高校照片檔案規范化管理的探索與實踐

宋金秀

摘 要：本文對高校照片檔案管理的現狀進行了分析，提出規范管理照片檔案的措施。并對我館目前的管理方式進行解讀，進而對照片檔案管理的前景提出展望。

關鍵詞：高校 照片檔案 規范管理

照片是歷史“瞬間的凝固”， 它與文字互為補充，互相印證，更好地反映和記錄客觀事物。尤其是進入讀圖時代，圖片讓我們用最短的時間，最少的關注就能掌握想了解的事物的本質。照片作為圖片的一個分支，從1826年的第一張照片到現如今的數碼照片，經歷了翻天覆地的變化，由此形成的照片檔案也對檔案人員的管理能力提出了嚴峻的挑戰。高校中的照片檔案是高校各項活動的歷史見證，是再現高校發展歷程的有力佐證，肩負著文化傳承與傳播及社會教育等多項功能，因此做好照片檔案的管理，最大限度地發揮照片檔案的作用，是每個檔案人義不容辭的責任。

1 高校照片檔案管理現狀

因為照片的發展，目前我館保存的照片分兩大類，一類是傳統的紙質照片，一類是數碼照片。對于數碼照片的保管借用文件的保管方式，采用兩套制。

1.1 傳統紙質照片的檢索利用難

照片檔案來源廣泛，有各個職能部門還有各個學院，各個團體甚至個別人，造成了照片分類較多并且數量龐大，而傳統照片采用手動檢索，找一張照片先找目錄，再把好幾個相關相冊翻一遍，效率低下。如果是要找某一人物的照片更是從頭翻到尾，工作強度大，耗時長，卻達不到滿意的效果。如果想要查找效率稍微高一點，有時就需要利用者提供照片拍攝時間，拍攝者，拍攝事由等等條件，這對利用者造成了極大的不便，也跟不上現在社會發展的節奏。

1.2 數碼照片收集整理利用難

（1）前期控制不到位。數碼照片來源分散，可能每場活動都由不同的拍攝者去拍攝，由此使得檔案館無法對提交格式統一規范，也難以對歸檔的數碼照片進行質量控制，移交過來的照片良莠不齊，雜亂無章，更惶論六要素了。

（2）數碼照片成本低廉，隨著手機與數碼相機的普及，一場活動下來，有成百上千張照片，而這些照片并不是所有的都可以進入檔案館進行或長期或短期或永久地保存，怎樣才能選擇出真實有效且具有代表性的照片，這是對檔案管理人員鑒定能力的考驗。

（3）數碼照片的格式影響著它的利用效果。目前市場上流行的三種格式分別是JPEG、TIFF和RAW，JPEG壓縮比大，體積小，便于網絡利用；TIFF圖像格式復雜、存貯信息多，有利于原稿的復制；RAW可形象地稱為“數字底片”， 幾乎是未經過處理而直接從CCD或CMOS上得到的信息，非常便于后期處理[1]。如何選擇最適宜的保存格式，這是個難題。

2 規范管理照片檔案的措施

2.1 堅持前端控制的原則

各個單位應當指定專人負責數碼照片的拍攝工作，以便于檔案部門對拍攝者的照片格式，相機選擇，元數據，提交規范等提出要求，從而嚴格歸檔制度。由于照片檔案的特殊性，一張照片如果沒有文字說明，將沒有任何意義，所以照片的六要素：時間，地點，人物，背景，事由，拍攝者，缺一不可。文字說明的原則：字唯其少，意唯其多[2]。為了做好這項工作，照片的歸檔時間應該異于文件的歸檔時間，不應該一年一交，而是活動結束之后即可歸檔，也叫即時歸檔。同時檔案部門也應該嗅覺敏銳，多渠道、多方位探察學校的重大事件，重大活動，按內容向相關部門提出即時歸檔的要求。

2.2 堅持去偽存真，去粗取精的原則

數碼照片歸檔時檔案管理人員應該對每一張照片的EXIF信息進行檢查，通過讀取EXIF信息，可以判斷該照片是否進行過修改、添加、合成、挖補等后期編輯處理，保證歸檔數碼照片的有效性和真實性，達到去偽存真。同時還需要去粗取精。選擇具有代表性、能全面反映事件全貌及細節的照片，去掉那些圖像不清晰、角度不佳、壓縮率過大的照片，這對檔案管理人員提出了較高的素質要求，只有選擇好了照片，才可以有效控制圖片數量，減少后期整理、檢索以及存儲的壓力。

2.3 堅持兩手抓，兩手都要硬的原則

一方面要接收管理好現在產生的數碼照片，一方面也要兼顧傳統的紙質老照片，將傳統的紙質照片以數字化的形式進行異質備份，這個工作一般都是通過掃描來進行。在掃描過程中要注意掃描分辨率的確定，掃描分辨率的計算公式為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸*打印分辨率）/（照片檔案的原始尺寸*N）當打印設備為連續色調輸出設備（如數字印相設備、熱升華打印機、數字彩擴機等）時，N=1；當打印設備為半色調輸出設備（如激光打印機、彩色噴墨打印機等）時，N=4. [3]

2.4 堅持因地因時制宜的原則

照片檔案歸檔格式可根據自身條件來定。如果存儲充裕，完全可以三種格式都保存，以備各種利用。如果存儲緊張，JPEG是最適宜的選擇。如果考慮后期編輯，存儲適當的情況下，可以考慮RAW格式。任何一種格式都有利弊，順應時代，適時調整，盡可能完整、長期地將照片保存，以備后期利用。

3 規范管理照片檔案的實踐

目前，我館在管理照片檔案中采用的方法。在經費不足沒有平臺的情況下，充分利用現在的辦公軟件EXCEL進行照片檔案的管理。

（1）單獨使用一臺計算機進行照片檔案的管理。以一張1T的硬盤來算，單張JPEG格式的照片一般在4M左右，大概可以保存25萬張照片，一年的照片按2500張來算，可以存100年的照片。本著異地異質保存的原則，對照片進行光盤，移動硬盤的備份。

（2）照片采用分級管理，第一級是年度，第二級是分類，第三級是圖片文件。

（3）照片檔案的卷內目錄表作了調整，實現對圖片文件的按“件”整理。一般照片檔案的卷內目錄僅有照片號/底片號、題名、拍攝時間、備注四項，因為我館現在都是實行電子目錄，所以在項目上適當加了一些內容，以便于檢索利用。我館目前實行的卷內電子目錄有以下幾項：年度、類別、照片/底片號、光盤號、題名、拍攝時間、地點、人物、事由、背景、拍攝者、圖片。照片按年度來整理，一年的照片一個文件夾，如2017年的照片，2017文件夾下有一個EXCEL表是所有圖片的目錄，然后各個類別分別建立一個文件夾。其中EXCEL表中的圖片是個超鏈接，也就是說利用文字檢索到其中的項后，直接可以超鏈接到對應圖片，不必再一張張翻找，大大提高檢索效率。不便之處是對于不同年份的同一類別的圖片，還需要在每個年度的目錄中進行查找。我們盡最大努力實現照片檔案的進一步開發利用，同時也為照片檔案管理的規范化、現代化打下良好基礎。

4 展望

在互聯網發展如此迅捷的今天，高校照片檔案也應該借互聯網之力建立照片檔案數據庫，簡化歸檔流程，并提供即時、自助多樣的互聯網查詢利用服務，提高照片檔案的利用率。據筆者調查，我省高校目前普遍沒有專門的照片管理系統，基本都是手動或者單機管理。在這種情況下，熱切盼望省檔案學會或者檔案局可以牽頭開發一套照片管理系統，高校的這塊工作基本都一樣，統一開發可以減少成本，統一管理，并且有利于數據交換與共享。構筑統一的高校檔案信息網絡平臺，向用戶提供全方位、多層次的照片檔案信息資源共享與服務，更好地為廣大師生員工、社會提供精準的服務，為建設高水平大學做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]楊利軍.數碼照片檔案格式選擇研究[J].檔案與建設，2017（10）8-10，7.

[2]將君仁.圖為文之形，文為圖之靈——讀圖時代照片檔案文字說明的撰寫[J].檔案管理，2017（2），86-87.

[3]卞咸杰.照片檔案數字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（4）44-46.