加強人事檔案數字化管理工作的思考

姜帆

摘 要：在當前網絡環境下，紙質的人事檔案越來越無法適應當前人才流動性的發展需要求。因此在當前人事檔案管理工作中，數字化已成為人事檔案發展的主要趨勢。目前各單位都積極開展人事檔案數字化管理，以此來提高人事檔案的利用水平。文中分析了人事檔案數字化管理工作的優勢，并進一步對加強人事檔案數字化管理工作的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：人事檔案：數字化管理；優勢；策略

在市場經濟環境下，人才流動性較大，事業發展過程中對于人才需求量不斷增加，在這種新形勢下，傳統的人事檔案管理模式越來越無法與當前人事管理工作相適應。在當前信息社會環境下，網絡成為人們工作和生活中不可或缺的重要工具，在當前人事檔案管理工作中，也需要充分的運用網絡信息技術來加快推動人事檔案數字化發展，以此來為檔案利用者提供更具便捷性和高效的檔案信息，有效的提高人事檔案管理工作的效率，更好的發揮出人事檔案信息的重要價值。

1 人事檔案數字化管理工作的優勢

1.1 保護檔案，縮短查找時間

在人事檔案數字化管理工作中，通過運用掃描技術來實現人事檔案信息的數字化處理，并將人事檔案信息上傳至計算機系統中，形成人事檔案數字化副本，這不僅實現了對原始紙質檔案的有效保護，而且擴大了人事檔案的使用范圍，為相關人員對人事檔案信息的查找和更新提供了更多的便利。

1.2 備份存儲，防止惡意篡改

通過實現人事檔案的數字化管理，在日常使用過程中主要是利用數字檔案，可以有效的保證紙質檔案的存儲安全。而且人事檔案數字化管理的實現，可以實現對檔案信息的有效備份，確保數字檔案與紙質檔案信息的一致性，這樣通過備份對比，能夠及時發現被自發的檔案信息。而且在對人事檔案進行處理過程中，將其分批次進行處理，并將檔案信息進行異地存儲，對于需要修改的檔案要多個部門聯動審核，有效的保證了人事檔案的安全性。

1.3 一勞永逸，形成規范定式

實現人事檔案的數字化管理，在紙質檔案數字化轉化過程中會對人事檔案有一個系統的整理，進一步規范人事檔案流程，實現人事檔案記錄流程的自動化，這樣可以有效的實現人力資源的節約，全面提高人事檔案管理水平。

1.4 快速定位，方便人才調度

人事檔案數字化管理的實現，單位在人員調度及部分轉換工作過程中，能夠快速對人事檔案信息進行篩選，準確找到與要求相符合的人員信息。而且基于人事檔案數字化管理的基礎上，可以通過增設人才管理中心合理記錄和反饋工作人員日常的情況，為人事檔案數字化管理工作的開展提供更多的便利條件。

2 加強事業單位人事檔案數字化管理的策略

2.1 增強單位人事檔案管理意識

當前事業單位各項改革工作的不斷深入，這也使人事檔案受到更多的關注。在當前人事檔案數字化建設進程推動過程中，需要全面提高人事檔案數字化管理的意識，加快檔案管理理念的轉變，在實際工作中能夠嚴格按照相關政策和制度要求，做好人事檔案信息的實時更新，強化對人事檔案數字化管理工作的監督，為人事檔案數字化管理的實現奠定良好的基礎。

2.2 構建科學、規范的人事檔案信息數字化管理系統

操作系統作為現代人事檔案信息數字化管理的軟件基礎，需要和硬件相互匹配。針對軟件技術和操作系統的這個特征，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事檔案信息數字化管理的操作系統主要包括兩個方面的內容，即：硬件與軟件設施，二者匹配程度高才能夠使得人事檔案信息數字化管理系統的完整性更佳。所以說，在對檔案信息數字化管理操作系統進行篩選時，需要考慮計算機中原來儲存的數據以及信息是否被刪除掉。由于計算機操作系統存在的差異性很可能會對人事檔案信息的儲存格式進行改動，那么這就會導致信息的部分缺失或者無法準確讀出。為了預防此種情況的發生，應該注意充分考慮數據的丟失問題，是否被丟失、該信息操作系統是否有惡意插件或者帶有病毒等影響人事檔案信息安全的因素等。

2.3 建立大型數據庫

在人事檔案數字化重審工作推進過程中，需要基于單位自身的實際情況，根據紙質檔案的實際內容來實時編輯，并通過建立人事檔案數據庫，將人事檔案信息轉化了數字化形式，導入到 計算機系統中，實現紙質檔案與數字檔案信息的一致性。建立人事檔案信息管理系統，其由前臺和后臺操作系統共同組成，后臺系統主要是為工作人員提供人事檔案信息的完事和修改工作，以此來保證檔案信息的收錄和存儲的完整性。前后系統則用于信息的檢索和查詢。在人事檔案信息數字化建設過程中，大型數據庫的建立是其必不可少硬件基礎，實現信息的載入和存儲，為人事檔案管理工作提供更多的便利，可以全面提高人事檔案信息的數字化化管理工作的效率和質量。

2.4 建立健全檔案管理安全機制

為推進事業單位人事檔案管理的數字化建設進程，也應配備完善的安全管理機制。事業單位中涉及到很多保密的人事檔案，管理人員應根據其需求，建立健全檔案信息管理制度，提高檔案管理安全保障系數，認真落實不同檔案信息的備份工作，利用數字化技術，保障檔案存儲工作的安全性。同時，領導人員應適時進行法律法規等教育工作，讓檔案管理人員意識到工作的重要性，在應用數字化技術的過程中注意做好保密工作，加入專業的保護措施。此外，在進行檔案數字化建設的過程中，應意識到使用互聯網就會對檔案管理工作產生相應的威脅，必須利用安全措施避免第三方攻擊，避免信息外泄等問題，樹立檔案管理人員良好的職業道德，嚴格按照相關標準使用電腦、存儲資料。

2.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案數字化管理水平的高低與檔案管理人員的綜合素質息息相關。當前事業單位檔案管理人員整體存在老齡化的問題，檔案管理人員年齡普遍偏大，對于新知識接受能力較差，這就對人事檔案數字化建設工作的推進帶來了較大的影響。因此需要重視檔案管理人員的培訓工作，通過開展系統的計算機應用技術培訓，使檔案管理人員能夠扎實掌握計算機基礎知識，并能夠靈活應用各種新技術和新設備，全面提高人事檔案數字化管理的效率和質量。

3 結束語

在當前信息化環境下，人事檔案數字化已成為大勢所趨。通過加快推動人事檔案數字化建設，可以有效的縮短人事檔案查詢時間，提高人事檔案管理工作的效率。因此事業單位需要重視人事檔案數字化建設，積極轉變觀念，重視數字化檔案管理人才的培養，全面提高人事檔案數字化管理水平，進一步推動人事檔案管理工作的有序發展。

參考文獻

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