醫院人事檔案科學化管理的有效途徑探究

張彩麗

【摘要】隨著醫療衛生體制改革的不斷深化，醫院人事檔案管理在推動醫院管理改革中的作用愈加突顯，為此，如何實現醫院人事檔案的科學化管理值得深究。本文在進一步明確醫院人事檔案管理重要性的基礎上，指出現階段醫院人事檔案管理的局限性，并提出切實可行的解決策略，以期推動醫院管理改革的順利進行。

【關鍵詞】人事檔案；管理；途徑；醫院

一、加強醫院人事檔案管理的重要性

（一）有利于促進人力資源的科學配置。新時期，醫院綜合實力的提升有賴高素質人才的引進及醫院現有員工能力的提升。醫院人事檔案記錄了醫院員工的學歷、職稱、科研成果、重要獎勵、專業特長等重要信息，醫院可以通過查詢人事檔案明確員工專長，優化人力資源配置，提升醫院的綜合競爭實力。

（二）有利于提高醫院的整體管理水平。隨著物質生活水平的提高，消費者對于醫院的醫護水平和服務質量有了更高的要求。這就要求醫院熟悉每一個員工的工作業務情況，依據員工工作短板開展針對性的培訓，以提升員工的綜合素質水平。因而醫院檔案管理水平的提升是提高醫院整體管理水平工作中的重中之重。

二、醫院人事檔案管理的局限性

（一）人事檔案管理信息化程度不高。醫院人事管理工作主要包括人事檔案的生成、人事檔案的保管及人事檔案的利用三大部分。目前，醫院人事檔案管理信息化程度不高，還采用最傳統的管理方式，即管理人員用計算機生成檔案填寫表格，打印后內容手動填寫，后續紙質檔案資料的整理及歸檔。原始的檔案管理方式導致管理人員工作強度極大且工作效率低下。由于紙質資料份額較大，嚴重影響了檔案資料的檢索及使用率。現階段，如何提高醫院人事檔案的信息化管理水平成為改革醫院人事檔案管理工作的重中之重。

（二）人事檔案管理人員素質不高。目前，醫院人事檔案管理部門專職員工較少，大多數員工均是從其他科室臨時抽調的員工，雖然員工中不乏高學歷者，但由于非檔案管理專業出身，對于檔案管理工作僅是局限于檔案資料的整理、歸檔等日常工作，缺少對于檔案管理工作的深入研究及創新。而且檔案管理部門員工流動性較大，且領導認為檔案管理工作較為簡單，為增加員工的穩定性，聘用了一些學歷水平較低的專職檔案管理人員，導致醫院人事檔案管理人員整體素質水平不高，檔案管理工作改革推進較難進行。

（三）醫院人事檔案管理硬件設施配套落后。醫院人事檔案管理設備包括場地設施和檔案管理系統設備。由于醫院人事檔案管理部門不像醫院各科室可以直接給醫院帶來收益和聲譽，所以醫院領導對檔案管理部門重視不夠，在檔案管理室的建設和管理等方面資金投入不足，導致醫院人事檔案管理硬件設施配套落后，檔案存放場所環境、衛生、溫度等不達標，檔案丟失、破損的現象時有發生。而且檔案資料主要以紙質資料為主，檢索查閱及其不方便，導致檔案資料更新不及時，利用率不高。及時更新醫院人事檔案管理的配套設施是實現醫院人事檔案價值的有效抓手。

三、實現醫院人事檔案科學化管理的有效途徑

針對醫院人事檔案管理中存在的問題，現提出如下解決策略：

（一）加快醫院人事檔案管理的信息化建設。新媒體時代下，實現醫院人事檔案管理的信息化已經成為大勢所趨，首先，醫院需要加大檔案信息化管理的資金投入，引入先進的檔案管理軟件，提升醫院檔案管理效率，提高醫院人事檔案利用率。其次，要加強醫院人事檔案信息化管理的安全建設，人事檔案涉及個人隱私，同紙質檔案相比雖然不容易丟失，但是要防止黑客的入侵，盜取人事檔案資料或者對人事檔案資料進行破壞，所以要定期對人事檔案資料進行加密處理，或進行多次備份。最后，要適當增加醫院人事檔案資料的開放性，實現醫院人事檔案信息資源共享，保證檔案信息資源在醫院建設與發展中的可持續利用。

（二）加強醫院人事檔案管理專業隊伍的建設。醫院人事檔案管理人員素質、知識水平的高低，直接影響醫院人事檔案管理水平，為此，首先，需要引進高學歷的檔案專業人才，提高醫院人事檔案管理隊伍的專業素養，同時對現有檔案管理人員進行針對性的培訓，不斷提高其業務水平。其次，針對檔案管理工作繁瑣的工作特點，建立科學的考評機制，對于工作認真負責，工作上有創新的員工給予適當的獎勵，以提高檔案管理人員的工作熱情，激發其工作創意。最后，帶領醫院檔案管理人員學習最新的《檔案法》，做到思想與時俱進，工作與時俱進。

（三）引進先進的醫院人事檔案管理配套設施。醫院要設立專門人事檔案管理建設資金，加強檔案庫房的維護和建設，確保檔案庫房內的安全和整潔，防止過于潮濕造成檔案損壞或是過于干燥引發火災，配備齊全滅火、滅蟲等安全設備，當發生意外時可以盡可能地降低損失。同時，應及時檢查相關硬件設備的更新速度，定期維護和更新常用機器設備的性能，并根據醫院實際經營情況和管理需求確定規劃資金的投入度，合理引進先進設備，盡可能減少手工操作。另外，需及時更新計算機軟硬件，計算機管理平臺能夠有效節省檔案儲存的空間，還有容量大、出錯率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點。及時更新檔案管理軟件，實現其與醫院各科室的動態鏈接，實現醫院人事檔案資料共享的同時，保證醫院檔案管理人員的辦公效率以及醫院檔案的利用率。

【參考文獻】

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