淺談高校合并過程中檔案工作面臨的問題與對策

李敬

【摘要】一直以來，高校檔案工作都是高校管理工作的重要組成部分，而在高校合并過程中則面臨著種種問題?；谶@種認識，本文對高校合并過程中檔案工作面臨的問題展開了分析，并結合問題提出了重視高校檔案工作、加大集中管理力度、健全工作規章制度、建立檔案工作網絡、加快管理隊伍建設等對策，從而為關注這一話題的人們提供參考。

【關鍵詞】高校合并；檔案工作；集中管理；工作網絡

在科教興國戰略實施的背景下，國內高校開始遵循強強聯合、優勢互補的原則實現教育資源合并和教育結構優化調整。而高校合并需要完成不同層次和類型的學校合并，由淺入深實現融合發展，所以在合并過程中勢必發生各種碰撞。高校檔案工作為高校合并過程中需要重視的工作，將對高校教學、科研和管理產生重要影響。但是高校檔案工作同樣遵循融合發展規律，因此還應加強對高校合并過程中檔案工作面臨的問題與對策的分析，以便更好地推動我國高等教育的可持續發展。

一、高校合并過程中檔案工作的重要性

在高校合并的過程中，只有加強檔案工作才能保證高校檔案的完整性、統一性，同時體現高校歷史延續性，加強對高校未來發展趨勢的科學判斷，為學校合并后的資源配置和工作開展提供科學指導。通過高校的檔案，可以了解高校的歷史源流，從而加強對高校全部歷史的把握。在高校合并的過程中，將實現全宗管理狀況的不斷調整，以便使學校檔案全宗保持完整和統一?？梢哉f，各高校全宗內容排列為學校發展歷程的縮影，其中包含了高校各院校的歷史沿革，可以體現出高校主體體系和各時間段的發展情況。結合這些檔案資料，可以對高校合并后未來發展趨勢展開合理分析和科學判斷，明確高校資源配置是否存在重復、浪費等問題，以便使合并后的高校實現資源合理配置，確保高校各種資源能夠得到充分利用。此外，通過對完整的檔案資料展開分析，也能圍繞學校今后發展、市場經濟要求等方面開展調研工作，為學校各項工作的開展提供科學指導，繼而有效推動高校的可持續發展。

二、高校合并過程中檔案工作面臨的問題

（一）高校檔案資料缺失。在高校合并過程中，容易發生檔案資料缺失的問題。從檔案資料形成過程來看，其來源于學校各職能部門和院系開展的各種活動，從產生到歸檔需經歷多個環節，并需要一定的時間。而在高校合并的過程中，各環節都發生變化。面對這種情況，如果未能提高對高校檔案工作的重視，就容易導致檔案材料的準確性和完整性受到影響。但就實際情況來看，高校合并過程中領導更注重機構、人員調整和各種資源的重組及優化配置問題，未能認識到檔案工作的特殊性，導致檔案工作未能按照高校合并期間的常規進行辦理。受這一因素的影響，在高校合并期間，檔案收集、管理工作遭遇了較多困難，在辦公室搬遷、人員調整過程中出現了檔案文件材料散失的情況，甚至出現了珍貴材料遺失的問題，繼而導致高校檔案質量受到了極大影響。

（二）集中管理力度不足。按照國家教育部出臺的《普通高等學校檔案管理辦法》提出的要求，在高校合并或分立的過程中，都應遵循集中管理和方便利用的原則開展檔案工作。為達成這一目標，應當在協商后由統一的學校檔案部門負責進行檔案保存。但實際在高校合并的過程中，卻存在集中管理力度不足的問題。結合實踐情況來看，一些高校的檔案管理采用的是分散管理模式，如教務部負責進行教學檔案管理、人事部負責進行人事檔案管理等。在高校合并的過程中，高校在進行中層管理機構調整時未能及時建立滿足學校發展需求的檔案工作機構，導致高校檔案工作在一段時間內面臨著分散管理的局面。此外，也有一些高校盡管建立了相應的機構，但受校區間距離遠、合并院校短時間無法擴大檔案館面積等因素的影響，檔案集中管理工作未能得到落實。

（三）檔案排列存在差異。高校合并過程中檔案工作具有一定的特殊性，需要在檔案移交的過程中完成移交清冊的制定，明確交接人、監管人的職責，同時完成科學檔案管理工作規章制度的建立，才能保證檔案資料的完整。因為原本各校建立的時間不同，存在不同的隸屬關系、辦學宗旨和基本職能。在合并后，原本各校的全宗將變為一個高校的若干個全宗。而各校檔案在編制、類目設置和排列等方面都存在一定差異，因此需要進行重新管理。面對這種情況，還要完成統一制度規范的設立，以便從檔案類目設置、排列方式和分類等各方面實現統一管理，為檔案集中管理功能組織落實奠定基礎。但結合高校合并工作開展情況可以發現，高校普遍缺乏統一的管理體制，導致各分校區在合并過程中依然延續過去的檔案工作方式，給后期高校檔案排列帶來了較大困難。實際上，高校在合并的過程中，檔案工作原本就頭緒繁多、情況復雜，缺乏統一管理制度規范將導致檔案無法得到科學管理，同時也無法為基層檔案工作的開展提供科學指導，繼而導致高校檔案出現歸檔滯后、材料不完整等問題。

（四）缺少健全檔案網絡。高校檔案工作的開展，需要由專門的機構和人員負責，以形成相應的工作網絡。但就目前來看，一些學校在合并前未設立單獨的檔案管理編制，僅安排辦公室和人事處人員負責進行檔案管理。而無論是在業務水平還是工作能力等方面，這些人員都無法滿足高校合并后檔案工作開展要求。因為在高校合并后，需要完成大量的檔案材料整理、歸檔等任務，需要擁有較強專業知識的專職人員負責工作。而部分高校盡管設置了檔案管理機構，但是在高校合并后機構將得到重新設置，人員也將實現重新劃分，因此將形成新的檔案工作網絡。在實際工作中，該網絡將受到高校分散管理、分校區辦學等因素的影響，導致各校區檔案管理人員無法與綜合管理人員實現有效溝通與聯系，繼而導致檔案工作難以順利開展。實際上，在高校合并后，原有網絡體系已經無法滿足高校檔案工作的需要，在網絡新建的過程中還應樹立大局觀念和全局觀念，引入先進的科學技術完成適合的網絡體系的構建，以便使新時期的高校檔案管理需求得到滿足。

（五）檔案工作隊伍不穩。作為高校檔案管理人員，還應從歷史高度出發，對高校合并中各項事業的發展進行密切關注，運用檔案工作的新知識、新技術對社會需求進行了解，完成檔案信息資源的積極開發，以便通過科學預測及時發現合并中的新問題和新情況，提出有助于高校發展的建設性意見或建議。在實際開展檔案工作時，還應圍繞學校中心工作實現準確定位，不斷加大服務力度和提高服務質量，從而為推動高校發展作出貢獻。但就實際情況來看，高校合并后，會發生師資隊伍迅速擴大的情況，將給人事檔案管理帶來較大的負擔。與此同時，由于人事關系的調整，原本檔案從業人員出現了大量離崗或轉行的現象，同時高校檔案隊伍中也會加入缺乏檔案專業知識和管理技能的人員。在實踐工作中，這些人員業務不夠嫻熟，部分人員則未能正確認識檔案工作，導致檔案管理隊伍不穩，人員無法全身心投入工作。

三、高校合并過程中檔案工作的開展對策

（一）重視檔案管理工作。確保高校領導給予檔案工作足夠重視，才能在高校合并過程中加強檔案工作領導，將檔案管理列入重要工作范圍，與高校合并過程中的其他工作實現同步布置、檢查、總結和驗收。實際在高校合并過程中，檔案工作為大項工程，不僅需要完成相應機構的建立，同時也要健全相關制度，確保人員編制、庫房建設等工作開展需要的設備和經費能夠得到落實，所以需要學校領導的大力支持。為此，還要加強檔案法律、法規的宣傳，確保高校各級領導和廣大教職員工能夠得到檔案意識的強化，認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，為高校事業發展的前提和無法再生的重要資料。在《檔案法》的要求下，高校領導和教職工則能自覺維護檔案，為檔案工作開展提供全面支持，從而使檔案得以完整保存。通過提高高校對檔案工作的重視程度，才能使高校全體教職員工在高校合并過程中加強對重要文件材料的保管和歸檔，并在學校領導的統一帶領下積極參與檔案工作，繼而使檔案得到集中管理和高效利用。采取該種措施，也能使高校在合并過程中達成統一的檔案管理工作目標，在檔案工作開展過程中聽取各方意見，在制定重大決策的過程中進行反復推敲，實現優勢互補，從而使檔案工作中的各種資源得到合理配置，繼而為檔案工作的順利開展提供保障。

（二）加大集中管理力度。針對高校合并過程中的檔案工作問題，還要加大檔案的集中管理力度，采取集中管理模式開展檔案工作。按照《普通高等學校檔案管理辦法》規定，全日制高校在校生數量達3000人以上，需完成綜合檔案室或檔案館的建立，工作機構由校（院）長直接領導，采用統一管理和統一規劃的行政管理體制。在該模式下，針對學籍、教學、科研等各種檔案，還要施行集中管理，在院系安排專門的檔案員負責進行各類檔案的收集，并按照制度要求定期移交檔案。采取該種管理模式，可以確保檔案管理人員、設備和經費得到統一調配，同時也能實現對檔案目錄、檢索方法、檔號等方面的標準化管理，為電子檔案的生成奠定基礎。通過落實檔案集中管理工作，也能使合并后的高校檔案信息資源得到共享，確保高校深層次、寬范圍和大主題的檔案信息得到高效利用，進而為高校評估帶來優勢。此外，如果高校在合并過程中受各種因素限制無法在短時間內完成綜合檔案室或檔案館的建立，還要在模式上實現集中統一管理，實體上由各部門進行檔案資料管理。具體來講，就是在各學院完成檔案室的設置，負責進行學院檔案的統一保管和利用，由總校檔案部門進行總體管理和科學指導。而各部門保管的檔案需要完成目錄的復制，并交由總校檔案管理部門保存、備份，進而使檔案綜合利用得到加強。在檔案利用方面，還要在高校合并過程中完成檔案信息中心的建設，構建以綜合檔案室為主題的全校檔案數據庫，按照專業完成各種檔案資料的收集，并按照專題進行多個數據庫的建設，如學生學籍管理數據庫、科研成果管理數據庫等等。通過登錄檔案數據中心網絡，可以完成對各種檔案數據資料的調取，從而使室藏量和利用率間的矛盾得到消除，確保高校檔案資源能夠得到充分利用。

（三）健全工作規章制度。在高校合并過程中，還應對檔案工作規章制度進行健全，以便使檔案工作能夠得到規范化、標準化開展，確保檔案工作順利進行。首先，要建立明確的責任制度，確保各部門檔案管理工作責任能夠得到合理劃分，并通過實行分工負責確保人員嚴格按照要求開展檔案工作。其次，需要完成《教學檔案管理規范》《教研檔案管理規范》等各種制度的建立，以便使高校在開展各類活動的過程中能夠按照制度要求實現檔案的科學管理。在具體建立制度的過程中，還要結合新建院校的實際情況，同時加強對原有制度的充分利用，通過修訂和補充完成全新制度體系的確立。再者，在機構設置、人員編制、經費投放等方面，都要建立明確的規定，確保人員得到合理分工。針對將要投入使用的檔案庫，還應按照規定完成技術改造，完成微機、攝像機、傳真機、復印機等設備的配備，滿足現存檔案的保護和管理需要。此外，需要建立檔案工作保障制度，如《檔案材料清交規定》《檔案材料損壞、丟失處罰條例》等配套管理制度，以便從檔案日常工作開展角度提供全方位保障，繼而使檔案工作得以有序開展。通過不斷細化各項規章制度，則能使檔案工作從材料收集、整理到編目、移交等各個環節得到規范化和條理化的開展，保證檔案工作的開展能夠遵循統一的標準，繼而使高校合并中檔案的完整性和準確性得到保證。

（四）建立檔案工作網絡。在檔案工作網絡建立方面，還應認識到檔案工作涉及學校各個方面，需要發揮各部門檔案管理作用，完成穩定檔案工作網絡的構建。具體來講，就是應當在各部門完成檔案兼職人員的設置，同時成立專門的檔案管理機構，完成專業人員的配備。為加強檔案機構內部溝通，還要引入現代信息技術實現高校檔案的數字化管理。在高校合并過程中，檔案資料將急劇增長，只有采用更加科學的方法才能實現資料的高效管理和利用。為此，還要對高校檔案資料進行全面數字化處理，以掃描等形式將資料信息保存到磁盤、光盤等各種存儲器中，完成信息數字化轉換。在此基礎上，需要加強電子文件等新型載體的收集整理，借助高校的校園網聯系各部門兼職人員加強對檔案資料的收集、整理，并通過科學指導確保檔案資料能夠得到規范加工和轉化。采取該種方式，則能確保新建立的檔案工作網絡溝通順暢，同時也能實現高校檔案信息共享，確保高校合并后的各種檔案資料能夠得到集中管理。通過使現有檔案工作體系向數字化工作體系轉變，則能實現高效溝通的全新檔案工作網絡的建立，從而實現對檔案和數字化的一體化管理。在體系運行中，不斷加強基層檔案工作和綜合檔案室的銜接，則能將基層檔案的整理、編排等工作與綜合檔案管理工作緊密結合在一起，確保綜合檔案室的服務功能可以得到進一步增強。

（五）加快管理隊伍建設。針對高校合并期間檔案隊伍不穩的問題，還要通過加快隊伍的建設提高高校檔案管理水平。為此，還要完成忠于事業、業務精良的檔案工作隊伍建設，以便使高校能夠在合并后迅速擺脫檔案工作困境。首先，需要結合高校合并后檔案工作任務完成數量足夠的專職檔案人員配備，并從專業結構、年齡結構和業務水平等方面進行合理調整，確保隊伍整體效應能夠得到有效發揮。在檔案工作中，人作為主體將發揮決定性作用。保證檔案工作隊伍結構合理，同時確保隊伍業務精良，才能為檔案工作的開展提供有效保障。其次，需要加強檔案人員思想教育，加強人員責任感和職業道德修養的培養，確保人員能夠改變過去認為檔案工作“無所作為”的思想，樹立默默奉獻和為全校師生服務的觀念，不斷提高自身工作水平。同時，需要加強人員業務技能鍛煉，確保人員能夠在工作實踐中加強對新知識和新技能的學習，通過探索新課題提高自身業務能力。再者，結合高校檔案工作的現代化發展需求，還要加強人員計算機操作技能的培訓，確保人員能夠順利開展檔案管理自動化工作，并能利用計算機開展檔案管理日常工作，繼而使高校檔案管理工作效率得到提高。最后，高校應組織檔案管理隊伍全體人員加強對新的檔案工作制度的學習，同時加強對人員的教育培訓，確保檔案人員能夠嚴格遵守制度，繼而使高校內部形成依法治檔的良好氛圍。

四、結論

通過研究可以發現，在高校合并的過程中，將面臨高校檔案資料缺失、集中管理力度不足、檔案排列存在差異、缺少健全檔案網絡、檔案工作隊伍不穩等各種問題。想要真正解決這些問題，高校還應重視高校檔案工作，并采取加大集中管理力度、健全工作規章制度、建立檔案工作網絡和加快管理隊伍建設等措施，以便使高校檔案工作的開展得到全方位保障，繼而使檔案工作更好地為高校合并工作的開展提供服務。

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