淺析醫院人事檔案管理的優化

尹聲聲

摘 要：人事檔案管理工作是醫院人事管理中的一個重要方面，伴隨著信息技術的發展，醫院的人事檔案管理工作中融入了很多計算機技術，融入了計算機技術的人事檔案管理與純手工的管理相比，具有傳統管理無法比擬的優勢。它可以更迅速的為單位提供各類人才的基本信息。為專業技術職稱的評審和職務的任命、薪的發放等提供更準確的依據。所以，我們應當更新人事檔案管理的理念，充分利用信息化技術，把人事檔案管理工作放到更重要的位置上，努力實現檔案管理的優化，科學化，規范化。

關鍵詞：人事檔案管理現狀；優化分析

人事檔案管理作為醫院管理工作的一個重要方面，隨著醫院改革的發展，應該主動的去適應發展的要求，充分利用計算機技術及時更新工作的方式、方法。對人事檔案管理的范圍和內容，以及對象等都進行新的界定，這些都是做好人事檔案管理工作所需的必要前提。

1 傳統醫院人事檔案管理工作的現狀及其所存在的主要問題

1）在人事檔案的交接過程中手續不嚴密，隨意性大。人事檔案管理人員大多數都由人事科的工作人員來擔任，他們并不是專職的檔案人員，所以在他們崗位變動或者是離職的時候，很少能夠按照應有的制度和程序辦理檔案的移交手續。會因為覺得程序繁瑣甚至都沒有進行認真的檢查，核對與清點，許多該簽字的地方都沒有簽字，導致檔案材料在數量和內容等方面因為界限不清所以責任不明，甚至普遍認為，檔案交接只是一種形式，無需規范，只是將檔案材料從一個人的手上轉移到另一個人的手上，隨意性大。人們普遍認為醫療，科研，教學才是醫院的重心。醫院的領導層普遍忽視人事檔案管理工作的重要性，從而導致醫院人事檔案管理的硬件條件設施如檔案室的空間不夠以及檔案架的缺乏等種種不完善，人事檔案管理人員也缺乏應有的培訓教育[1]。

2）人事檔案管理人員因為不是專職的檔案管理人員，常常會因為工作的繁忙而使得檔案材料的歸檔不及時。應當歸檔的材料不能得到準確及時地補充，例如一些業績考核，職稱考評，繼續教育等方面的材料沒有及時地歸檔，常常使得個人檔案資料缺漏，所存檔的材料根本不能真實的反映個人的現實情況。

3）醫院領導層甚至人事檔案管理人員本身沒有充分認識到檔案管理工作的重要性。人事檔案管理員基本上是由人事科的工作人員來擔任，大多只是兼職管理檔案[2]，所以受時間和專業的限制，很少能夠有機會參加相關專業的培訓，從而對檔案管理相關專業的新技術新知識因為缺乏應有的培訓而不能及時地掌握。而且有時候不僅僅是職工本人，醫院的領導層甚至是人事檔案管理人員自己都沒有充分的意識到人事檔案的重要性，所以常常導致本該歸檔的材料因為多方面的原因沒能及時進行歸檔，補充和更新，從而使得人事檔案因缺少材料而不完善。

4）現在還存在這樣的現象，即很多員工認為自己的個人檔案是可有可無的，有些甚至連自己的人事檔案在哪里都不知道，正是基于這樣的思想與觀念，可想而知，該歸檔的材料，很多會由于員工個人對歸檔材料無意識而不能及時地交給檔案管理人員歸檔。就是因為這些原因導致了人事檔案材料的不完善和缺漏。

5）人事檔案管理方式落后。人事檔案管理人員基本上是由人事科工作人員來兼職擔任。在檔案工作的過程中會存在很多問題，比如沒有專門的計算機和相關的檔案管理軟件可以利用，在查閱人事檔案信息的時候，只能采用傳統的手工查找。

2 優化的對策及思考

人事檔案是個人學習工作經歷，政治思想，業務能力等相關內容的真實反映和體現，重視并加強醫院人事檔案的管理，充分發揮其價值，才能為專業技術職稱評聘和提拔任用，勞資制度改革以及職工福利等提供更準確的依據，才能更好的為醫院的發展建設以及職工本人服務。針對以上存在的問題。我們提出以下幾點優化醫院人事檔案管理工作的對策及思考：

1）嚴格人事檔案交接的程序。首先必須對所保管的檔案進行一次全面的清點做好登記工作，使帳務相符；第二，對借出的檔案材料要進行必要和及時催還提醒，并做好登記簽名；三是對于未能及時歸檔的檔案材料要進行分類存儲，就算不能及時歸檔也要先做好整理排序以方便歸檔；四是要嚴格按照檔案移交的相關制度程序辦理檔案移交手續，在登記本上要注明移交的時間，地點，移交人，接受人以及監交人的姓名等信息，還要在移交記錄上簽字蓋章，改變界限不清， 責任不明的現象。

2）更新理念思想，重視檔案管理。加大宣傳培訓的力度，使得不管是醫院的領導層還是職工個人，都充分意識到人事檔案的重要性，對必須要增加的檔案管理硬件設施，如檔案室，除濕機，鐵皮柜和計算機等，醫院領導要給予大力的支持，最好還能引進相對應的檔案管理軟件[3]。人事檔案管理不僅是醫院管理工作的重要方面，特別與專業技術職稱審和干部任命，薪資等個人利益息息相關，我們應當努力提高人事檔案管理人員的綜合素質，充分調動其工作的積極性和主動性，這樣才可以從根本上確保人事檔案材料能夠得到及時的歸檔，資料完善并且內容真實可靠。

3）努力實現醫院人事檔案管理工作的規范化。首先是操作程序規范化，管理人員要積極主動的去進行檔案的補充，收集，更新工作。對于必須要補充的材料要進行及時的追補，使人事檔案資料可以真正能真實的反映本人的現實情況。從而更迅速的為單位提供各類人才的基本信息，為專業技術職稱評聘和提拔任用，勞資制度改革以及職工福利等提供更準確的依據。嚴格貫徹執行<<檔案法>>，<<保密法>>和人事檔案管理的規章制度，做到檔案工作人員有章可循。嚴格執行<<查閱檔案規定>>制度，認真做好檔案的借閱，歸還登記手續。非工作需要，任何人不得查閱檔案。未經領導同意，人事檔案一律不得外借。職工檔案的轉入和轉出都要及時登記，按照相關的制度程序辦理移交手續。

4）給讓人事檔案管理人員提供機會能夠接受相關的專業培訓，使檔案人員的專業技能以及責任感和事業心都能得到增強，并且充分認識到，職工的人事檔案管理是人力資源管理中的一個重要方面，在工作中不斷積累經驗，不斷的改進自己的工作方式和方法方法，創新自己的工作模式，從而提高工作效率，提高自己的業務素質[4]。在鑒別檔案資料真偽的過程中，能立場堅定，明辨是非。在收集檔案材料的過程中一定要進行認真的核實，嚴格把控質量關，確保是真實可靠的材料才能歸入人事檔案[5]。檔案鑒別是檔案管理工作過程中很重要的一個方面，檔案管理人員必須始終秉著認真負責的態度，充分認識到人事檔案管理的重要性，認真審核材料，確保檔案真實完整。

5）加大宣傳教育的力度，利用多種渠道向醫院的領導層以及員工個人宣傳有關人事檔案管理的相關知識，使每個人都對檔案材料的重要性有充分的認識。讓其知道人事檔案關系到本人的切身利益，并不是可有可無的，特別是再就業時，對本人具有直接的影響，此外還要做好職工的咨詢答疑服務工作，使其了解人事檔案的相關知識并充分的人事到個人檔案的重要性。

6）利用計算機技術的融入，使得人事檔案管理工作的效率得到提高。利用計算機做好檔案的轉入，轉出以及收集的登記，可以快速的查找到想要查閱的檔案材料，比傳統的手工查找要節省很多時間，同時為單位發現，培養以及使用人才，為職稱晉升，干部聘用等提供更準確可靠的依據，真正做到人盡其才，才盡其用。

總之，要更新理念，加強學習，不斷創新，形成一整套新的檔案理念，工作方式，模式，才能適應人事檔案管理的發展，使檔案管理工作實現規范化，科學化。

參考文獻

[1]陸梅.數字時代醫院檔案管理工作初探. 醫藥前沿. 2016；6（29）：390-1.

[2]孫俊曉. 探究新時期醫院人事檔案管理工作重點. 健康周刊. 2017（1）：95-6.

[3]任曉萍. 淺析醫院人事檔案管理中的相關問題. 黑龍江史志. 2014（18）：75-.

[4]王海靈. 試論醫院專業技術人員業務檔案管理及其信息化建設. 人才資源開發. 2016（12）：178.

[5]周翠蘭. 對目前醫院人事檔案信息化管理創新策略分析. 辦公室業務.2016（7）：44-.