檔案管理信息化發(fā)展的制約因素及解決對(duì)策

牟慶玲

摘 要：隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化發(fā)展；制約因素；解決對(duì)策

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，應(yīng)用數(shù)字化原理和設(shè)備，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。 隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。在信息時(shí)代這一必然趨勢(shì)下，只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會(huì)民展實(shí)際，避免檔案機(jī)構(gòu)變成純粹博物館式的收藏組織，才能有效地保護(hù)發(fā)揮檔案部門應(yīng)有的職能作用。

一、檔案管理信息化發(fā)展的制約因素

1.檔案信息化管理基礎(chǔ)工作不牢

主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個(gè)方面。硬件設(shè)施的問題是指實(shí)施信息化管理的工具缺乏，硬件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、復(fù)印機(jī)以及光盤、磁盤等，由于這些設(shè)備的配備都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入作保障，而且設(shè)備的后期維護(hù)成本也較高，資金缺乏往往就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會(huì)受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環(huán)境的問題是指檔案信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一。如在把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個(gè)階段，缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求何種紙質(zhì)檔案應(yīng)采用何種轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理得到不同的電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度；在電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)都沒有統(tǒng)一的要求，存在很多人為主觀因素。

2.檔案信息的保密安全性差

檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點(diǎn)決定的，檔案信息共享是檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)之一。而信息共享具有限制性，即在一個(gè)特定范圍內(nèi)共享；但檔案信息又在一定程度上具有保密性。在檔案信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實(shí)現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。

3.檔案管理人員素質(zhì)偏低

作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，還應(yīng)具備對(duì)檔案信息的加工、提煉能力，把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者。這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既熟悉檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項(xiàng)工作，但是，囿于我國傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對(duì)檔案管理人力資源投入資金有限，現(xiàn)有工作人員接受培訓(xùn)機(jī)會(huì)渺茫，優(yōu)秀人才又難以被吸納進(jìn)來，直接導(dǎo)致檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍不高，嚴(yán)重制約了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理理念在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的對(duì)策

1.夯實(shí)檔案信息化管理的基礎(chǔ)

首先，要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。檔案部門必須正確認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，多方面爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，使其將檔案信息化管理納入整個(gè)單位信息化管理體系當(dāng)中，改善設(shè)備條件。設(shè)備配備要把握既滿足工作需要，又節(jié)約成本的原則。對(duì)于這些設(shè)備，檔案部門要指派專人對(duì)檔案信息化管理的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。充分配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等信息化管理必要的硬件設(shè)備。其次，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對(duì)檔案實(shí)行信息化管理。如文本檔案要采取Txt記事本格式還是Excel格式，必填的項(xiàng)目該如何填寫，選填項(xiàng)目可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時(shí)間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)并及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)。

2.確保檔案信息的安全

網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運(yùn)行，要依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運(yùn)行；此外，要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

3.加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)，以滿足檔案管理信息化的需要。因此，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。