加強市縣兩級城建檔案管理工作研究

城建檔案管理工作是市縣兩級在城市建設管理中的一項基礎性工作，對于整個社會和經濟的發展起著非常重要的保障作用。城市建設檔案是城市各項建設發展的真實的歷史記錄，是城市規劃、建設和管理的科學依據和查考憑證，更是工程建設各項成果的結晶。它不僅為城市的規劃、建設、改擴建提供科學的依據，而且也為城市建設檔案管理工作如何科學地發展提供有力的基礎性支持。因此，城市建設檔案管理工作是城市建設管理的重要組成部分，也是城市發展的歷史見證。

自一些市縣開展城市建設檔案管理工作以來，一些人對這項工作重要性的認識不足，有一種錯誤的理解，認為這項工作是針對一些大的城市展開的，對于市縣兩級來說可以說是舉足輕重，這樣，整個工作的開展受到了不同程度的制約，遇到了很大的阻力，無法適應發展的城市建設的需要。

1 市縣兩級城建檔案管理工作面臨的問題

通過調查走訪，一些市縣城建檔案管理工作的問題主要表現在以下幾個方面：

1.1 檔案人員專業素質參差不齊

城建檔案管理工作的主要任務是接收、保管、統計、利用全市具有保存價值的圖表、文字等綜合性、永久性的城市建設檔案，對建立城建檔案的部門和單位進行業務指導，并有監督、指導、檢查的責任和義務。一些市縣兩級建館（室）時間短，大量城建檔案的形成都分散在不同部門、不同單位，檔案專業人員少，大都沒有接受過系統專業知識培訓與高等專業教育。有的部門及單位只配備有簡單的檔案室，檔案人員還是兼職，只有一些初、中級職稱專業人員或技工類人員，副高級以上職稱的專業技術人才少之又少。更為嚴重的是，前些年受傳統觀念的影響，有些人把檔案單位或部門看作是未來養老單位，都擁擠到城建檔案管理部門“濫竽充數”。城建檔案在快速發展的城市建設中產生了大量的聲像檔案、電子文檔、地下管線檔案，由于人員素質較低，城建檔案的管理工作無法適應社會的需要，也只能勉強的開展工作，根本無法完成建設現代化數字城建檔案館的任務與使命。

1.2 城建檔案辦公經費短缺

由于一些市縣領導對城建檔案工作的重要性和意義性認識不足，重視不夠。重工程建設，輕檔案管理，地方財政預算經費嚴重不足，大都沒有專業化的辦公場所，在外租房辦公。經費甚至是按“人員編制經費”發放，公務經費少之又少，用于購置檔案最基本的密集柜都連年無法實現。有的城建檔案管理部門或單位無法購買工作所需要的有關設備和器材，有的辦公場所不足，辦公條件簡陋，至于檔案庫房建設等更是無從談起。收集來的城建檔案資料得不到妥善保管，甚至出現丟失、腐爛、變質，嚴重影響了城建檔案的管理與利用。

1.3 建設、施工單位對檔案重視不夠

改革開放前，我國沒有建立專門的城建檔案管理單位或部門，城建檔案管理工作基本處于空白狀態，建設和施工單位對建設工程檔案的建立或保存處于放任自流。改革開放后，我國雖然建立了城建檔案管理制度和相應的單位和部門，出臺了一批有關法律法規，但是受舊的傳統和習慣的影響，許多建設單位和施工單位仍然沒有認識到建設工程檔案的重要性。在具體的工作中，有的建設單位雖然和檔案部門簽訂了《檔案移交責任書》，但在監督指導的過程中發現，檔案資料員沒有固定人員，資料圖紙亂堆亂放，實際操作與規章流程根本不符，在竣工移交的過程中存在不積極主動上交資料和被動上交資料的現象。近些年來雖然國家、省、市相繼出臺了一些檔案管理辦法和規章制度，但執行起來難度很大，仍有許多建設施工單位沒有把此項工作列入重要議事日程，尤其是一些資質小的施工隊，在這方面的問題就更為嚴重。

1.4 城建檔案管理部門缺少獨立的執法權

一般地說，我國市縣兩級的城建檔案管理單位都屬于事業單位編制，沒有法定的執法權。雖然受行政主管部門委托執法，但是，由于沒有專門的檔案執法隊伍和人員，而是由城建檔案管理人員兼職，在具體執法過程中，總感到名不正，言不順，底氣不足。當遇到被執法單位或個人提出異議或抵制時，往往產生退縮情緒而影響執法效果。從而嚴重影響了城建檔案的收集、接收等工作。

2 對加強市縣兩級城建檔案管理工作的思考

2.1 加大城建檔案法律法規宣傳力度

依法治檔，是做好城建檔案工作的有效手段。城建檔案管理部門要積極開展城建檔案法律法規宣傳工作，提高工程建設單位及相關人員的檔案意識，使相關人員理解和認識到城建檔案的重要性，從而增強其做好有關城建檔案各項工作的自覺性和主動性，變“應付交工程資料”為“主動交工程資料”，把按規定移交竣工資料變為一個自覺按時的環節。

2.2 重視加強和規范城建檔案接收工作

要完善檔案工作與之對應的法規和制度，完善建設工程檔案備案制、專項驗收以及竣工驗收等制度，通過與建設單位簽訂建設工程檔案報送責任書等形式，從制度上強化對建設工程檔案的監管力度，保證城建檔案的接收、保管質量，做到城建檔案按時移交和接收。城建檔案館（室）要做好工程檔案預驗收工作，未經檔案部門預驗收的工程不得組織竣工驗收。

2.3 建立完善城建檔案執法機制

規劃和建設行政主管部門要根據有關法律法規，建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建檔案的有效工作機制。把工程檔案執法工作納入城鄉規劃和建設監督管理規范，加大城建檔案行政執法檢查力度，對不按規定報送城建檔案的單位和個人，要嚴格依據相關法律法規予以查處。對工程竣工驗收后不按時向城建檔案館（室）移交檔案的建設項目，要按有關法律法規和規章制度給予處罰。

2.4 提升城建檔案管理人員的整體素質

市縣兩級城建檔案工作起步較晚，城建檔案的工作涉及面廣，職能崗位多，專業技術性強等特點，決定了城建檔案執法工作所需知識面比較寬，不僅要求城建檔案干部必須具有較高的整體素質，而且對其業務素質有著更為嚴格的要求。所以，一定要注重城建檔案干部隊伍的建設工作。建設行政主管部門和城建檔案管理部門特別要加強培訓，促使城建檔案管理人員不斷提高業務水平和現代化管理能力。

2.5 強化認識，切實解決城建檔案管理工作中存在的問題

城建檔案管理工作是一項綜合性強、門類齊全的工作。市縣兩級的領導一定要充分認識城建檔案管理工作在城市建設中的重要地位，對城建檔案館（室）人員不足的，要增設編制；各項經費不足的，要增加預算資金，辦公場所不夠或辦公條件簡陋的要想辦法盡快解決。使城建檔案管理工作盡快適應飛速發展的城市建設的需要，為城市建設的現代化建設和管理做出相應的貢獻。

作者簡介

郭晉保（1976-），男，山西澤州，漢，本科，畢業于中北大學；指導老師：柴李紅