淺談加強(qiáng)基層檔案室管理的必要性

程曉東

摘 要：隨著中央和地方對(duì)檔案室規(guī)范化建設(shè)的重視，加強(qiáng)基層檔案室的管理越發(fā)必要。但是，目前我國(guó)的多數(shù)基層檔案室均存在不同程度的弊端和不足，制約了整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。本文作者根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真分析了基層檔案室的管理現(xiàn)狀，并有針對(duì)性的提出了管理意見(jiàn)，供同業(yè)人士借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案室；管理現(xiàn)狀；意見(jiàn)議

檔案是每個(gè)單位發(fā)展和變遷的真實(shí)記錄，每卷檔案對(duì)本單位、甚至是全社會(huì)來(lái)說(shuō)都具有非常重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，所以每個(gè)單位形成的檔案和資料都需要在單位檔案室內(nèi)妥善保存。因此，加強(qiáng)基層檔案室的管理也就顯得格外重要。

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，各個(gè)單位檔案室也得到了較大的提升，但是依然存在一些弊端和不足。目前，從中央到地方均提出了加強(qiáng)檔案室管理的要求，其中2016年4月國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中就提出了“明確各級(jí)各類機(jī)關(guān)檔案室房屋類型、建筑面積、硬件設(shè)施等建設(shè)要求；啟動(dòng)“標(biāo)準(zhǔn)檔案室”建設(shè)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室硬件建設(shè)規(guī)范化。”由此可見(jiàn)，加強(qiáng)基層檔案室的管理刻不容緩。

1 基層檔案室的管理現(xiàn)狀

1.1 基層檔案室基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀

由于各個(gè)單位對(duì)檔案的重視程度不同，加上單位經(jīng)費(fèi)等方面的原因，導(dǎo)致每個(gè)單位對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀也參差不齊，有的檔案室無(wú)論房屋類型面積還是硬件配備都能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，但是有的檔案室僅能滿足有間房，面積也小，檔案室配套設(shè)施根本達(dá)不到“九防”要求，直接影響到了單位檔案的安全保護(hù)。

1.2 基層檔案室人員隊(duì)伍現(xiàn)狀

由于每個(gè)單位的性質(zhì)不同，編制數(shù)也不同，導(dǎo)致每個(gè)單位的基層管理人員隊(duì)伍也有較大差距。在檔案室管理人員配備方面，很多單位根本沒(méi)有專職檔案管理人員，兼職人員也是少之又少；在檔案室管理人員水平方面，大多數(shù)兼職人員沒(méi)能經(jīng)過(guò)專業(yè)、系統(tǒng)的方案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，甚至有的兼職檔案管理人員根本就不懂檔案管理業(yè)務(wù)，即使有參加過(guò)地方檔案局舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班的兼職人員也是對(duì)檔案管理工作一知半解。因此，在檔案管理工作中檔案的歸檔不規(guī)范，常常出現(xiàn)分類不對(duì)、編頁(yè)錯(cuò)誤等問(wèn)題，直接影響到室藏檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

1.3 基層檔案室管理制度現(xiàn)狀

盡管中央和地方都出臺(tái)過(guò)相應(yīng)的檔案管理制度，但是很多基層單位沒(méi)能具體結(jié)合自身實(shí)際，建立起與自己業(yè)務(wù)相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，從而導(dǎo)致在檔案歸檔整理、開(kāi)發(fā)利用等工作中沒(méi)有依據(jù)。盡管有的單位可能建立起了相關(guān)的規(guī)章制度，但是在具體的操作運(yùn)用過(guò)程中，由于礙于面子，迫于領(lǐng)導(dǎo)壓力等，沒(méi)能將規(guī)章制度嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，所以基層檔案室經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、檔案受損等情況，這必將使單位檔案室的管理陷入混亂。

1.4 基層檔案室管理水平現(xiàn)狀

目前，多數(shù)基層檔案室的管理水平都相對(duì)較低。由于管理人員的素質(zhì)水平較低，保密意識(shí)欠缺，工作缺乏主動(dòng)性和積極性，從而容易導(dǎo)致很多涉密檔案、資料和信息等被泄露，基層檔案室中對(duì)于檔案的管理普遍缺乏保密性。基于這種管理不夠規(guī)范的現(xiàn)狀，基層檔案室的管理工作就存在了諸多問(wèn)題和隱患。

2 基層檔案室的管理意見(jiàn)

單位長(zhǎng)時(shí)間形成的大量檔案和資料都需要在單位檔案室進(jìn)行保存，檔案管理工作做得好壞，關(guān)乎檔案的壽命，關(guān)乎單位的利益。但是結(jié)合上述基層檔案室管理的現(xiàn)狀，我們很容易會(huì)發(fā)現(xiàn)，目前基層檔案室的管理在軟硬件設(shè)施、管理人員、管理制度、管理水平等方面存在很多不足之處，與“標(biāo)準(zhǔn)檔案室”建設(shè)相差甚遠(yuǎn)，不利于檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，可見(jiàn)對(duì)于基層檔案室管理的加強(qiáng)已經(jīng)十分必要。針對(duì)上述不足，結(jié)合我本人從事檔案室管理工作的經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為加強(qiáng)基層檔案室的管理可以通過(guò)以下措施來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案的重視

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視是抓好基層檔案室管理工作的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度的差異，具體就會(huì)體現(xiàn)出檔案室的差距。總之，檔案管理工作只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案室才會(huì)在房屋條件、經(jīng)費(fèi)保障、人員配備等方面得到加強(qiáng)，才能推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。

2.2 加大檔案經(jīng)費(fèi)投入力度

檔案室的條件好壞直接影響檔案的保護(hù)工作的效果，通過(guò)加大檔案經(jīng)費(fèi)的投入，可以提高檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，改造升級(jí)檔案庫(kù)房，增添檔案室的配套設(shè)施，使之達(dá)到檔案庫(kù)房防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物等“十防”要求，確保有個(gè)良好的檔案保存環(huán)境。同時(shí)，如果經(jīng)費(fèi)充足，還可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，加快檔案信息化建設(shè)，方便室藏檔案的檢索利用，最大化的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.3 增加檔案管理隊(duì)伍力量

檔案室管理人員隊(duì)伍是加強(qiáng)檔案室管理的重要因素，人員少，人員素質(zhì)低、能力差等都會(huì)嚴(yán)重制約檔案室的管理工作。各單位都要努力培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍，確保檔案專兼職人員懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)、有能力、有素質(zhì)、有責(zé)任心。各單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的認(rèn)同和支持，在職稱評(píng)審和職務(wù)晉升過(guò)程中要同等對(duì)待，確保檔案管理人員留得下、待得住。

強(qiáng)化檔案安全保護(hù)意識(shí)。各級(jí)檔案主管部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)基層檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，本單位也要多為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)，在提高檔案業(yè)務(wù)能力的同時(shí)提高他們的檔案意識(shí)，尤其是檔案安全保護(hù)意識(shí)，確保從思想上提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)防檔案失泄密和檔案丟失、損毀事件的發(fā)生。

健全檔案管理制度體系。要深入貫徹學(xué)習(xí)《檔案法》，真正將依法治檔落到實(shí)處，讓檔案管理人員切實(shí)做到有法可依、有法必依，充分發(fā)揮法治的引領(lǐng)、規(guī)范和保障作用，推動(dòng)檔案事業(yè)在法治軌道上發(fā)展。此外，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況建立檔案管理工作責(zé)任制，嚴(yán)格管理檔案的借閱和利用，進(jìn)一步明確人員責(zé)任；同時(shí)還要建立檔案管理人員的獎(jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。

總之，在新形勢(shì)下加強(qiáng)基層檔案室的管理勢(shì)在必行，基層檔案室工作做得好，不僅是對(duì)自身工作負(fù)責(zé)，也是對(duì)單位負(fù)責(zé)，還是對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)，希望以上分析和建議可以切實(shí)起到加強(qiáng)基層檔案室管理的作用。

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