，應作出抉擇，選出最適合長期保存的版本，建立數字檔案信息長期存取。最后，在面對于冗余程度問題時，應結合數字信息的價值和館內的存取能力，制定出最佳的冗余程度方案。在傳統的信息檔案管理中，會因為當時技術的限制，進行多個資源庫多個拷貝的冗余程度存儲，這樣的做法使得許多檔案信息具備了超視距保存的能力，所以，根據這些寶貴的經驗，可以對于具有珍貴保存價值的數字檔案信息，進行多個拷貝冗余程度存儲。而這個目標的實現，需要數字檔案信息管理的各個部門協同合作。

（三）成本與投資問題

對于信息檔案長期存取，需要長時間的進行信息維護，這樣需要花費大量的時間和資金，所以，相比于傳統的數字檔案信息而言，需要長期存儲的數字檔案信息，需要花費大量的成本，并且，這些數字信息的存儲，會占據大量的虛擬存儲空間和現實物質空間，這方面所需要的經費也是巨大的。[2]然而，這并不是數字檔案信息長期存取所需要花費的全部，還涉及到以下幾個方面的費用，第一點，硬件與軟件，在工作過程中，維護、更新、存儲、獲取所需要的花費，并且，為了更好的實現數字信息檔案長期存取，還需要進行不斷的技術創新和技術研討，這方面的費用也是巨大的。第二點，對于數字檔案信息的長期存取，需要進行元數據的創建、冗余程度的成本花費，并且，這些成本的消耗是持續性的，且不斷的進行花費。第三點，數字資源信息屬于知識產權，所以在對于數字信息，進行讀取和遷移過程中，會花費一定的版權費用。

（四）法律相關問題

數字檔案信息的存取經常會涉及到侵權問題。隨著現代技術的不斷前進，很多數字檔案中的信息，會被不法分子進行違規遷移和摹寫處理，而針對于這類問題，是需要得到數字檔案信息管理員重視的，一旦做法有所偏差，可能會影響數字檔案信息長期存取活動的展開，直接影響客戶對于數字檔案信息的需求，甚至是數字檔案信息的安全，所以，在此方面，數字信息管理員應積極的推動國家立法，保障數字檔案信息長期存取的安全性，并且捍衛我國資源創建者的知識產權。

二、數字檔案長期存取的解決途徑

（一）標準化數字管理

想要做到數字檔案信息的長期存取，就必須要做好標準化工作，實現數字檔案信息存取全程的規范化。首先，要確保數字檔案信息，獲取途徑是合法的，嚴厲杜絕出現非法獲得信息的手段和技術。其次，要確保數字檔案信息儲存的安全性，并且要制定規范化的互通準則，并且嚴格按照準則，進行數據之間的流通和閱讀。只有這樣，才能有效的確保數字檔案信息的程序存取。隨著全球化進程不斷深入，對于數字檔案信息也應進行全球化處理。推動國內信息與國際信息進行交流互通，最大程度上的實現查閱者的需求。

（二）做好合作與協調

當今的數字檔案信息的長期存續工作，它不僅僅是一個部門可以完成的，它需要多個部門，進行合作和協調，其中涉及到信息創建者、資料管理者、長期維護員等等，在這個鏈條中，每一個環節都是非常重要的，一定要建立良好的合作和溝通，才能實現數字檔案的長期存取。[3]同時，國內的數字檔案信息交流的加深，不同的場館會對于數字信息進行遷移和交流，所以，對于數字信息的安全問題更應重視。在信息交流的過程中，會出現格式轉化、遷移路徑選擇等問題，所以，各個部門應做好合作，保障數字檔案的有效利用和開發，數字檔案管理者也應鼓勵各位工作人員在工作中，進行創新和實踐，推動數字信息的長期存取有效性。

（三）政府加強補助

對于數字檔案信息的長期存儲，單一的民間組織是無法有效展開和進行的，所以它需要政府對其的資助和支持。舉例說明，英國的許多數字信息管理，都是由英國高等教育資金委員會進行資助的，這種由政府出資，推動數字信息的長期存取，是非常有效的，我國也可進行學習，由國家出資，進行數字信息長期存取工作。

（四）建立健全的信息檔案系統

建立健全的信息檔案系統，是數字檔案信息長期存取的根本。只有建立，健全的數字信息檔案系統，才能有效的規范，數字信息從創立到資源保存再到閱讀查詢整個過程的標準性。首先，這個系統，要對信息檔案的保存進行鑒定和管理，選擇有價值的信息檔案進行長期保存，并且會對該信息的交流和查閱進行記錄，確保該信息長期保存的意義。其次，信息檔案系統，應確保數字檔案的可靠性和合法性，保證查閱活動的合法。最后，信息檔案系統，要對歸檔的數字信息進行規范化處理。對歸檔的數字信息進行及時的管理，并且根據當下的情況進行有效的維護，確保信息檔案長期存取的可靠性。

（五）克服技術淘汰

在數字檔案信息管理中，不管是短期保存還是長期保存，都會存在因技術更迭，而導致文件信息無法讀出。而這樣會導致數字檔案信息無法有效利用，違背了數字檔案信息長期保存的初衷。[4]經過最新的研究表明：需要長期進行保存的信息檔案，需要運用遷移和仿真技術。而短期保存的信息檔案，可以運用技術保護的方式，解決技術淘汰問題。技術保護具體的做法是，保護原始的信息資源讀寫技術和硬件等。這樣做有效的保證了，數字信息存取的可能性。但是，這僅僅是對于數字信息存取，短期保存的無奈之舉。如果想要真正的實現數字檔案信息長期存取，還需要進行不懈的努力和技術突破，避免寶貴的數字信息經過時代的更迭而消失。

（六）建立技術中心

解決技術淘汰問題，是需要專業的計算機技術的，并且會存在很大的風險，所以，立足于當今數字信息長期存取問題，必須要建立技術服務中心，有效的推動國內數字檔案的長期保存。對于技術中心的管理，應盡量的適應當下的數字資源管理需求。目前我國許多信息存取部門，將部分業務交給專業的計算機或信息管理單位進行承包，這也是一種有效的解決信息長期存取問題的辦法。

結語：

總而言之，對于數字檔案信息長期存取面臨的問題，是可以通過現金的手段進行有效的解決的，只要數字檔案管理員對于這項工作足夠重視，就可以將危害降到最低，并且有效的保證數字檔案信息長期存取的安全。并且，對于數字檔案長期存取這項工作，應以發展的眼光來看待，建立健全的數字檔案長期存取體系，有效的降低數字檔案長期存取的成本，是解決數字檔案長期存取問題的關鍵，并且，有效的解決以上的問題，可以使數字檔案長期存取工作，變得更加利于客戶使用。在此筆者呼吁，廣大的數字檔案信息管理員，可以不斷的對工作進行創新，推動數字檔案信息長期存取發展。

參考文獻：

[1]楊濤.數字檔案信息長期安全存儲問題探討[J].黑龍江史志，2014（14）：67-68.

[2]張靖唯.數字檔案安全管理面臨的問題及對策淺析——兼談地名信息安全管理[J].中國地名，2011（02）：42-43.

[3]趙德美，吳興菊.數字檔案信息長期存取面臨的問題及解決措施[J].機電兵船檔案，2009（01）：51-53.

[4]于曉紅.數字檔案信息長期安全存儲之我見[J].黑龍江檔案，2011（01）：83.