檔案管理信息化發(fā)展的制約因素及解決對策

牟慶玲

摘 要：隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡時代的來臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應用和電子商務的加快推進，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)的重心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化發(fā)展；制約因素；解決對策

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，應用數(shù)字化原理和設(shè)備，對檔案資源進行科學合理的配置、開發(fā)和利用，以實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。 隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡時代的來臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應用和電子商務的加快推進，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)的重心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。在信息時代這一必然趨勢下，只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會民展實際，避免檔案機構(gòu)變成純粹博物館式的收藏組織，才能有效地保護發(fā)揮檔案部門應有的職能作用。

一、檔案管理信息化發(fā)展的制約因素

1.檔案信息化管理基礎(chǔ)工作不牢

主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個方面。硬件設(shè)施的問題是指實施信息化管理的工具缺乏，硬件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機、縮微設(shè)備、復印機以及光盤、磁盤等，由于這些設(shè)備的配備都需要較大的經(jīng)費投入作保障，而且設(shè)備的后期維護成本也較高，資金缺乏往往就會導致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環(huán)境的問題是指檔案信息管理各個環(huán)節(jié)的標準規(guī)范不統(tǒng)一。如在把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個階段，缺乏詳細統(tǒng)一的標準來要求何種紙質(zhì)檔案應采用何種轉(zhuǎn)換格式，導致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理得到不同的電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度；在電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)都沒有統(tǒng)一的要求，存在很多人為主觀因素。

2.檔案信息的保密安全性差

檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點決定的，檔案信息共享是檔案信息化建設(shè)的基本目標之一。而信息共享具有限制性，即在一個特定范圍內(nèi)共享；但檔案信息又在一定程度上具有保密性。在檔案信息化管理中，由于網(wǎng)絡等技術(shù)的應用，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡病毒、網(wǎng)絡黑客對管理計算機的入侵等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡快速傳播，很難實現(xiàn)泄密后的補救控制。

3.檔案管理人員素質(zhì)偏低

作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計算機理論知識和運用技能，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡傳輸工具，還應具備對檔案信息的加工、提煉能力，把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者。這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既熟悉檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復合型人才才能勝任這項工作，但是，囿于我國傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限，現(xiàn)有工作人員接受培訓機會渺茫，優(yōu)秀人才又難以被吸納進來，直接導致檔案隊伍綜合素質(zhì)普遍不高，嚴重制約了先進技術(shù)和先進管理理念在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應用。

二、實現(xiàn)檔案管理信息化的對策

1.夯實檔案信息化管理的基礎(chǔ)

首先，要加強硬件設(shè)備的配置。檔案部門必須正確認識自身工作的重要性，多方面爭取領(lǐng)導的支持，使其將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當中，改善設(shè)備條件。設(shè)備配備要把握既滿足工作需要，又節(jié)約成本的原則。對于這些設(shè)備，檔案部門要指派專人對檔案信息化管理的電子設(shè)備進行維護，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。充分配備計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機等信息化管理必要的硬件設(shè)備。其次，加強標準化、規(guī)范化建設(shè)。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個環(huán)節(jié)，實行標準化、規(guī)范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對檔案實行信息化管理。如文本檔案要采取Txt記事本格式還是Excel格式，必填的項目該如何填寫，選填項目可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負什么責任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴格電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設(shè)備的更新維護。

2.確保檔案信息的安全

網(wǎng)絡化檔案信息開發(fā)利用的正常運行，要依賴于計算機網(wǎng)絡的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡系統(tǒng)安全運行；此外，要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

3.加強檔案信息管理人才的培養(yǎng)

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行電子文件的制作、使用和維護，以滿足檔案管理信息化的需要。因此，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。