基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑探究

韓雅男

摘 要：現(xiàn)今，社會(huì)正處于高速發(fā)展與變革時(shí)期，基層單位有必要進(jìn)行相應(yīng)的改革與創(chuàng)新，才能滿足社會(huì)發(fā)展需求。基層單位檔案管理也應(yīng)隨之發(fā)生了相應(yīng)的改革。傳統(tǒng)的檔案管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)下實(shí)際需求，因此，有必要注重現(xiàn)代管理技術(shù)手段的應(yīng)用，以此有效促進(jìn)基層單位檔案管理工作質(zhì)量與效率的進(jìn)一步提高。本文在闡述基層單位現(xiàn)代化檔案管理的意義的基礎(chǔ)上，對(duì)基層單位現(xiàn)代化管理中存在的問題進(jìn)行了更深層次的剖析，最后提出了相應(yīng)的解決措施，希望以此為基層單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供具有參考價(jià)值的建議。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；問題；現(xiàn)代化建設(shè)途徑

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，現(xiàn)代技術(shù)在社會(huì)諸多領(lǐng)域當(dāng)中得到了廣泛的應(yīng)用，并且有效促進(jìn)了各領(lǐng)域的發(fā)展。現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠有效提升檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。就基層單位而言，在社會(huì)改革發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的基層單位檔案管理方式無法滿足實(shí)際需求，因此有必要借助現(xiàn)代技術(shù)手段，進(jìn)一步提升基層單位檔案管理工作效率與質(zhì)量，促使其與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，不斷改革與完善，最終實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。鑒于此，本文對(duì)“基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑”進(jìn)行更深層次的分析具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 基層單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義概述

對(duì)于基層單位而言，檔案管理工作作為日常工作中尤為重要的一部分，鑒于檔案當(dāng)中記錄了基層單位發(fā)展中所做出的各種重大決策與事件，通過有效的檔案管理，能夠?yàn)榛鶎訂挝坏慕窈蟮陌l(fā)展提供一些具有參考價(jià)值的信息。可見，做好基層單位檔案管理現(xiàn)代化工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足之處。對(duì)于基層單位單位，檔案資料涉及到基層單位方方面面的內(nèi)容，內(nèi)容較為繁雜，傳統(tǒng)的管理方式不僅僅耗時(shí)耗力，還不具備良好的效果。現(xiàn)代化檔案管理方式，能夠豐富檔案管理方式，并且能夠有效提升檔案管理效率，同時(shí)能夠快速找出檔案使用者所需要的檔案資料，有效促進(jìn)了檔案使用效率的提高[1]。

提升檔案信息管理的安全性。基層單位檔案管理工作中存在一定的漏洞，具體為保密性不強(qiáng)。另外，基層單位檔案采用紙質(zhì)方式保存，并不能長(zhǎng)期保存，極易造成信息丟失。現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用，便能夠有效解決上述存在的問題，紙質(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅僅確保了檔案安全性，還有助于確保檔案的完整性[2]。

2 基層單位檔案現(xiàn)代化管理中存在的一系列問題分析

基層單位檔案在現(xiàn)代化管理發(fā)展中，出現(xiàn)了一系列問題，主要表現(xiàn)在制度、檔案利用率低下等問題，造成基層單位檔案管理無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，不利于促進(jìn)基層單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2.1 管理制度的缺失

基層單位檔案涉及到的內(nèi)容具有繁瑣這一特點(diǎn)，在具體的管理過程中，具有一定的難度，這就需要有力的制度支撐各項(xiàng)管理工作開展。然而就目前情況而言，我國(guó)大部分基層單位在檔案管理過程中，并不注重檔案管理制度的完善，造成檔案管理工作無制度可依[3]。另外，部分基層單位在制定相應(yīng)的管理制度之后，并沒有按照制度辦事，造成管理制度流于形式，并沒有充分發(fā)揮其既有作用[4]。以上種種因素的存在，均會(huì)影響到檔案管理工作朝向規(guī)范化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

2.2 基層單位檔案資料利用率有待提高

對(duì)于基層單位而言，檔案資料涉及到基層單位發(fā)展過程中的所有信息，具有較高的應(yīng)用價(jià)值，具體表現(xiàn)在能夠?yàn)榛鶎訂挝唤窈蟀l(fā)展決策提供具有參考價(jià)值的信息，從而有助于確保決策的合理性[5]。因此，基層單位有必要對(duì)此引起高度重視，加強(qiáng)檔案管理。但是就目前情況而言，基層單位并沒有意識(shí)到檔案資料管理的重要性，導(dǎo)致檔案資料利用率低下，使得檔案信息無法充分發(fā)揮其既有作用。就現(xiàn)階段基層單位檔案管理而言，檔案資源開發(fā)與利用問題可謂是最為突出性的問題。

2.3 基層單位檔案查詢、檢索效率有待提高

基層單位檔案檢索可以借助人工方式，或者是借助計(jì)算機(jī)方式進(jìn)行。從實(shí)踐效果而言，借助計(jì)算機(jī)方式明顯具有更高的效率。但是就目前基層單位檔案查詢而言，主要是依靠人工方式完成，造成檔案查詢效率低下，不利于檔案資源利用率的提高。即使部分基層單位采用計(jì)算機(jī)方式，為了提升檔案檢索效率，采取了多種檢索工具，造成檢索工具繁雜，不僅僅沒有發(fā)揮良好的效果，反而影響到檢索工作的開展。

3 基層單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具體措施分析

基層單位在發(fā)展過程中，要想促進(jìn)檔案資料利用價(jià)值的進(jìn)一步提升，就需要結(jié)合檔案實(shí)際利用，注重現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，促使檔案管理工作朝向現(xiàn)代化與智能化方向發(fā)展。

3.1 基層單位檔案管理理念的革新

針對(duì)上文所提及到的基層單位對(duì)檔案管理工作未引起高度重視這一問題，基層單位在今后的檔案管理中，有必要轉(zhuǎn)變管理理念，在日常管理工作中，需要高度認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且需要將其放在基層單位發(fā)展戰(zhàn)略上，有效推動(dòng)檔案管理工作朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。管理人員首先需要具備前瞻性眼光，同時(shí)具備開放性的管理理念，并且需要具有對(duì)現(xiàn)有管理方式創(chuàng)新的能力，才能在檔案管理工作中，重視現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用，不斷完善檔案信息檢索系統(tǒng)，以此促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，從而有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

3.2 突破技術(shù)桎梏，實(shí)現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化管理

基層單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就需要注重現(xiàn)代技術(shù)的引進(jìn)，并且需要優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，同時(shí)需要結(jié)合基層單位檔案管理特點(diǎn)，對(duì)管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化與升級(jí)，具體而言，需要相關(guān)人員做好以下幾個(gè)方面的工作。（1）進(jìn)一步完善基層單位檔案信息檢索功能，以此有效提升檔案資源的利用率。具體為將基層檔案進(jìn)行分類放置，并且需要摘出關(guān)鍵詞，便于檔案使用者通過輸入關(guān)鍵詞之后，可以快速檢索到所需要的檔案資料。鑒于檢索工具繁雜這一問題，基層單位就需要統(tǒng)一檢索工具，使用適宜的檢索工作，以此確保檢索效率的提高。（2）實(shí)現(xiàn)技術(shù)的升級(jí)與更新。在利用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案信息時(shí)，需要不斷完善計(jì)算機(jī)技術(shù)與計(jì)算機(jī)軟件，不斷提升檔案儲(chǔ)存空間，逐漸完善計(jì)算機(jī)的檔案編目體系，確保檔案使用者能夠隨時(shí)隨地查詢到自己所需要的檔案信息。（3）借助現(xiàn)代管理技術(shù)手段，有效提升檔案管理效率，近年來，攝影技術(shù)得以迅速發(fā)展，微縮技術(shù)與數(shù)碼攝影技術(shù)也隨之發(fā)展。電子檔案管理的微縮，主要是以信息技術(shù)與攝影技術(shù)為主，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)大容量?jī)?chǔ)存，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)智能化操作。

3.3 構(gòu)建現(xiàn)代專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

基層檔案管理工作的實(shí)施具有一定的難度，對(duì)管理人員具有較高的要求。因此，管理人員就需要不斷提升自身的管理知識(shí)與技能，同時(shí)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，意識(shí)到檔案管理工作質(zhì)量，直接影響到基層單位的可持續(xù)發(fā)展。鑒于此，基層單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育工作，定期組織檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，例如相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，現(xiàn)代管理技能的培養(yǎng)等，同時(shí)加強(qiáng)必要的思想政治思想教育。除此之外，基層單位需要逐步完善獎(jiǎng)懲機(jī)制與工作競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，以此充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性。

4 結(jié)語

綜上所述，基層單位在改革發(fā)展過程中，有必要注重檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。針對(duì)當(dāng)下檔案管理中諸多不完善的地方，需要從理念更新，技術(shù)優(yōu)化以及構(gòu)建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)等方面入手，切實(shí)提升基層單位檔案現(xiàn)代化管理水平。

參考文獻(xiàn)

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