機關檔案室業務指導創新的幾點思考

肖燕

摘 要：文章分析了機關檔案室收集歸檔工作困境，提出通過業務指導創新來解決困境，并結合實際工作經驗，從變業務指導為業務服務、建立檔案工作績效考核機制、采用信息化與遠程化指導方式、借力信息化建設促進業務職能轉變四個方面給出了創新的具體思考與做法。

關鍵詞：機關檔案室；業務指導；歸檔；創新

歸檔階段檔案收集與整理是檔案工作的起始環節，決定機關檔案室館藏檔案的數量與質量，直接影響機關檔案工作的水平，對于機關檔案事業的發展致關重要。歸檔階段的檔案收集與整理是由機關各部門兼職檔案員負責，具體操作是由各部門文件材料形成人員負責，由于實行年度歸檔，這些工作人員一年集中在一兩個月收集、整理檔案，因為不是專職檔案工作人員，所以對于要求細致的歸檔業務難免生疏，造成歸檔工作中的困難。

解決困難的關鍵是加強檔案業務指導，通過機關檔案室專職檔案員的業務指導，幫助機關各部門兼職檔案員提高業務能力水平，是《檔案法》賦予機關檔案室的重要職責。但從實際工作情況來看，眾多機關檔案室并沒有因為開展業務指導工作，而改變 “被動歸檔”“檔案難收”“歸檔案卷質量差”的局面。要讓機關立卷歸檔部門工作人員主動地將檔案收集、整理納入日常工作，結合實際工作體會，可從下面幾個方面去創新、改革機關檔案室的業務指導工作。

1 轉變觀念，變“指導”為“服務”

事前不上門、歸檔嚴把關，合格收進來、有錯退回去，上門檢查加督促、到期就下催交單，是機關檔案室歸檔業務指導中的常見現象，體現的是上對下“指導”的理念，實施的是業務“嚴管”，而實質上是將《檔案法》賦予的“指導”職責混淆為“監督”職責。在轉變機關職能與作風的大背景下，機關檔案室要樹立“服務”觀念，把業務指導作為檔案室提供的一種輔助性服務，用服務的理念、態度和方式來開展這項工作。

基于“服務”為出發點的業務指導，機關檔案室可以從幾個方面做出改變：一是從易于機關立卷歸檔工作人員操作修訂“三合一”制度，設計部門歸檔材料盡可能不交叉的分類體系，每年根據部門工作內容為其量身定制歸檔參考范圍。二是從上門督促變為上門排憂解難，主動地發現問題解決問題，幫助兼職檔案員建立文檔工作機制和工作流程。三是服務性指導下沉一級，由對兼職檔案員的指導延伸到對文件材料形成與管理人員的指導；監督性指導上提一級，由以兼職檔案員為主改為以部門檔案工作負責人為主。四是，適應立卷歸檔部門工作人員檔案收集、整理時間零碎的特點，采用靈活方式提供業務指導服務。五是，將檔案整理質量管理由歸檔移交時的把關審核為主，變為部門整理過程中的指導性服務為主，盡可能使兼職檔案員檔案移交歸檔一次成功。六是，做好歸檔工作布置的同時，還要組織開展兼職檔案員業務研討，征求兼職檔案員對歸檔工作的意見改進工作。

2 業務指導與監督有機結合，建立檔案工作績效考核機制

業務指導與業務監督是機關檔案室的兩項基本職責，兩者間是相輔相承的關系。“機關檔案室行政管理職能缺乏，業務監督沒抓手，業務指導沒人聽”，則是機關檔案室業務指導與業務監督相脫離真實寫照。有的偏重監督而業務指導不到位，兼職檔案員的工作陷入業務不熟又得不到幫助的混亂狀態，監督根本無法推進歸檔工作的落實與完成。有的大力指導而怕得罪人不敢監督，檔案室工作人員為完成歸檔任務由指導歸檔變成為求人歸檔。這都源于沒有將業務監督指導有機結合起來，沒有形成良性的檔案工作績效考核機制。

機關檔案室業務監督與業務指導有機結合，建立以歸檔工作為核心，歸檔時間、歸檔率、歸檔質量為考核點，從以下方面來構建：一是，建立業務指導責任制，明確機關部門歸檔業務指導責任人，并把業務指導人員所指導部門的年度歸檔情況與其年度考核掛鉤，促進業務指導人員把業務指導落實到位。二是，建立歸檔工作臺賬與歸檔情況通報制度，由業務指導人員建立歸檔工作臺賬。三是，建立檔案催交制度，對到期未歸檔、歸檔不全和整理規范打回重新整理的部門，逐級下發催交通知單，還不能解決問題的，將相關情況報機關紀檢部門處置。四是，建立部門檔案工作考核細則納入機關效能考核，將拒不歸檔、不按時歸檔、檔案安全事故等情形作為一票否決。五是，開展業務指導工作滿意度測評，以檔案室業務指導工作人員為測評對象，由機關各部門分管檔案工作負責人、兼職檔案員對其進行評價，根據指導的部門歸檔情況進行加權評分，作為專業技術人員業務考核的參考依據。

3 善用信息技術改變指導方式，突破業務指導時間、空間限制

機關檔案室一般人力單薄，機關部門兼職檔案員本職工作繁忙而處理檔案業務時間零碎，容易形成傳統上門業務指導方式中的矛盾，檔案室專職檔案員和部門兼職檔案員間常因約不著時間而使上門業務指導不了了之。因此，歸檔任務完成不了時，兼職檔案員怪專職檔案員沒有業務指導，專職檔案員怪兼職檔案員對檔案工作“說起來重要，忙起來不要”。機關檔案室的業務指導方式，需要創新性地采取兼職檔案員可隨時隨地即學即用的方式解決矛盾。

采用現代信息技術和新媒體技術，將業務指導信息化、遠程化，“互聯網+檔案”發展的趨勢。比較方便實現且效果較好的方式主要有兩種：一是制作多媒體教學課件與教學視頻，就機關檔案收集、整理、著錄等工作的操作規范等共性問題，可由檔案室工作人員按流程錄制成視頻，將課件視頻上傳到內部網站、OA平臺、工作QQ群，讓兼職檔案員和部門文件材料整理人員隨時學習。二是通過計算機、手機端的常用即時通訊工作QQ、微信等，以視頻通話的方式遠程對檔案實體收集、整理操作進行指導，讓檔案室工作人員足不出戶就可為兼職檔案員和部門文件材料整理人員提供指導服務。

4 借力信息化建設推進在線即時歸檔，使檔案收集、整理業務指導日常化

機關檔案每年度集中時段歸檔，日常文書管理與檔案工作的脫節，規范的文檔管理未能融入機關工作人員日常工作，以致出現前文所述兼職檔案員和部門文件形成人員容易忘記檔案工作。而行之效的解決辦法，就是讓檔案收集、整理、歸檔成為兼職檔案員和部門文件形成完整的工作流程，使檔案管理成為日常工作不可缺少的有機組成部分。

檔案工作日常化的發展路徑就是文檔一體化管理。電子政務的發展，機關OA平臺的廣泛建設，黨和國家關于加強電子文件管理的決議，《歸檔文件整理規則》的修訂，使機關文檔一體化管理實現電子文件在線歸檔和檔案信息在線著錄具備了良好的基礎。以此為基礎，機關檔案室應順勢推行電子文件在線歸檔和紙質文件網上預立卷歸檔，將在OA平臺上電子文件流與電子檔案流銜接起來，使歸檔成為機關各類工作流的辦結環節，使文件整理著錄與轉檔成為機關工作人員必須完成的工作。檔案信息化建設，將促進部門立卷歸檔全面落實，也將促使機關檔案室的職責由整理檔案向指導機關工作人員規范整理檔案、著錄檔案條目信息、網上轉檔轉變，網上業務指導與歸檔審核將成為機關檔案室工作人員日常工作的重要內容。

適應檔案信息化趨勢，用服務的觀念、創新的方式去開展機關檔案業務指導，機關檔案收集歸檔工作將呈現新的局面。

參考文獻

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[2]王春玲，淺談檔案業務監督指導工作[J].黑龍江史志，2015（13）：183。