工程設(shè)計企業(yè)檔案管理發(fā)展模式初探

摘 要：本文通過對國內(nèi)外工程設(shè)計行業(yè)企業(yè)的檔案工作進行梳理，揭示了當前工程設(shè)計企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與發(fā)展方向、提出在信息化背景下檔案工作者的服務(wù)職能創(chuàng)新方向。同時，為檔案管理服務(wù)工作如何開展提出了建議。

關(guān)鍵詞：信息化 工程設(shè)計 檔案管理 檔案信息系統(tǒng)

工程設(shè)計企業(yè)的檔案能完整體現(xiàn)工程的來龍去脈，是企業(yè)活動的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事設(shè)計工作過程中獲得的認識、體會、經(jīng)驗和教訓(xùn)，是企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)。

下面，對目前國內(nèi)外工程設(shè)計行業(yè)檔案管理模式進行梳理，主要包括六個方面。

1 國外比較先進的檔案管理模式綜述

美國的城市工程建設(shè)檔案，歸納起來有如下一些特點：

1.1 非常重視資料的收集和保管

檔案部門所藏資料系統(tǒng)、完整， 門類齊全， 數(shù)量豐富。如紐約圖書館，該館多年前進行館房建設(shè)時所拍攝的照片+含建設(shè)地址原貌建筑基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)施工、設(shè)計模型等，及相應(yīng)的文字記載均保存完好。

1.2 檔案資料普遍實行電腦管理， 而且大多采用高密度、大儲量的光盤存儲技術(shù)

縮微技術(shù)已得到廣泛應(yīng)用，西雅圖港務(wù)局檔案室， 除擁有多臺計算機、復(fù)印機外， 還有完整的縮微設(shè)備， 重要資料全部縮微， 所以沒有大面積的庫房。

1.3 檔案實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理

如西雅圖地下管線中心，建立高效的圖文信息存儲及傳輸服務(wù)系統(tǒng)。我們看到每個辦公桌面都安置了計算機和電話。工作人員通過接聽查詢電話并操作計算機調(diào)出圖或數(shù)據(jù)為用戶服務(wù)，并及時將信息傳告有關(guān)管線管理單位，及時派員到動土現(xiàn)場指導(dǎo)。

1.4 實行計算機聯(lián)網(wǎng)，大大地提高了檔案信息資源共享及開發(fā)利用水平。

西雅圖檔案館計算機中心，不僅與西雅圖及附近州、縣、地區(qū)的十多家檔案館聯(lián)網(wǎng)， 而且與國內(nèi)外一些檔案館聯(lián)網(wǎng)，用戶使用設(shè)在家庭或單位的計算機可向網(wǎng)內(nèi)任何一家查詢或索取資料。西雅圖地下管線中心也與各家管線公司實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)，其信息轉(zhuǎn)輸準確、高效、敏捷。

2 工程設(shè)計企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與發(fā)展方向

工程設(shè)計行業(yè)企業(yè)檔案管理經(jīng)歷了以下幾個階段：一是手工操作階段；二是半自動化階段：計算機輔助立卷，實現(xiàn)單機目錄檢索；三是自動化階段：文件、檔案一體化管理，實現(xiàn)企業(yè)局域網(wǎng)檔案全文存儲與檢索；四是信息化階段：實現(xiàn)信息系統(tǒng)檔案信息檢索與利用，實現(xiàn)檔案信息無紙化。

目前，大部分企業(yè)處于半自動化階段（部分計算機完成，部分人工完成）向自動化過渡階段。從之前的計算機輔助立卷，單一目錄檢索，實體檔案保存到檔案數(shù)據(jù)的收集、加工處理檔案系統(tǒng)一體化管理、機讀檔案檢索和檔案信息輸出的過渡。工程設(shè)計企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢主要包括以下幾個方面：

2.1 檔案實體管理與檔案信息管理的結(jié)合

工程設(shè)計企業(yè)的檔案種類繁多，從檔案實體類型和檔案管理的方法方式上，體現(xiàn)出一系列新特點，如：來源多樣化、載體數(shù)字化、處理專業(yè)化、應(yīng)用及時化等。這要求工作人員在開展檔案工作時，把握好檔案實體管理和檔案信息管理兩個方面。

實體管理以整理為核心，主要采用歷史的管理方法；信息管理以檢索為龍頭，卻主要采用邏輯的方法。因此，企業(yè)檔案工作不僅要做到檔案實體有效保存與持續(xù)性管理，還要通過信息組織原理和技術(shù)將檔案實體與信息建立目錄關(guān)聯(lián)，再運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將檔案信息內(nèi)的知識集成為企業(yè)所用。[1]

2.2 信息化實施對企業(yè)發(fā)展的重要性

檔案信息化，從以檔案實體為重心的原有模式，向以檔案信息為重心的新模式轉(zhuǎn)變。通過對檔案信息進行處理，可大幅提高檔案的可用性，能夠從館藏檔案中獲取大量有價值的信息資源。

根據(jù)企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置和各自的專業(yè)特點來進行，以規(guī)范性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性、高度共享性為原則，按行業(yè)特點和專業(yè)分類來組織，把沉淀的、片斷的、零碎的檔案資料知識變成活躍的、有條理的、分門別類的系統(tǒng)的數(shù)字化信息。使有關(guān)設(shè)計人員能夠及時掌握行業(yè)信息， 提高設(shè)計水平、設(shè)計效率、設(shè)計質(zhì)量和管理水平。

2.3 電子文件的維護與管理

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件統(tǒng)稱為電子文件，對于企業(yè)來講，解決本單位、本工程電子文件的收集、管理和歸檔，從源頭解決電子文件真實性、完整性問題。結(jié)合工程建設(shè)檔案的實際，充分應(yīng)用元數(shù)據(jù)技術(shù)、電子簽名技術(shù)、加密技術(shù)、身份認證技術(shù)等維護建設(shè)電子文件信息的真實性、完整性和保密性。

主要的問題有三個：

（1）電子文件的長久保存問題。數(shù)電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體必須進行定期檢測和拷貝，確保電子檔案信息的可靠性。

（2）電子文件的證據(jù)力和法律效力問題。這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。2005 年4 月1 日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》（ 以下簡稱《電子簽名法》） 是實現(xiàn)電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力最基本的依據(jù)和最重要的法律保障。

（3）數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題。數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息。歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：

①通過法規(guī)約束電子文件格式種類，盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式。

②通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。

③提高載體材料壽命，對電子文件處理、存儲、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份。

④形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況。

2.4 建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)

企業(yè)信息管理系統(tǒng)的建立，涉及企業(yè)各線管理流程的再造，它通過利用信息技術(shù)，以知識管理為核心，強調(diào)信息資源的應(yīng)用共享。并通過規(guī)范化的信息管理實現(xiàn)信息的有效管理和共享，促進系統(tǒng)信息化工作的開展，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同，使得各業(yè)務(wù)流程最大程度的無縫平滑的銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度，對增強企業(yè)的市場競爭力大有裨益。

檔案管理系統(tǒng)軟件相關(guān)功能開發(fā)設(shè)計與實施，針對各類用戶的需求，進行系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限和個性化界面的布置與定制。通過對服務(wù)利用進行統(tǒng)計、分析，采用相關(guān)計算機技術(shù)，能根據(jù)企業(yè)檔案利用者的利用偏好，提供智能化的檔案服務(wù)。這樣使得企業(yè)信息資源共享度提高，縮短編制二次文獻信息的時間，提升檔案信息利用的時效性。根據(jù)檔案需求提供完善、周到的服務(wù)，滿足個性化需求，提高檔案服務(wù)效能。服務(wù)得到了如下幾個方面的拓展：

2.4.1 服務(wù)功能拓展

企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理信息系統(tǒng)，應(yīng)用了先進的信息技術(shù)，為檔案管理人員提供了檔案信息整理、組織、開發(fā)的工具，創(chuàng)造了更好的檔案信息資源的服務(wù)條件。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息集成技術(shù)、全文檢索技術(shù)等信息技術(shù)的運用對于檔案服務(wù)，使檔案檢索能力、檢索速度、查全查準率有了很大地提升。

2.4.2 服務(wù)內(nèi)容拓展

信息時代，檔案存儲的空間是虛擬的，不同于傳統(tǒng)檔案庫，它隨著信息技術(shù)的發(fā)展，不斷地擴展著有效空間。隨著企業(yè)數(shù)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，檔案數(shù)字資源數(shù)量增加，提供方式方便簡潔，內(nèi)容形式多樣，檔案信息利用的內(nèi)容轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

2.4.3 服務(wù)方式拓展

信息時代，信息通過各種功能系統(tǒng)與通信技術(shù)網(wǎng)絡(luò)有機地綜合起來，形成有組織的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，形成了網(wǎng)絡(luò)體系中信息的集成與共享。將有價值的企業(yè)信息資源存入數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理，通過系統(tǒng)進行規(guī)范管理，運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)信息獲取和挖掘，將取得的信息進行整合，提供給用戶加以利用。

3 檔案工作者的服務(wù)職能定位

設(shè)計創(chuàng)新是時代的要求，是市場的要求，也是設(shè)計院自身生存和發(fā)展的要求。工程設(shè)計企業(yè)檔案工作面臨的新的挑戰(zhàn)，提出創(chuàng)新性模式能更好發(fā)揮檔案信息資源的價值，發(fā)揮檔案工作在創(chuàng)新設(shè)計中的服務(wù)作用。主要有如下幾個方面：

3.1 增強服務(wù)意識

建立起信息靈敏，反應(yīng)快捷，優(yōu)質(zhì)高效的檔案工作服務(wù)機制，增強工作的預(yù)見性、針對性和時效性，保障檔案利用者的各種需要。不斷提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，保證準確、快捷地提供檔案。面向市場，掌握先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理知識，用現(xiàn)代化的信息工具為市場需求服務(wù)開展檔案編研工作，搞好超前服務(wù)。對高難的管理技術(shù)，要勇于探索，敢于創(chuàng)新同時要加強與外部的聯(lián)系，學習先進經(jīng)驗，發(fā)展和壯大自己的服務(wù)實力，提高對設(shè)計和科研的服務(wù)能力。

3.2 在履行職能上創(chuàng)新

在履行職能上做到由收藏、借這種一般性服務(wù)， 向挖掘、編輯、研究高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變。樹立高度服務(wù)意識，站在全方位服務(wù)的高度位置上，對檔案的來源、使用、保管進行調(diào)查研究，加強信息反饋工作，對用戶要起到參謀和咨詢作用。

3.3 在服務(wù)機制上創(chuàng)新

數(shù)字信息中心檔案板塊要充分發(fā)揮職能作用，既做到合理分工各負其責，充分發(fā)揮每個人的積極性和創(chuàng)造性，又要加強聯(lián)系，密切配合， 步調(diào)一致地做好檔案服務(wù)工作。

3.3.1 科技檔案工作標準化

使分類、檢索、著錄等標準逐步向國際標準靠攏， 使標準在各級各類檔案部門真正實行起來，使科技檔案信息處在最佳運轉(zhuǎn)狀態(tài)和最大接收容量以達到橫向交融的目的，為檔案信息的廣泛利用開辟途徑。

3.3.2 科技檔案利用多樣化

更多地研究用戶心理、目的， 由被動利用轉(zhuǎn)化為主動利用，為科技發(fā)展的不同類型用戶服務(wù)。

3.3.3 設(shè)備、技術(shù)現(xiàn)代化

利用一切先進設(shè)備和技術(shù)手段為科技檔案工作服務(wù)， 包括：電子計算機技術(shù)、縮微復(fù)制技術(shù)、激光全息技術(shù)、現(xiàn)代檔案保護技術(shù)以及聲像技術(shù)等。

工程設(shè)計企業(yè)檔案服務(wù)工作應(yīng)該拓展為全方位的服務(wù)，不再以單一的形式，而是從階段性的服務(wù)拓展為全過程的服務(wù)。前期包括：了解用戶的檔案需求、主動向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門宣傳現(xiàn)有檔案資源狀況、主動開展檢索、利用檔案的技能培訓(xùn)等。服務(wù)后期包括：服務(wù)效果反饋與分析、了解用戶產(chǎn)生的新需求、根據(jù)用戶的反饋改進服務(wù)、分析主要的服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容，總結(jié)工作規(guī)律等。可以發(fā)掘用戶利用偏好和需求趨勢，從而取得用戶個性化需求。[4]

4 信息化、無紙化背景下的檔案管理服務(wù)工作

可以主要從以下幾個方面入手：

4.1 加強檔案的規(guī)范化管理

首先建章立制，避免信息雜亂無章。在實際檔案管理工作中，根據(jù)單位工作實際，制定、修訂各類檔案管理辦法，以規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的形成。

4.2 檔案的“收”做到全流程控制

檔案管理工作進行前端控制，確保檔案管理規(guī)范。將電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔分為邏輯歸檔、物理歸檔，針對不同數(shù)據(jù)類別采取不同處理辦法，與檔案系統(tǒng)建立實時接口。

4.3 檔案的“管”做到全技術(shù)支持

由于檔案數(shù)據(jù)的快速增長，因此無法對其中每份檔案“逐份鑒定”只能對某個項目、事件采取“宏觀鑒定”。在檔案安全管理方面，需要對每份檔案保留檢索、利用日志、避免檔案信息泄密。

5 檔案的“用”做到全智能服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理以文檔管理為主，檔案基本處于被動利用，沉淀的檔案沒有人去分析利用。通過建立各種數(shù)據(jù)模型，對海量數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關(guān)性分析，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，進而提高企業(yè)決策水平和檔案工作效率。

6 總結(jié)

企業(yè)檔案經(jīng)過長期的建設(shè)已經(jīng)擁有了大量的參考文獻和技術(shù)資料，門類齊全且信息資源十分豐富，已經(jīng)成為重要的信息資源基地，能為設(shè)計人員提供相應(yīng)的信息服務(wù)。通過ECM內(nèi)容管理系統(tǒng)，檔案已成為可供隨時查閱的信息。采用計算機技術(shù)對原有的文獻進行收集、篩選和不同層次的加工， 使之轉(zhuǎn)化成為電子文件形式的二次文獻信息供設(shè)計人員利用。

在未來的日子里，實現(xiàn)檔案信息存儲的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息開發(fā)的智能化和檔案信息服務(wù)的遠程化，便能使檔案信息在企業(yè)工作中顯現(xiàn)出其潛在的巨大價值。

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作者簡介

李利方（1984-），碩士，館員，已發(fā)表文章6篇。目前就職于上海市政工程設(shè)計研究總院（集團）有限公司信息管理部。