基于信息公開背景下高職院校檔案服務(wù)初探

王秋蘭

摘 要：作為21世紀(jì)一個全新的、信息化的、網(wǎng)絡(luò)化為主宰的時代下，人們更是主動對信息索取的需求愈加強烈。由于高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案方面的服務(wù)不是很重視，查找率相對很低，工作也會比較的繁瑣，所以效提高率問題就是一項重大的工作。本文針對信息化公開背景下高職院校檔案服務(wù)來進行探究，提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，豐富有關(guān)檔案的有關(guān)資源或規(guī)劃檔案室的規(guī)章制度，形成有序的規(guī)章制度。

關(guān)鍵詞：信息公開；高職院校；檔案服務(wù)；檢索

高校的檔案其意義在于記載著完整而真實的發(fā)展歷程，其中蘊藏著辦學(xué)理念、文化內(nèi)涵以及規(guī)劃的戰(zhàn)略，供學(xué)校管理者工作上的參考。在互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)信息的大數(shù)據(jù)下，高職院校的檔案服務(wù)要進行新的觀念改變，跟上時代的步伐，充分利用高效快捷的互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，突破和改善信息時代化管理的瓶頸，以致檔案管理服務(wù)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化，彰顯高職院校的信息化管理水平，開放式的管理價值理念，全方面的提高高職院校的檔案服務(wù)水準(zhǔn)。

一、信息公開背景下高職院校檔案服務(wù)的特點

1、檔案服務(wù)的智能化。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的時代下，高職院校也相應(yīng)趨向于網(wǎng)絡(luò)化、信息化邁進。高職院校檔案管理和服務(wù)實現(xiàn)智能化，全面開發(fā)檢索工具，拋去舊時期瑣碎的采集，來提高高職院校檔案管理和服務(wù)的檢索效率，實現(xiàn)智能信息化。

2、檔案服務(wù)的無紙化。在網(wǎng)絡(luò)信息的時代背景下，高職院校慢慢逐漸的減少紙質(zhì)檔案管理方式，慢慢引進先進的無紙化、信息化、數(shù)字技術(shù)化的先進服務(wù)水平。

二、信息公開背景下高職院校檔案服務(wù)的重要意義

1、可以使師生獲得信息權(quán)以及提高利用效率。在公開信息的背景下，學(xué)校師生是學(xué)校的成員，有權(quán)知道學(xué)校的基本信息的權(quán)利，他們有權(quán)利知道高校的政策以與政策有關(guān)的內(nèi)容和校園里的最新動態(tài)消息。例如：有關(guān)師生的評優(yōu)評先、先進個人、職位選評、職務(wù)晉升的有關(guān)條文制度、以及和生活中先相關(guān)的一些消息，來督促自我做到更好。

2、可以促進高職院校檔案管理的高效性。以前在互聯(lián)網(wǎng)信息化的技術(shù)還沒有全面普及到的情況下，高職院校的檔案管理服務(wù)是使用紙質(zhì)化保存下來的，這對于信息公開使用的情況下，使用效率較低、繁瑣、浪費資源。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，利用大數(shù)據(jù)代替紙質(zhì)化的檔案存儲，避免查找和檢索等繁瑣的工作，成為高職院校檔案服務(wù)管理的一種新型趨勢。

3、有效行使民主治校的監(jiān)督權(quán)。在信息公開的前提下，可以構(gòu)建公開、公正、公平的治校體系制度，高職院校的老師職工和學(xué)生是高職院校的成員，充分充當(dāng)主人翁意識，有權(quán)主動獲取真實準(zhǔn)確的信息，并對學(xué)校的管理制度提出合理化的建議和個人意見，再而參與學(xué)校的實時行動中，形成人人參與、人人監(jiān)督的管理氛圍下，更好的實現(xiàn)高職院校管理服務(wù)的宗旨。

4、更好實現(xiàn)對社會資源的調(diào)劑使用。高職院校秉承信息的公開的原則，參與到社會活動中，并得到社會有關(guān)行業(yè)組織的認(rèn)可和支持，更好實現(xiàn)對社會資源的調(diào)劑，使用比較科學(xué)的管理方法來管理學(xué)校，進而實現(xiàn)信息共享，資源調(diào)配。進而與社會事務(wù)活動形成緊密聯(lián)系來調(diào)劑社會資源。

三、信息公開背景下檔案服務(wù)的問題剖析

1、檔案服務(wù)的效率低。高職院校檔案的服務(wù)歸檔中，管理者沒有對檔案的歸檔互通性做詳細(xì)的了解，導(dǎo)致檔案資源的單一性，可利用性也相對的較低。針對于專業(yè)性的檔案利用率偏低，例：財務(wù)類、機械類、金融類、這些專業(yè)性比較強的難易被更多的人所利用。而對教學(xué)類的書使用率就偏高，例：招生計劃、教學(xué)計劃表、日?？荚嚢才牛褂寐示秃芨?，這就表明檔案的使用率參差不齊。

2、高職院校的信息的保密與公開不嚴(yán)謹(jǐn)。這個檔案管理者有著密切的關(guān)聯(lián)，科學(xué)的公開檔案信息有利于高職院校的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)有篩選的進行檔案信息的公布。

3、檔案館的儲藏資源單一。由于歷史的原因，檔案藏館內(nèi)容比率有偏差，例如政治因素、行政性、原則制度的偏多，沒有做到對檔案一視同仁。對一些重要的檔案資料沒有收集到，從而喪失利用價值。

4、檔案服務(wù)制度科學(xué)性缺失。目前高職院校的檔案倉管索取資料時欠科學(xué)性，檢索資料的時候是用人員來檢索，加上開始管理者沒有科學(xué)的將檔案歸檔，檢索的時候就比較的繁瑣，經(jīng)過很麻煩的步驟才能借到要閱讀的資料，這就使閱讀者的興趣大打折扣了。

四、信息公開背景下高職院校檔案服務(wù)管理創(chuàng)新途徑

1、提高檔案服務(wù)的效率性。提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視，提高檔案的利用率，時刻謹(jǐn)記檔案的相關(guān)內(nèi)容，加強對檔案服務(wù)的環(huán)境改善，各類的檔案放置整齊，使管理者為需求者提供檔案時一目了然，節(jié)省檢索時間，提供查閱方便的借閱途徑，爭取最大化程度的滿足于需求者。

2、控制好高職院校的信息的保密與公開。在檔案公開社會背景下的情況下，不能所有的檔案都要做到公開，有的是需要被保密的。做好檔案服務(wù)保密和科學(xué)性，這是維護好正當(dāng)利益和公共利益的要求。在高職院校秘密級檔案當(dāng)中，對涉及國家秘密的、個人隱私的、有所限制的檔案，這些是必須做到限制公開。當(dāng)然檔案服務(wù)者是要強化自身的保密意識，以法律制度為依據(jù)，嚴(yán)格保守秘密，并妥善服務(wù)管理檔案。

3、豐富檔案館的儲藏資源。檔案館的豐富程度和結(jié)構(gòu)優(yōu)化程度決定了需求人對檔案的渴望，需求者在豐富的檔案館可以最大程度上獲取自己想要利用的檔案，注重檔案的基礎(chǔ)和整合工作是必不可少的，整齊有效的做好采集、管理、整頓、鑒別、銷毀等工作要求，做好移交清單，保證檔案的完整性和一致性，不因社會客觀因素存在單一，加強豐富檔案的種類以便需求者的獲取。

4、重視檔案服務(wù)制度的科學(xué)性。將紙質(zhì)版和電子版的檔案以科學(xué)方式儲存在電腦里，在需求者索取檔案時用電腦檢索出該檔案供需求者參考。同時打造科學(xué)信息公共平臺實現(xiàn)分散檔案的無縫連接，提升檔案安全的可靠性。另外完善和優(yōu)化檔案服務(wù)的科學(xué)規(guī)章制度，用科學(xué)的方式考核管理者的服務(wù)態(tài)度及模式，對外實行檔案有償服務(wù)，更好實現(xiàn)檔案需求者和管理者的有效溝通。

五、總結(jié)

以上所述，在信息公開背景下，高職院校的檔案服務(wù)要轉(zhuǎn)變原有的管理和服務(wù)理念，完善和創(chuàng)新檔案服務(wù)機構(gòu)，豐富儲藏檔案的資料，優(yōu)化儲藏結(jié)構(gòu)，采用信息化數(shù)據(jù)化的手段和方式實現(xiàn)檔案服務(wù)的快捷化、完善化、高效化，在最大的程度上滿足檔案被需求者的需求，充分挖掘檔案服務(wù)的價值，更好的給需求者提供檔案服務(wù)。

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