國有企業境外檔案管理探索

劉月艷

【摘要】境外檔案是國有企業融入世界經濟大潮最真實的歷史記錄，是企業政策研究和經濟戰略實施的重要資源。目前國有企業的境外經營活動規模不斷擴大，檔案資源管理的問題日益凸顯。本文就如何加強國有企業境外檔案管理進行探索。

【關鍵詞】國有企業；境外檔案；管理；探索

隨著國家對外開放政策的深入和“一帶一路”建設的不斷推進，經濟全球化、區域經濟一體化進程日益加劇，國有企業加快實施“走出去”戰略，設立境外機構拓展境外業務，開展境外經營管理活動并形成各種形式及載體的各類文件材料，這些文件材料是企業檔案資源體系的重要組成部分。本文通過分析當前企業境外檔案工作特點與存在問題，對其管理方式方法進行探索。

一、境外檔案工作特點

經過對我國國有企業境外檔案工作進行調研，發現國有企業境外檔案管理工作呈現以下特點：

（一）檔案分散性。國有企業境外機構經常是分散在多個國家和地區，分布點多、涉及面廣，因此境外檔案的形成具有地域分散特征，給檔案的集中管理帶來難度。

（二）語言多樣性。國有企業境外機構地處不同國家和地區，文化背景各異，文件材料的記錄載體和語言存在多樣化。

（三）管理雙重性。國有企業在境外從事經營活動，其檔案管理一方面需要遵從所在國家的檔案法律和規章制度，另一方面要接受國內企業檔案管理機構的監督管理，因此，其檔案管理具有雙重性。

（四）標準不一致。由于駐外機構的工作環境與規模不同，業務流程也不相同，有些企業按照國外有關標準管理檔案，有些企業按國內檔案工作標準管理，還有些企業沒有任何標準，根據企業的實際需要管理檔案，因此，檔案管理標準未統一。

二、境外檔案工作的存在問題

（一）境外檔案人員匱乏。由于國有企業的保密合規工作需要，境外檔案人員必須是中方正式員工，而駐外機構總體人員少，多分布在境外業務與開發管理方面，而檔案人員少且身兼數職；基層人員國內外輪崗頻繁，檔案人員的流動性非常大，缺乏檔案管理專業知識，無法滿足檔案基礎業務管理和從業年限的要求。

（二）缺乏有效的管理制度。我國檔案法規中關于國有企業境外檔案管理條款較少，而且規定不明確，目前，企業各自為政，對境外檔案管理沒有統一的標準和要求，管理水平參差不齊。

（三）境外檔案收集難度大。境外機構對檔案工作沒有形成系統、完整的認識，收集歸檔不及時，給檔案的收集整理工作帶來很大的難度；大部分境外機構的文件、資料由各部門分散保管，未整理成檔案，不符合檔案管理的基本要求。

（四）境外檔案保管條件差。隨著國家“一帶一路”戰略的實施，國有企業從事境外經營活動的規模越來越大、周期越來越長、精細化管理越來越高，形成的文件資料也越來越多。境外機構因場地有限，在當地整理、歸檔、保存檔案有難度，大部分存放在集裝箱內，檔案裝具不滿足檔案保管條件，極易損毀丟失。

（五）境外檔案運送國內難。境外檔案運回國內面臨所在國的法律法規、海關監管、空運的成本、包裝運輸（海運的時間周期長，對紙張的腐蝕）等難題，缺乏運輸路徑，海外資料整體運回國內不符合工程建設的實際，僅靠境外項目或駐外機構員工將重要文件原件帶回國內存檔，大量文件留存境外。

（六）境外檔案利用共享難。一方面，海外檔案由于地域運輸限制，而且海外檔案信息化尚未開展，無法提供國內利用開發；另一方面，由于海外文件資料大部分分散保管，未整理成檔案，造成檔案利用困難，無法實現海外信息資源共享，很難發揮海外檔案的作用。

總之，國際政治風險此起彼伏、經濟形勢風云變幻，有些國家的政治、災害等系統性風險日益增加給我國境外機構的人員、資產及財務安全帶來隱患，而且境外機構職能配置、軟硬件環境參差不齊，使檔案工作的集中統一規范管理難度陡增，因此，檔案工作作為一項基礎性工作，在這種大環境下面臨嚴峻風險，既有由于海外檔案人員缺乏、收集難、整理不規范、保管差、運輸及利用難等引起的檔案損毀丟失的經濟風險；也有海外檔案失傳的文化風險；更有信息資源被非正常利用帶來的政治風險。

三、境外檔案管理策略

針對國有企業境外檔案工作中的管理問題，本文從我國對檔案工作提出的新要求，結合工作實際，提出了“統籌規劃、完善機制、風險管控、服務共享”的整體管理策略。

（一）增強檔案意識，統籌規劃境外檔案工作。首先，要充分認識境外檔案的意義和重要價值，增強做好境外檔案工作的責任感和使命感。隨著我國企業“走出去”步伐的不斷加快，國有企業的境外機構與拓展領域及規模不斷擴大，境外檔案作為企業在境外合法經營活動的真實歷史記錄，不僅是企業重要的境外資產，維護企業在境外的經驗權益，更是防范政治、經濟、法律風險的重要憑證。第二，在境外機構成立之初，對境外的檔案工作進行統籌規劃，明確檔案工作的基礎地位；在與境外公司或政府簽訂合作協議前，將檔案歸屬、使用和保管處置條款設立于合作章程、協議條款中，如：明確“中方有權獲得合同范圍內的境外經營活動的檔案業務信息，可在任何時候查閱、調取、復印或摘錄相關文件，由從事境外活動的法人對檔案信息系統的真實可靠負責”的權益條款。通過將中方對檔案利用權益寫入境外法人章程，從公司的治理結構上保障了中方對檔案利用的合法性，實現中方對檔案信息資源的利用，保障所需檔案的完整性、準確性奠定基礎。

（二）開展實地調研，構建境外檔案管理中心。制定調研方案并開展實地調研，選擇有代表性的境外機構進行考察調研，了解境外機構檔案管理實際現狀、所在國環境、駐外機構辦公條件及人員配備等情況；構建以區域為管理單位的境外檔案管理中心，將境外檔案管理中心作為企業總部檔案管理在境外的延伸，承擔境外實體檔案資源集中管理、境外檔案信息化建設及利用、管理監督指導等職能。首選企業在境外機構和業務分布較多、條件較成熟、較穩定安全的國家，開展境外檔案中心試點建設，條件成熟一個，建設一個。建設方式可依托企業自建境外檔案中心，亦可依托管理成熟的子公司境外機構進行建設。逐步建立覆蓋企業在境外經營活動的檔案管理中心，實現境外檔案的集中統一規范管理。

（三）建立網絡體系，完善管理制度和機制。第一，建立健全檔案管理組織，落實檔案管理責任。明確各級領導境外檔案業務管理職責，指定境外機構領導作為企業境外檔案工作第一責任人，各部門主要負責人為檔案工作責任人，建立以兼職檔案員為基層管理隊伍的檔案工作網絡體系。第二，在遵從所在國法律法規的前提下，根據我國檔案法律法規和企業檔案規章制度，制定境外機構檔案管理的指導性意見，考慮境外檔案工作的特殊性，可適當放寬檔案工作的標準要求，以便加強境外檔案設施建設、檔案人才建設，有針對性、有計劃地開展檔案歸集、整理、驗收及移交工作，逐步提高檔案管理水平。第三，完善檔案管理機制，根據業務范圍、國家地區的差異性，因地制宜地制定境外機構實施細則，明確境外檔案工作管理方式和工作流程，制定詳細的操作標準，提出境外檔案收集、整理、保管、統計、利用和保密方面的具體要求，為境外檔案工作深入開展提供指導，逐步實現海外檔案管理規范化。第四，設置駐外機構檔案人員，將文控崗位和檔案管理崗位合并，實行一崗雙責，提高檔案管理的時效性和便捷性。第五，鑒于檔案管理的全員性和全過程性，將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入境外機構內控管理制度。第六，將境外企業檔案管理工作納入企業統一的全面管理工作考評體系，將檔案工作情況納入企業各級領導業績專項考核指標，對境外機構實行檔案管理考評與激勵，督導企業抓好境外機構檔案管理工作，進一步強化約束激勵機制。第七，制定境外檔案工作風險管理、檔案安全保管制度，筑牢檔案安全防線，構建人防、物防、技防

“三位一體”的檔案安全工作新格局；制定檔案應急預案，遇有突發緊急狀況能夠妥善處置。

（四）重視風險管控，加強檔案信息保密工作。國有企業關系國民經濟命脈和重要自然資源，涉及多方利益，難以避免遇到諜報活動，必須高度重視檔案的保密工作，維護好國家和企業的重要信息資源安全。有些境外機構分布在政局動蕩、自然環境惡劣的國家或地區，境外突發事件以及各種不確定因素都會造成境外檔案經常處于實體與信息的雙重危險中，在強化檔案收集的基礎上，應制定詳細的風險管理策略和應對措施，責任到人，嚴格境外檔案安全管控，宣貫境外檔案應急保護措施。在企業文件材料歸檔范圍中明確重點檔案，采取實時跟蹤、定期收集與重點收集相結合，確保檔案收集齊全完整，這樣才能做好檔案信息保密工作，保護好知識產權與境外經營活動的安全平穩運行。

（五）增進多方合作，發揮檔案數字化優勢。針對境外機構中方人員緊張、工作場地有限等情況，為了便于利用并發揮庫存檔案價值，加快開展境外存量檔案數字化工作。由于境外檔案數字化機構較少，同時考慮到檔案的保密性，加強與國內專業數字化公司合作，解決人員緊張與專業設備成本高的問題，實現檔案信息資源統一收集、統一管理、統一存儲、統一利用。

（六）加強信息化建設，實現檔案信息資源共享。境外機構遠離企業總部，分布在世界各地，檔案實體回國難度整體較大，而檔案信息化可以實現檔案管理模式由以檔案實體為重心向以檔案信息化為重心的轉變，也是國有企業實現國際化、加強核心競爭力的必然趨勢。本著有利于工作、有利于保密、有利于應付突發事件的原則前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，開發統一的檔案管理系統平臺，實現企業各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規范化；打破駐外機構條塊分割，有效整合不同區域內各機構的檔案資源，實現駐外機構不同地域企業人員之間的檔案信息資源共享，推動檔案資源科學配置和高效利用，加快檔案管理的現代化步伐。

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