城市規(guī)劃檔案管理現(xiàn)存不足及解決策略

吳新蓉

【摘要】本文首先分析了城市規(guī)劃檔案自身的特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際特點(diǎn)闡述了城市規(guī)劃檔案工作的重要性，隨后提出了城市規(guī)劃檔案管理過程中存在的問題與不足之處，并給出合理有效的建議，供相關(guān)人員參考。本文的研究在一定程度上促進(jìn)了城市規(guī)劃檔案管理流程，有利于城市化的發(fā)展與進(jìn)步，具有重要的實(shí)際意義和價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】城市規(guī)劃建設(shè)；檔案管理制度；現(xiàn)存不足；建議策略

我國是世界上的發(fā)展大國，近年來隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國城市化建設(shè)也越來越快，城市規(guī)劃檔案作為記載城市發(fā)展歷史以及變化歷程的重要文件形式，在促進(jìn)城市進(jìn)步過程中發(fā)揮著重要作用。城市規(guī)劃檔案記錄了城市發(fā)展的詳細(xì)信息，可供工作人員查詢，了解城市發(fā)展歷程，因此，做好城市規(guī)劃檔案管理工作，對相關(guān)工作人員具有重要作用，能夠更好地服務(wù)城市發(fā)展、維護(hù)公共安全、組織工程建設(shè)以及解決糾紛等。做好城市規(guī)劃檔案管理工作具有重要意義，城市檔案規(guī)劃管理的主要任務(wù)是收集、整理以及記錄城市發(fā)展過程的有建設(shè)性的資料，確保信息的可靠性、真實(shí)性及有效性，以便對將來的城市規(guī)劃起到指導(dǎo)作用。但我國目前的檔案管理制度仍然不完善，存在很多弊端，在一定程度上阻礙了城市規(guī)劃檔案的管理工作，為了促進(jìn)檔案管理工作正常進(jìn)行，發(fā)揮其自身重要的作用，本文主要探討了城市規(guī)劃檔案管理中的主要問題及解決辦法。本文從分析城市規(guī)劃檔案管理自身特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合實(shí)際特征證明檔案管理的重要性，隨后提出了目前城市檔案規(guī)劃管理存在的不足以及問題，針對這些問題引發(fā)了深入的思考，給出了更加有建設(shè)性的意見和措施。本文的研究不僅能夠促進(jìn)城市規(guī)劃檔案管理制度的完善，還在一定程度上促進(jìn)我國城市化建設(shè)水平，為城市化發(fā)展提供了便利的條件，具有重要的實(shí)際意義和價(jià)值，有利于相關(guān)部門工作人員參考借鑒。

一、城市規(guī)劃檔案管理自身發(fā)展特點(diǎn)

就目前城市規(guī)劃檔案工作過程來看，檔案管理工作自身存在以下特點(diǎn)：

（一）內(nèi)容廣泛，類型繁多。城市規(guī)劃工作隨著近年來城市的不斷發(fā)展，包含的內(nèi)容越來越多，檔案需要記錄保存的內(nèi)容也自然增加，主要范圍包括：關(guān)于城市規(guī)劃建設(shè)整個(gè)過程的文件，以及前期調(diào)查研究問卷等，現(xiàn)場勘察工作的進(jìn)行，城市建設(shè)的具體施工前準(zhǔn)備、施工計(jì)劃，工程整體建設(shè)以及竣工、資金花費(fèi)、成本資源耗費(fèi)等各個(gè)問題，都需要準(zhǔn)確詳細(xì)地記錄，以便后期出現(xiàn)問題進(jìn)行相關(guān)資料的查詢和參考。

（二）歸檔內(nèi)容緊密聯(lián)系。雖然城市化發(fā)展在不斷進(jìn)步與更新，但其總體規(guī)劃流程是在一個(gè)大致的框架范圍內(nèi)，具有統(tǒng)一的形式。包括工程規(guī)劃前期、中期、后期進(jìn)展，能夠反映整個(gè)流程全貌，同時(shí)要注意記錄過程中采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)間、地點(diǎn)、年限、范圍、面積等各個(gè)因素，規(guī)范的格式形式有利于后期工作人員閱讀相關(guān)資料，便于理解內(nèi)容。

（三）檔案內(nèi)容涉及部門眾多。由于城市檔案涉及的內(nèi)容很多，包括政府、土地管理、金融、建筑、環(huán)境、資源等各個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，城市中所有建設(shè)部門都應(yīng)該參與到城市檔案規(guī)劃過程中來，具有一定的社會性質(zhì)，覆蓋整個(gè)城市發(fā)展范圍，是整個(gè)城市的核心，因此，加強(qiáng)城市檔案建設(shè)工作至關(guān)重要。

二、 城市規(guī)劃檔案管理存在的問題

我國城市規(guī)劃檔案管理工作制度不完善，相關(guān)工作人員認(rèn)識不到位，整體工作還存在諸多問題和不足之處，有待進(jìn)一步完善與優(yōu)化，下面重點(diǎn)分析城市規(guī)劃檔案建設(shè)過程中的問題。

（一）檔案管理設(shè)施落后。傳統(tǒng)的檔案管理方法是將檔案全部集中在檔案室、存儲庫之中，空間比較落后，具有嚴(yán)重的安全隱患，比如潮濕、防火、發(fā)霉、蟲害等，都不利于檔案的保存，同時(shí)所有檔案均沒有備份，一旦發(fā)生意外，將對檔案造成不可恢復(fù)的損害，同時(shí)，相關(guān)部門不太重視檔案管理工作，資金投入不足，無法以更好的管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作。

（二）城市規(guī)劃檔案管理機(jī)制落后。當(dāng)前對于檔案管理工作缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)城市根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)自己管理本城市的檔案，規(guī)章制度的缺乏影響了城市之間的相互交流，使得檔案管理效率低下，同時(shí)，政府部門檔案規(guī)模比較大，難以形成有效體制，這些都成為當(dāng)前城市檔案管理中存在的弊端。

（三）檔案管理意識不強(qiáng)。人們對整理檔案、加強(qiáng)檔案管理的意識不強(qiáng)，只有少部分工作人員能夠積極管理檔案，但這對數(shù)量眾多的檔案來說是不夠的，缺乏管理意識、沒有形成良好的工作氛圍成為阻礙檔案管理工作順利發(fā)展的絆腳石。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。目前，從事該工作的人員創(chuàng)新意識不夠，思想比較老舊，缺少專業(yè)知識和技能，不具備管理檔案的能力，進(jìn)而阻礙了檔案管理的發(fā)展。

（五）信息化建設(shè)緩慢。建立電子政務(wù)并沒有相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使人們在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒有嚴(yán)格的約束指導(dǎo)規(guī)范，進(jìn)而在工作開展過程中存在難度，同時(shí)，對整個(gè)管理流程、相關(guān)技術(shù)指標(biāo)都沒有充分的準(zhǔn)備，阻礙了城市規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強(qiáng)城市規(guī)劃檔案管理的有效意見和措施

為了克服目前檔案管理過程中存在的難題，解決存在的不足和管理弊端，本文從新的角度進(jìn)行思考，提出以下幾點(diǎn)綜合性、有效性的管理意見和措施，供相關(guān)工作人員參考與借鑒。

（一）建立健全規(guī)章制度。制度的實(shí)施具有重要的指導(dǎo)和約束作用，能夠給工作人員提供一個(gè)明確的參考方向，完善檔案管理制度，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作的有效管理，同時(shí)，檔案管理制度的制定需要結(jié)合實(shí)際情況，注重有效性和科學(xué)性，嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員，使其明確自身的責(zé)任和義務(wù)，具有競爭意識和危機(jī)意識，保障檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（二）實(shí)行科學(xué)管理。管理過程不能盲目進(jìn)行，要有科學(xué)合理的規(guī)劃，全面考量檔案內(nèi)容，對其進(jìn)行明確的分類，提高工作效率，同時(shí)加強(qiáng)檔案的維護(hù)工作，對檔案進(jìn)行備份，預(yù)防為主，防治結(jié)合，將安全隱患消滅在萌芽之中，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能有效進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理部門信息化建設(shè)。隨著我國信息化水平的不斷提升，各種信息技術(shù)和設(shè)備都可以應(yīng)用到檔案管理工作中來，通過引進(jìn)大量先進(jìn)設(shè)備，引進(jìn)人才，完善資料數(shù)據(jù)庫，完善管理網(wǎng)站等，能夠更好地對檔案進(jìn)行管理，提高工作效率和安全性。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)意識和技術(shù)水平，能夠掌握先進(jìn)的信息發(fā)展技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)，豐富自身技能和工作經(jīng)驗(yàn)，力求使自己成為綜合型管理人才。

（五）加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識。各個(gè)部門之間要注重檔案管理工作，通過不斷交流與溝通，相互合作，各司其職，促進(jìn)城市規(guī)劃檔案管理工作順利進(jìn)行。

四、 結(jié)語

隨著我國城市化的發(fā)展，城市規(guī)劃檔案管理工作越來越重要，城市規(guī)劃檔案記錄了整個(gè)城市發(fā)展過程中的信息，具有全面性和準(zhǔn)確性，以便后期城市管理人員參考。但是我國的城市檔案管理制度還不完善，管理過程中還存在各種問題，需要相關(guān)部門高度重視，進(jìn)一步解決。本文從城市規(guī)劃檔案管理自身特點(diǎn)出發(fā)，詳細(xì)分析了當(dāng)前我國城市規(guī)劃檔案管理過程中存在的問題和不足，同時(shí)給出了有參考性的意見和措施，具有重要意義。

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