基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑探究

韓雅男

摘 要：現(xiàn)今，社會正處于高速發(fā)展與變革時(shí)期，基層單位有必要進(jìn)行相應(yīng)的改革與創(chuàng)新，才能滿足社會發(fā)展需求?；鶎訂挝粰n案管理也應(yīng)隨之發(fā)生了相應(yīng)的改革。傳統(tǒng)的檔案管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)下實(shí)際需求，因此，有必要注重現(xiàn)代管理技術(shù)手段的應(yīng)用，以此有效促進(jìn)基層單位檔案管理工作質(zhì)量與效率的進(jìn)一步提高。本文在闡述基層單位現(xiàn)代化檔案管理的意義的基礎(chǔ)上，對基層單位現(xiàn)代化管理中存在的問題進(jìn)行了更深層次的剖析，最后提出了相應(yīng)的解決措施，希望以此為基層單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供具有參考價(jià)值的建議。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；問題；現(xiàn)代化建設(shè)途徑

在社會經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，現(xiàn)代技術(shù)在社會諸多領(lǐng)域當(dāng)中得到了廣泛的應(yīng)用，并且有效促進(jìn)了各領(lǐng)域的發(fā)展。現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠有效提升檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。就基層單位而言，在社會改革發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的基層單位檔案管理方式無法滿足實(shí)際需求，因此有必要借助現(xiàn)代技術(shù)手段，進(jìn)一步提升基層單位檔案管理工作效率與質(zhì)量，促使其與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，不斷改革與完善，最終實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。鑒于此，本文對“基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑”進(jìn)行更深層次的分析具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 基層單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義概述

對于基層單位而言，檔案管理工作作為日常工作中尤為重要的一部分，鑒于檔案當(dāng)中記錄了基層單位發(fā)展中所做出的各種重大決策與事件，通過有效的檔案管理，能夠?yàn)榛鶎訂挝坏慕窈蟮陌l(fā)展提供一些具有參考價(jià)值的信息?？梢?，做好基層單位檔案管理現(xiàn)代化工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足之處。對于基層單位單位，檔案資料涉及到基層單位方方面面的內(nèi)容，內(nèi)容較為繁雜，傳統(tǒng)的管理方式不僅僅耗時(shí)耗力，還不具備良好的效果。現(xiàn)代化檔案管理方式，能夠豐富檔案管理方式，并且能夠有效提升檔案管理效率，同時(shí)能夠快速找出檔案使用者所需要的檔案資料，有效促進(jìn)了檔案使用效率的提高[1]。

提升檔案信息管理的安全性。基層單位檔案管理工作中存在一定的漏洞，具體為保密性不強(qiáng)。另外，基層單位檔案采用紙質(zhì)方式保存，并不能長期保存，極易造成信息丟失?，F(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用，便能夠有效解決上述存在的問題，紙質(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅僅確保了檔案安全性，還有助于確保檔案的完整性[2]。

2 基層單位檔案現(xiàn)代化管理中存在的一系列問題分析

基層單位檔案在現(xiàn)代化管理發(fā)展中，出現(xiàn)了一系列問題，主要表現(xiàn)在制度、檔案利用率低下等問題，造成基層單位檔案管理無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，不利于促進(jìn)基層單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2.1 管理制度的缺失

基層單位檔案涉及到的內(nèi)容具有繁瑣這一特點(diǎn)，在具體的管理過程中，具有一定的難度，這就需要有力的制度支撐各項(xiàng)管理工作開展。然而就目前情況而言，我國大部分基層單位在檔案管理過程中，并不注重檔案管理制度的完善，造成檔案管理工作無制度可依[3]。另外，部分基層單位在制定相應(yīng)的管理制度之后，并沒有按照制度辦事，造成管理制度流于形式，并沒有充分發(fā)揮其既有作用[4]。以上種種因素的存在，均會影響到檔案管理工作朝向規(guī)范化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

2.2 基層單位檔案資料利用率有待提高

對于基層單位而言，檔案資料涉及到基層單位發(fā)展過程中的所有信息，具有較高的應(yīng)用價(jià)值，具體表現(xiàn)在能夠?yàn)榛鶎訂挝唤窈蟀l(fā)展決策提供具有參考價(jià)值的信息，從而有助于確保決策的合理性[5]。因此，基層單位有必要對此引起高度重視，加強(qiáng)檔案管理。但是就目前情況而言，基層單位并沒有意識到檔案資料管理的重要性，導(dǎo)致檔案資料利用率低下，使得檔案信息無法充分發(fā)揮其既有作用。就現(xiàn)階段基層單位檔案管理而言，檔案資源開發(fā)與利用問題可謂是最為突出性的問題。

2.3 基層單位檔案查詢、檢索效率有待提高

基層單位檔案檢索可以借助人工方式，或者是借助計(jì)算機(jī)方式進(jìn)行。從實(shí)踐效果而言，借助計(jì)算機(jī)方式明顯具有更高的效率。但是就目前基層單位檔案查詢而言，主要是依靠人工方式完成，造成檔案查詢效率低下，不利于檔案資源利用率的提高。即使部分基層單位采用計(jì)算機(jī)方式，為了提升檔案檢索效率，采取了多種檢索工具，造成檢索工具繁雜，不僅僅沒有發(fā)揮良好的效果，反而影響到檢索工作的開展。

3 基層單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具體措施分析

基層單位在發(fā)展過程中，要想促進(jìn)檔案資料利用價(jià)值的進(jìn)一步提升，就需要結(jié)合檔案實(shí)際利用，注重現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，促使檔案管理工作朝向現(xiàn)代化與智能化方向發(fā)展。

3.1 基層單位檔案管理理念的革新

針對上文所提及到的基層單位對檔案管理工作未引起高度重視這一問題，基層單位在今后的檔案管理中，有必要轉(zhuǎn)變管理理念，在日常管理工作中，需要高度認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且需要將其放在基層單位發(fā)展戰(zhàn)略上，有效推動(dòng)檔案管理工作朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。管理人員首先需要具備前瞻性眼光，同時(shí)具備開放性的管理理念，并且需要具有對現(xiàn)有管理方式創(chuàng)新的能力，才能在檔案管理工作中，重視現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用，不斷完善檔案信息檢索系統(tǒng)，以此促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，從而有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

3.2 突破技術(shù)桎梏，實(shí)現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化管理

基層單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就需要注重現(xiàn)代技術(shù)的引進(jìn)，并且需要優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，同時(shí)需要結(jié)合基層單位檔案管理特點(diǎn)，對管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化與升級，具體而言，需要相關(guān)人員做好以下幾個(gè)方面的工作。（1）進(jìn)一步完善基層單位檔案信息檢索功能，以此有效提升檔案資源的利用率。具體為將基層檔案進(jìn)行分類放置，并且需要摘出關(guān)鍵詞，便于檔案使用者通過輸入關(guān)鍵詞之后，可以快速檢索到所需要的檔案資料。鑒于檢索工具繁雜這一問題，基層單位就需要統(tǒng)一檢索工具，使用適宜的檢索工作，以此確保檢索效率的提高。（2）實(shí)現(xiàn)技術(shù)的升級與更新。在利用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案信息時(shí)，需要不斷完善計(jì)算機(jī)技術(shù)與計(jì)算機(jī)軟件，不斷提升檔案儲存空間，逐漸完善計(jì)算機(jī)的檔案編目體系，確保檔案使用者能夠隨時(shí)隨地查詢到自己所需要的檔案信息。（3）借助現(xiàn)代管理技術(shù)手段，有效提升檔案管理效率，近年來，攝影技術(shù)得以迅速發(fā)展，微縮技術(shù)與數(shù)碼攝影技術(shù)也隨之發(fā)展。電子檔案管理的微縮，主要是以信息技術(shù)與攝影技術(shù)為主，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)大容量儲存，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)智能化操作。

3.3 構(gòu)建現(xiàn)代專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

基層檔案管理工作的實(shí)施具有一定的難度，對管理人員具有較高的要求。因此，管理人員就需要不斷提升自身的管理知識與技能，同時(shí)需要認(rèn)識到檔案管理的重要性，意識到檔案管理工作質(zhì)量，直接影響到基層單位的可持續(xù)發(fā)展。鑒于此，基層單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育工作，定期組織檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，例如相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，現(xiàn)代管理技能的培養(yǎng)等，同時(shí)加強(qiáng)必要的思想政治思想教育。除此之外，基層單位需要逐步完善獎(jiǎng)懲機(jī)制與工作競爭機(jī)制，以此充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性。

4 結(jié)語

綜上所述，基層單位在改革發(fā)展過程中，有必要注重檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。針對當(dāng)下檔案管理中諸多不完善的地方，需要從理念更新，技術(shù)優(yōu)化以及構(gòu)建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)等方面入手，切實(shí)提升基層單位檔案現(xiàn)代化管理水平。

參考文獻(xiàn)

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