淺析檔案信息化建設的發展趨勢

岑桃

摘 要：檔案信息化是通過運用現代信息技術實現檔案信息資源的規范管理和有效共享、開發與利用。檔案信息化以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，以擴大檔案信息資源開發利用為目的，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為社會各項建設服務。

關鍵詞：檔案；信息化建設；發展趨勢

1 檔案信息化建設的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實現檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

二是可用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優勢，可以發揮重要作用。

三是可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。

2 檔案信息化的意義

（一）檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢。隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰略地位進一步提升，處于改革開放關鍵時期的中國，社會與國民經濟信息化進程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經濟社會發展的重要資源來進行管理。隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網絡化的發展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發展趨勢。

檔案管理信息化建設是時代賦予檔案管理部門新的任務和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉化，是由單一的管理工作向社會服務性工作轉化的一個具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調取、檔案共享、人才隊伍建設等方面的工作開展，更符合我國現代社會的發展需求，也是檔案管理工作的最終發展方向。

（二）檔案信息化建設也是我國現階段工作的重要內容。《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中一項重要任務就是：“貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設；加快推進傳統載體檔案數字化、電子文件接收、重要數字信息采集等數字檔案資源建設；實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。

檔案數字化工作的迅速發展，使檔案數字化的規模不斷擴大，檔案數字化對象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質檔案方面，已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數字化。檔案數字化作為一項檔案基礎業務的地位得到了確立。

（三）社會的發展促進和推動了檔案管理業務的變革。隨著檔案信息化的逐步推進和發展，以手工操作為主的傳統檔案管理方式已經難以適應新的信息環境，在歸檔、館藏建設、目錄編制、統計、編研、檔案信息開發利用等諸多管理環節都需要隨之而變。傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過度，檔案管理的主要環境開始逐漸向數字環境遷移。檔案領域通過運用計算機技術開展檔案管理的各項業務工作，如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標引、編目、統計、借閱、庫房管理等，并能使傳統檔案管理的各個業務環節實現無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質量。

3、檔案信息化建設的發展趨勢

3.1制定行之有效的規章制度。

制度的保障是檔案信息化建設順利開展的前提，制度管理是法治理念的體現。在檔案信息化建設的過程中，每一個環節都要做到制度先行，利用嚴格的規則把管理約束住，把信息化建設的各個方面有機結合起來，保證檔案管理行為在任何時候都有序開展。同時要建立檔案工作人員責任追究制度，對于違反文件收集、歸檔和檔案管理相關條例制度，造成檔案泄露、檔案損毀的工作人員，要嚴格按照相關管理規定進行處罰和責任追究。

3.2檔案信息化建設人才培養。

高素質、專業化的檔案信息化管理人員，能夠在加快檔案信息化建設的進程中起到決定性作用。現代化信息技術日新月異，先進的技術必須依托于優秀的人才，在職檔案工作人員也應該與時俱進，積極主動學習檔案學、管理學和計算機方面的知識，讓自己成為綜合型人才，在推動檔案信息化建設中起到更好的作用。

3.3做好檔案安全保障工作

做好檔案信息資源的安全體系保障，企業根據自身檔案建設情況，從實際出發制定合理的檔案信息資源保護機制和檔案管理應急預案。對于突發情況和自然災害，檔案管理人員能夠在第一時間進行組織搶救和轉移資源，最大限度的防止突發情況對檔案資料造成的損壞，提高應對各種危險情況的快速反應能力，切實保證檔案資源的安全。

3.4處理好傳統管理和信息化管理的關系

只有處理好傳統檔案管理與現代化檔案管理的關系，才能更好的實現檔案信息化建設。這要求我們在保證傳統檔案管理的特殊性同時，也要考慮到全面普及檔案信息化建設之后與其的矛盾。作為檔案的根本屬性，原始記錄性是其重要保存形式，檔案信息化建設必須要兼顧信息化管理和其原始憑證作用兩方面，才能達到檔案信息化建設的科學和嚴謹。總之，隨著科技不斷進步，檔案信息化建設的全面實行將不再遙遠，利用電子計算機等先進設備并發揮其作用，可以使檔案信息管理效率得到有效提高；同時建立檔案管理應急預案，加強檔案信息安全工作，可為檔案信息化建設提供安全保障；對檔案管理人員進行信息技術的培訓有助于加快檔案信息化現代化管理系統的建設步伐。當前我國已經把社會信息化擺在重要位置，這也為檔案信息化建設提供了廣闊的發展前景。

4 結束語

檔案信息化建設并非一日之功，需要各部門的長期努力。而且，檔案信息的網絡化與網絡、硬件設別、資金投入等多種因素有關。在檔案信息化的發展過程中，各檔案管理單位具有較為充裕的時間及時根據檔案信息化的發展來調整發展方向，從而能夠更好地適應社會的發展，更好地服務于社會。我們必須要不斷完善檔案信息化技術，把握機遇、開拓創新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態、有效的措施高效開發利用檔案信息資源，為國家檔案事業的穩步發展作出貢獻。

參考文獻

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