基于信息時代下高校學籍檔案管理模式的不足及創新

摘 要：本文首先分析了信息時代下高校學籍檔案管理模式中的不足，例如管理方式落后、管理設備老舊、管理內容分散等問題。隨后文章又提出了促進高校學籍檔案管理有效創新的具體措施，包括加快學籍資源信息建設、開發學籍信息管理系統、創新學籍檔案管理隊伍、強化學籍管理人才等方法，希望能給相關人員提供一些參考。

關鍵詞：信息時代；學籍檔案；管理模式

1 高校學籍檔案管理模式中的不足

1.1 管理方式落后

目前，我國大多數高校中的學籍檔案管理工作中仍然在使用傳統的人工管理方法，這種操作方法已經不符合當前高校發展的實際要求。隨著各高校招生規模的擴大，學生人數的增多，再加上紙質學籍檔案管理中材料的數量多、形成面廣和表現形式多樣的特點，以及學生的情況的不同，導致傳統的檔案管理工作已經不能滿足當前學校發展的實際需求。這是由于檔案信息的單一性、信息儲存的落后性和儲存材料的易損性，導致傳統的檔案管理模式難以發揮出有效的作用。除此之外，目前的學籍檔案管理任務多而繁重，相關工作人員的工作效率較低，不能充分利用大量的檔案材料。即使存在部分電子形式的檔案管理，但受到網絡和管理機制等方面的影響，導致難以發揮它應有的效用。

1.2 管理設備老舊

要想完美地完成一項工程，首先就要準備好有效的工具。如今，大多數高校都將發展重點放在科研項目的建設上，因此投入的資金也是最多的，從而降低了校園基礎設施建設的資金投入。目前，我國高校中的檔案館還存在缺少獨立辦公環境和專人管理的問題，檔案館的整體設施建設較為簡陋。沒有形成完善的檔案管理工作系統，學生的學籍檔案在檔案室中沒有專業管理人員進行看管，使往屆生在畢業后難以找到自己的學籍檔案，增加了日后生活和工作中的麻煩。從目前高校的實際發展情況來看，基本已經能夠實現整體的網上辦公。但檔案管理的信息化程度還比較低，紙質檔案管理形式依然被延用，具有易腐蝕、易丟失等問題。

1.3 管理內容分散

目前，大部分高校都在按照教育部的學籍檔案管理要求進行學生學籍檔案的管理工作，但具體的管理方法和措施卻較難統一。由于缺乏完善的學籍檔案管理制度，因此在高校檔案管理工作出現問題時，無法明確追究相關責任，導致學籍檔案管理缺乏系統性、規范性。學籍檔案管理標準的多樣性，使學籍檔案沒有明確的材料歸檔范圍。除此之外，材料收集中的疏漏，使檔案的歸檔內容出現空置，從而使檔案管理較為混亂，甚至失去應有的作用。學籍檔案管理中的裝訂、組卷、書寫等不規范問題也降低了學籍檔案的使用價值，增加了查找過程中的麻煩。

2 高校學籍檔案管理模式創新的具體措施

2.1 加快學籍資源信息建設

在進行學籍檔案信息建設時，應該針對學籍信息的不同特點形成不同的形式，以增量電子化、存量數字化為思考基礎，進行學籍檔案的資源建設。對于紙質形式的學籍檔案，首先要建立包含學位、學歷、畢業時間、入校時間、專業、學校、性別、姓名、學號等信息的關系型學籍檔案數據庫，并將相應的信息統計到數據庫中，和課程數據庫以及成績數據庫之間建立關聯關系，對紙質的學籍檔案實施數字化掃描，通過建立學籍目錄數據和信息、姓名、學號等信息之間的一一對應聯系，提高學籍檔案檢索效率的同時，能夠將學生的相關信息全面地展示出來。其次，對于已經結束信息化記錄并儲存在電腦終端的學籍檔案信息，應該建立起系統的標準數據接口，促進檔案信息的共享，將各個系統中形成的學籍檔案信息直接引入到管理系統中，防止出現二次錄入的問題[1]。

2.2 開發學籍信息管理系統

有效地開發學籍檔案信息管理系統，需要從網絡化、信息化、系統化的角度入手。系統化就是指學籍檔案的相關管理系統，除了應該包括學籍管理、學籍查詢、學籍變更、學籍錄入等基礎功能外，還應該作為全校信息管理系統中的一個功能模塊，和畢業管理、課程管理、考試管理、成績管理、教學管理、職工管理等模塊建立起相應的信息輸送機制，促進信息的共享，讓學籍檔案管理體系進入到校園整個信息化建設范圍中。網絡化就是指以教育網和互聯網為基礎建立起大型學籍檔案信息的分布式管理系統。隨著我國近年來高校人數的不斷增多，高校的建設逐漸形成一種跨地域、多分校的發展趨勢，而傳統半手工操作的小型數據庫學籍檔案管理系統已經不能滿足高校如今的發展需求。因此為了保證高校學籍管理的統一性，應該通過教育網和互聯網建立起統一的管理系統，將各個校區之間的檔案信息聯系起來，建設成網絡化管理系統。同時，還要根據檔案信息的實際管理要求將學籍信息和學信網連接起來，通過學校的官方網絡平臺提高學籍檔案的管理效率[2]。

2.3 創新學籍檔案管理內容

學籍檔案管理中涉及到的內容比較廣泛，因此為了提高學籍檔案管理效率，可以簡化檔案信息的錄入程序，集中管理學生的學籍資料和成績信息管理。比如在建立學籍檔案信息化管理系統后，相關管理人員可以通過網絡直接下載學籍信息，剩余的工作就可以讓學生來完成。學生不僅可以查閱個人信息還能根據自己的學習情況及時補充和更新檔案信息。學生成績管理中的內容較多，包括重修成績、期中成績、平時成績等，是學籍檔案管理中的重要部分。通過學籍檔案的信息化管理系統，管理部門負責將每學期的教學計劃內容輸入系統，教師則負責在系統中錄入成績，這種一體化的信息管理系統，能夠提高學生搜索信息的效率，滿足了高校學籍檔案管理的需求。通過網絡平臺建立學籍檔案管理的數據庫，有助于實現信息的共享。讓學生能夠自行查閱成績，讓學校領導可以及時了解學生的選課情況，優化課程設置。對于教育部和相關用人單位而言，信息的共享可以輕易檢索到學生的學籍信息，從而為相關政策的制定和調整提供便利，促進學籍檔案管理向效率化、規范化的方向發展。

2.4 強化學籍管理人才隊伍

在建設信息化學籍檔案管理系統過程中，可以根據實際管理的需要吸收一些能夠適應新時期發展的信息化專業人才，對現有學籍檔案管理的相關工作人員進行定期的培訓，建設成一批具有學籍管理知識、網絡信息技術知識和專業檔案知識的專業型人才管理隊伍，從而提高學校的學籍檔案信息管理系統的管理水平和使用水平。隨著高等教育水平的不斷提高，對于從事校園管理人員專業水平的要求也越來越高，因此，應該加強培養學籍檔案管理相關人員的專業素養，例如業務能力、專業素養、道德品質等方面。同時也應該對學生管理干部進行定期的培訓，讓學籍信息管理人員掌握最新的現代化檔案管理模式和方法，根據信息技術的發展特點，提高計算機信息技術的使用能力。

3 結語

綜上所述，學籍檔案是高校學籍管理成果的體現，在信息時代下如何通過信息技術手段提高學籍檔案管理是各高校應該加以重視的問題。高校學籍檔案的信息化管理是新時期科學技術發展的必然產物，通過加快高校學籍檔案管理的信息化建設速度，能夠讓學校發展跟上時代發展的步伐，提高學校管理的整體水平，使我國的教育事業能夠得到進一步發展[3]。

參考文獻

[1]于國偉.淺談高校學籍檔案管理信息化建設研究[J].科技經濟導刊，2018，26（03）：100.

[2]鞠阿楠.高校學籍檔案管理信息化芻議[J].山東檔案，2017（06）：57-58.

[3]郭婷.信息時代下高校學籍檔案管理模式的不足及創新研究[J].人力資源管理，2017（11）：294-296.

作者簡介

王海霞（1976-），女，山東省青島市人，漢，職稱：館員，大學，研究方向：學校檔案管理。