機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理研究

任星蓮

【摘要】養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國社會保障制度的重要組成部分，隨著社會的進(jìn)步，養(yǎng)老保險(xiǎn)也在不斷完善。機(jī)關(guān)單位同樣重視養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的革新，對于機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)的管理，逐步采用現(xiàn)代化管理方式，建立起規(guī)范化的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度。本文主要探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度存在的問題，以及如何實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)單位；養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案；規(guī)范化管理

隨著機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的不斷改革，機(jī)關(guān)單位的退休待遇問題，成為機(jī)關(guān)單位人員關(guān)注的重點(diǎn)問題。在機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革過程中，由于機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作缺乏規(guī)范性，存在較多問題，影響了檔案管理工作的有效開展。因此，保證機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范性，對于機(jī)關(guān)單位而言，有著重要的意義。

一、機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問題

機(jī)關(guān)單位的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法適應(yīng)新時代檔案管理要求，主要存在如下問題：首先，機(jī)關(guān)單位對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。一方面，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人不重視養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位檔案管理工作開展情況較差。另一方面，員工對于檔案管理工作的不重視，工作態(tài)度差，不重視檔案管理，不能對相關(guān)的資料進(jìn)行及時的歸檔和整理。其次，檔案管理工作未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于各個機(jī)關(guān)單位，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的開展，需要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需要，這就導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上人員的流動，檔案遺失的情況經(jīng)常發(fā)生。最后，檔案管理人員素質(zhì)問題。機(jī)關(guān)單位檔案管理工作往往安排人員進(jìn)行兼職，缺乏具有專業(yè)知識的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作開展情況較差，不利于機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。

二、機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理對策

（一）完善檔案管理制度，提升檔案管理的規(guī)范化水平。提升機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，需要完善檔案管理制度。制度為前提，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。根據(jù)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況，制定具有可操作性的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理的相關(guān)工作辦法和工作流程，包括明確檔案的保管期限和歸檔范圍；對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行及時存檔、歸檔，方便后續(xù)對檔案的使用；完善檔案的保密制度、分類管理制度、存檔制度。依靠制度的不斷完善和改革，提升檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）加大宣傳，提升檔案管理的意識。機(jī)關(guān)單位需要加大養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的宣傳，利用單位平臺和部門培訓(xùn)等，提升檔案管理的意識。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證相應(yīng)制度，可以有效的執(zhí)行。其次，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督。對檔案管理的工作情況，進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案管理工作按照制度，規(guī)范化進(jìn)行。最后，提升員工的檔案管理意識，自覺配合檔案管理人員的各項(xiàng)工作。

（三）創(chuàng)新檔案管理，推進(jìn)信息化的建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠檔案管理人員對檔案進(jìn)行收集和整理，需要大量的手工操作，導(dǎo)致檔案管理效率低下，信息時代下，采用現(xiàn)代化的信息化技術(shù)，可以極大地提升檔案管理的工作效率，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，借助信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，將紙質(zhì)版的文字檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。其次，數(shù)字檔案的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化，方便對檔案進(jìn)行收集、篩選、檢索等處理。最后，建立互動化的檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理系統(tǒng)的互動性，更好地提供檔案服務(wù)。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)，建設(shè)高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)。機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的規(guī)范化開展，離不開專業(yè)的檔案管理人員，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。因此，機(jī)關(guān)單位需要做好檔案管理人才的培養(yǎng)，具體措施有：首先，加強(qiáng)外部檔案管理人才引入和內(nèi)部檔案管理人才的培養(yǎng)。外部招聘具有專業(yè)檔案管理知識的人員，內(nèi)部依靠檔案管理方面的專家和教授，對單位檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識教學(xué)和講座，組織單位檔案管理人員，參觀市檔案局或者省檔案局，學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)。其次，為了促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行，做好檔案管理人才的儲備。制定檔案管理人才的招聘、培訓(xùn)計(jì)劃等，保證檔案管理人員的人才供應(yīng)。最后，檔案管理的信息化建設(shè)，需要提升檔案管理人員的信息化水平，因此，機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，讓管理人員可以掌握和熟練運(yùn)用新技術(shù)和新設(shè)備，例如，熟練使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，完成各種軟件和程序的操作。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險(xiǎn)作為重要的社會保障內(nèi)容，受到人們的極大關(guān)注。機(jī)關(guān)單位在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作中，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理效率較差，加上對檔案管理工作重視程度較低，檔案管理存在不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況。因此，提升機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，需要從以下方面進(jìn)行：首先，完善檔案管理制度，完善的制度才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，加大宣傳，提升檔案管理的意識。最后，創(chuàng)新檔案管理，推進(jìn)信息化的建設(shè)。此外，提升檔案管理人員的素質(zhì)，建設(shè)高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，為檔案管理工作做好人才儲備。

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