簡述各國電子文件管理的戰略

田麗麗

摘 要：當今時代，各國在建設服務政府、責任政府和效能政府的道路上大力推行電子政務，使得電子文件管理工作扮演著越來越重要的角色。澳大利亞、加拿大、美國等電子政務建設比較先進的國家都十分重視電子文件的管理工作。

關鍵詞：電子文件管理；戰略；策略

當今時代，各國在建設服務政府、責任政府和效能政府的道路上大力推行電子政務，使得電子文件管理工作扮演著越來越重要的角色。澳大利亞、加拿大、美國等電子政務建設比較先進的國家都十分重視電子文件的管理工作。按電子文件管理國家戰略手段制定的客觀依據來分，較為典型的有：澳大利亞業務責任驅動多元化戰略、加拿大公共管理服務驅動多元化戰略、美國國家文件檔案管理署電子文件管理模式。

1 澳大利亞業務責任驅動多元化戰略

澳大利亞政府機關采用業務連續體和文件連續體集成化管理模式，建立政府機關與國家檔案館和責任權威機構的責任戰略聯盟，建立具有全局性和綜合性特點的文件管理框架，使高級管理層參與電子文件管理，了解日益俱增的電子文件難題，明確各聯盟成員的管理責任，給予資源支持，建立集成的電子文件管理對策，并將其納入風險管理、問責和信息管理。為此，澳大利亞國家檔案館從組織建構上，成為了總理和內閣下的重要業務管理機構之一，與澳大利亞國家審計辦公室、澳大利亞公共服務委員會、英聯邦專門負責聽取批評及收集意見的機構、隱私委員會平行。政府機關對電子文件管理負有主要責任，與風險管理者、規劃者、內部審計和治理活動部門關系密切；國家檔案館負責為電子文件管理提供政策、標準和指南，支持好的實踐；責任權威機構負責外部審計和指導發展變化及高層參與。澳大利亞業務責任驅動多元化戰略還體現在其文件管理框架中，從文件形成前（包括文件管理系統設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中均遵循ISO15489 文件管理國際規范，采用連貫一致的管理方式，并將其嵌入業務活動過程；電子文件管理被視為電子事務活動及其管理的重要組成，與其他管理活動一樣被納入事務活動過程；文件管理政策和其他管理政策一樣被納入事務活動管理政策；文件管理的規范同其他事務活動管理規范一樣被納入統一的事務活動工作規范體系；文件管理的績效評估和審計同樣被視為業務活動績效評估和審計的重要內容。不難看出，澳大利亞業務責任驅動多元化戰略的特征是，從好的業務治理出發，建立責任戰略聯盟，戰略目標是業務支持，戰略方針是業務分析方法論，戰略手段是業務連續體與文件連續體雙連續體集成管理方式及其績效審計。

2 美國電子政府信息技術驅動多元化戰略

1）電子文件管理的理論模式是文件全生命管理模式，電子文件按文件生命運動過程管理，分文件形成單位聯邦政府電子文件系統管理和國家電子文件檔案館永久保管和利用兩個階段，但采用連貫性和一致的管理規范。

2）電子文件管理的實踐模式是采用試點、案例研究方式構建獨立的電子文件檔案館（ERA）。ERA的發展歷程經歷了六個階段：1998～2000年開展電子檔案化挑戰對策合作研究，建立ERA 規劃；2001～2003 年開展ERA 規劃研究，組建項目管理機構，成立ERA 合同團隊，集成產品團隊，完成關鍵性規劃文件；2004～2007年開展ERA 設計與構建；2005年選擇開發商；2007 初步實施ERA；2011 完全實施ERA。

3）ERA 將是具有綜合性、系統性、動態性、虛擬化和獨立性特征的開放性檔案信息系統。它將保證計算機生成的文件能夠在未來仍然能夠保存并滿足社會各方面的基本證據需要；在保證文件真實性的同時可以長久保存，在滿足保護隱私和敏感信息的同時保證公眾的利用。它將為電子文件形成者提供文件保存和利用服務，同時指導聯邦機構的文件生命管理，支持電子政府；支持文件信息的收藏、集成與共享；支持與事務活動過程有關的流程；與其他系統建立界面；維護完整的審計軌跡；保護文件及其系統安全。

4）ERA 管理的方法及戰略有三個要點：可持續性，即長久管理與利用；真實性，即保證保存的是原件，文件形成時其過程記錄信息也形成；可延伸性，即可以適用于電子文件數量及類型的增長，可服務于各類用戶群，適應機構變革管理。ERA 實施的途徑包括：采納ISO15489 文件管理國際標準提倡的管理原則和方法；OAIS 數據交換；Inter PARES 真實性保證；San Diego Supercomputer Center 技術研究成果；電子文件管理納入電子政府管理；文件管理動議RMI ，文件生命周期事務處理過程流程再造BPR。

5）ERA 建立了系統的實施保障體系，包括將電子文件管理概念與實踐納入綜合信息管理政策及其過程和目標，確保電子文件與信息的完整；利用電子文件管理支持系統互操作性，提供決策的及時性和有效性及提高客戶信息服務；為機構電子文件的長久性利用提供工具，為政府范圍內的電子文件管理提供指南，使機構的電子文件能夠以各種類型和格式移交國家文件檔案管理署，供政府和市民未來使用。

美國電子政府信息技術驅動多元化戰略的主要特征體現在：以支持美國電子政府建設為戰略目標，電子文件管理被視為保障電子政府建設的基礎設施、技術影響對策分析法和技術建構是主要的戰略對策，建立滿足文件功能要求的文件檔案管理系統是戰略目標及對策實現的主要手段。

3 加拿大公共管理服務驅動多元化戰略

加拿大公共管理服務驅動多元化戰略的特征體現在加拿大政府文件管理的定位、原則及其規范中。文件管理的作用被定位為在國家公共事務管理中支持決策要求、問責制、財務管理、績效評估，電子文件管理被視為是機構能力的基本工具與資源，旨在提高政府服務的質量和效率，加強治理和責任，提高公共資源的財務管理和增強公共服務的能力。文件管理的原則是遵循《政府信息管理政策》、《關于管理、資源及結果組織政策》和《圖書館與檔案館法》。《政府信息管理政策》中規定信息管理包括文件管理，是政府對加拿大政府服務于民的要求，所有員工對信息管理原則、政策與標準的事實負有責任。《關于管理、資源及結果組織政策》為政府財務和非財務績效信息的收集、管理與報道提供統一的方法，在政府機構范圍內為部門和機構文件管理標準的制定提供組織基礎和框架。《圖書館與檔案館法》賦予了國家圖書館和檔案館推進政府管理信息的權利和責任及為政府機構形成信息的管理或利用提供自學成才服務的義務。《關于加拿大政府計劃、活動及結果文件管理標準的制定：業務管理者與文件專業管理者指南》是對《政府信息管理政策》、《關于管理、資源及結果組織政策》和《圖書館與檔案館法》等法規落實的具體要求和規范。該指南旨在為加拿大政府業務管理者與文件專業管理者提供文件管理指南，在為政府范圍內建立規范化的文件管理方法， 在政府機構內為業務文件作為智力資產進行管理，提供系統形成、捕獲、管理和利用的規范化控制，使政府能夠為管理和業務目的，向信息資源管理進行投資，建立有效和恰當的文件管理機制，記錄機構規劃活動建構中規定的戰略目標、規劃、活動和結果，以滿足報道、責任和其他要求。

加拿大公共管理服務驅動多元化戰略的主要特征是：從政府公共服務的視角獲取高級管理層對機構文件信息管理的支持，強調高效的文件管理可以減少與文件管理相關活動的風險，可以支持政府決策、法律取證，支持政府對社會的服務和問責，促進政府間的溝通交流，提高公眾對政府的信任。