關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考初探

姜永強(qiáng)

摘 要：本文簡單分析了信息技術(shù)在人事檔案管理的作用，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理發(fā)展展開了深入的研究分析，結(jié)合本次研究，發(fā)表了一些自己的建議看法，希望可以對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的開展起到一定的參考和幫助，強(qiáng)化檔案管理的法規(guī)建設(shè)，更好的滿足事業(yè)單位在人事檔案管理方面需要，促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理；思考

事業(yè)單位人事檔案主要是記錄事業(yè)單位工作人員基本信息，包含工作人員思想政治面貌、學(xué)歷水平、工作業(yè)績、個(gè)人經(jīng)歷等，使事業(yè)單位對(duì)每個(gè)員工的工作狀況和個(gè)人情況有詳細(xì)了解和把握。人事檔案在人才信息方面發(fā)揮著載體作用，能夠很大程度上提高人才資源的開發(fā)利用有效性。在信息化時(shí)代，人事檔案管理工作模式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，從之前的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)檔案管理，采取計(jì)算機(jī)檔案管理方式，檔案管理成本有很大下降，便于檔案的查詢、儲(chǔ)存和修改，同時(shí)還能很大程度上降低檔案管理工作強(qiáng)度，使檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性有顯著提高。因此，人事檔案信息化管理對(duì)于事業(yè)單位管理質(zhì)量的提高有著非常重要的意義和作用，本文就此展開了研究分析。

1 信息技術(shù)在人事檔案管理的作用

人事檔案記錄個(gè)人從事各類社會(huì)活動(dòng)，能夠使事業(yè)單位人事管理有效性有顯著提高，為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)，在事業(yè)單位優(yōu)秀干部選拔、人才隊(duì)伍建設(shè)、黨政管理開展等有著非常重要意義和作用。利用信息技術(shù)展開人事檔案管理，通過對(duì)檔案信息資源的分類、提取、分析，能夠使檔案工作效率有顯著提高。相比于傳統(tǒng)檔案資料，數(shù)字檔案管理保存、查詢更為方便，檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)傳遞，檔案利用率有顯著提高，檔案管理成本明顯減少。人事檔案信息化管理需要在人事檔案管理過程中應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在人力資源管理改革中有著非常重要作用和意義，能夠很大程度上促進(jìn)事業(yè)單位人事科學(xué)、高效化管理，信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，能夠促進(jìn)人事檔案管理科學(xué)化，人事檔案信息化管理，主要利用信息化技術(shù)，將人事信息按照一定的規(guī)律整理，保存在系統(tǒng)程序中，使原本復(fù)雜、繁瑣的信息變得科學(xué)、規(guī)范，具有條理性；其次，能夠提高人事檔案管理水平，隨著全球信息化時(shí)代的到來，人事檔案信息化管理，不僅能夠更上當(dāng)前社會(huì)和時(shí)代發(fā)展，同時(shí)還能使人事檔案管理水平得到有效提升，將人事檔案信息在事業(yè)單位方面的價(jià)值最大限度發(fā)揮出來；最后，人事檔案管理工作效率有顯著提高，檔案信息化管理，管理人員從之前繁雜的手工操作中解放出來，提高檔案管理的效率和水平，使人事信息查詢、保存等更加規(guī)范和條理，使人事檔案管理整體工作效率有顯著提高。

事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提高，需要做好以下幾個(gè)方面工作：

第一，健全人事檔案管理機(jī)制，信息化時(shí)代，事業(yè)單位人事管理工作需要從紙質(zhì)檔案資源保管、硬盤等檔案信息載體管理等方面出發(fā)，建立完善的管理制度，另外，定期做好檔案備份工作，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)故障或者介質(zhì)損壞等導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失和損壞。對(duì)檔案管理信息化制度進(jìn)行完善，在檔案檢查過程中嚴(yán)格按照相關(guān)制度展開，使檔案安全性和完整性得到保證。

第二，加快硬件建設(shè)，信息化建設(shè)過程中，有完善的硬件設(shè)置作為支撐，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人事管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)，從網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景出發(fā)，以網(wǎng)絡(luò)為依托，將信息化管理優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。在實(shí)際操作過程中，硬件設(shè)施建設(shè)需要從兩個(gè)方面出發(fā)，一方面是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件建設(shè)，結(jié)合事業(yè)單位人事管理工作需要，完善硬件設(shè)施；另一方面是網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)，有內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)硬件建設(shè)等方面內(nèi)容，在內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)方面，事業(yè)單位人事管理關(guān)系到每一個(gè)員工的利益，通過對(duì)局域網(wǎng)的完善，能夠?qū)⒏黝愘Y源有效整合，提高人事管理效率，在互聯(lián)網(wǎng)硬件建設(shè)方面，隨著市場競爭日益激烈化，在事業(yè)單位人事管理方面的要求越來越嚴(yán)格，利用硬件建設(shè)，使人事信息能夠有效融合至網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，打破傳統(tǒng)人事管理限制，更好的滿足市場發(fā)展需要。

第三，完善軟件系統(tǒng)，當(dāng)前市場上多數(shù)人事管理軟件系統(tǒng)都集中在企業(yè)二方面，很難滿足事業(yè)單位人事管理工作實(shí)際需要，事業(yè)單位需要做好對(duì)專用信息化軟件平臺(tái)的開發(fā)利用，更好的滿足自身實(shí)際需要，在實(shí)際工作中，一方面推廣規(guī)范化人事信息代碼，使不同事業(yè)單位在人事管理方面相互整合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享；另一方面做好現(xiàn)代化信息技術(shù)的引進(jìn)，從事業(yè)單位本身人事管理特點(diǎn)方面出發(fā)，做好信息平臺(tái)開發(fā)，滿足人事管理需要，建立完善的阿全防護(hù)機(jī)制，加大在機(jī)密信息方面保護(hù)力度。

2 強(qiáng)化檔案管理的法規(guī)建設(shè)

2.1 積極推進(jìn)依法制檔活動(dòng)的開展

一方面，檔案法治建設(shè)需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度展開，在檔案信息化管理中融入法治理念，提高檔案管理的合理化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，充分發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值和作用，能夠更好的為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展服務(wù)；另一方面，事業(yè)單位檔案管理部門需要與自身實(shí)際情況結(jié)合在一起，制定規(guī)范化操作流程，對(duì)檔案管理工作不斷改進(jìn)和調(diào)整，提高檔案法規(guī)制度工作的完善性，另外，還需要將現(xiàn)代媒體的優(yōu)勢和作用充分發(fā)揮出來，法治時(shí)間教育與日常檔案管理相結(jié)合，并在整個(gè)檔案管理工作中得到落實(shí)。

2.2 樹立依法治檔思想，深化法制觀念

信息化檔案管理必須要以法制為依托，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范和協(xié)調(diào)，提高檔案信息完整性和安全性。檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)事業(yè)單位實(shí)踐性活動(dòng)的客觀、真實(shí)反映，日常檔案管理工作職中，提高在依法治檔工作重視度，使檔案管理相關(guān)法律法規(guī)得到嚴(yán)格落實(shí)。首先，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案管理的整理和歸納，合理分類并保存；其次，做好檔案設(shè)備的管理，對(duì)于檔案柜等設(shè)備嚴(yán)格規(guī)范，當(dāng)有不規(guī)范、不合理案卷出現(xiàn)時(shí)，及時(shí)返工，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求開展檔案組卷工作；最后，在檔案組卷時(shí)，當(dāng)有不規(guī)范、不合理情況出現(xiàn)時(shí)，及時(shí)犯規(guī)，按照固定要求展開組卷工作。另外，檔案管理過程中，做好問題分析，堅(jiān)持違法必究、執(zhí)法必嚴(yán)原則，保證答案信息準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁有泄密或者破壞等情況出現(xiàn)。

2.3 加大法制和監(jiān)督檢查力度

做好執(zhí)法檢查執(zhí)行工作的落實(shí)，定期炸開檔案安全、信息化建設(shè)等方面檢查，對(duì)檔案管理程序和細(xì)則嚴(yán)格規(guī)定，保證執(zhí)法公正性和客觀性，為事業(yè)單位檔案管理信息化工作的開展打下良好基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

人事檔案管理工作能夠?yàn)槿肆Y源各項(xiàng)工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，將人事檔案管理在事業(yè)單位日常工作中作用充分發(fā)揮出來。當(dāng)前信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展的趨勢，相關(guān)單位需要加快信息化建設(shè)進(jìn)度，提高人才管理和使用方面有效性，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位的職能和作用，為我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

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