電子政務環境下檔案信息資源管理的策略

摘 要：隨著信息技術的發展，互聯網時代的到來，辦公場所也全面進入了無紙化時代。在電子政務覆蓋全國的今天，檔案信息資源的管理要求也變得更加嚴格。在電子政務環境下對檔案信息資源進行合理有效的管理，能夠推動電子政務環境的良性發展和循環。本文就電子政務環境下檔案信息資源管理的策略展開討論。

關鍵詞：電子政務；檔案信息；資源管理；策略

從世界上第一臺計算機發明后，人類就“一發不可收拾”的踏入了新的科技時代，信息時代改變了人類的生活方式，也改變了辦公方式。改革開放以來，我國的互聯網技術不斷發展，各個行政部門和事業單位已經基本進入了辦公無紙化和信息化時代，檔案儲存也朝著信息化發展，那么在電子政務環境下，檔案資源管理應當如何發展？

1 電子政務概述

電子政務是一個現代才產生的新興學術名詞。指的是引入互聯網技術對政府機構工作進行聯網處理的新型辦公方式。但是其實電子政務的概念比較寬泛，不同的政府機構對電子政務的解釋不盡相同，在本文中，我們暫時只用電子政務最為寬泛的意義。電子政務其實是一個政務系統，它不同于傳統的政務系統，幾乎采用的是無紙化的電子信息傳輸來完成的，減少了人工和時間上的浪費。電子政務的存在依托于互聯網技術，是第三次科技革命的產物之一。根據每個政務部門的不同，電子政務還區分不同的系統，根據部門的不同能夠分支為不同的管理系統。這些系統都是龐大的政務系統的一個小小分枝。

電子政務往往被認為是將傳統的政務系統轉到網絡上，方便辦公，但實質上，電子政務和傳統的政務系統是全然不同的，它實質上屬于互聯網范疇，兩個范疇是不相同的。

2 電子政務環境下檔案信息資源管理的特點

檔案部門在起初是一個獨立的部門，在沒有互聯網的時代，檔案信息完全是依靠紙質保存，在這樣的環境下，檔案的管理是一個困擾幾個世紀的問題。在沒有電子政務的環境下，檔案往往難以調動，難以查詢，難以保存。建國以來檔案丟失的事件數不勝數。但是在互聯網科技下，檔案信息可以通過掃描上傳成為數據，依靠云儲存環境做到易調動、易查詢、易保存，極大的提高了檔案部門的辦公效率。

檔案信息資源管理本身具有很多的特點，但是在電子政務環境下檔案信息資源綜合來說只有三個明顯特點：第一，能夠實現多個檔案目標的管理和規范。在電子政務基本覆蓋政府部門的今天，檔案的數量也不斷攀升。過去檔案只有一份，兩個部門如果同時需要這份檔案，在分配上會產生問題。但是在電子政務環境下檔案經過部門授權就可同時調取，能夠解決檔案數量不足的問題。第二，能夠多方面對檔案信息進行管理。當我們需要制造一份檔案時，在沒有政務系統的環境下，我們需要到各個部門索取檔案信息，這是一件非常麻煩的事情，政府機關的部門繁多，一份檔案的制作往往需要一天的時間，非常浪費人力和時間。但是在電子政務環境下，檔案可以以信息化方式直接在每個部門的系統上進行登記，最終打印即可。這也可以應用在檔案的分部門管理上，也是當今環境下檔案發展的總體趨勢。第三，管理模式的多樣性。在過去，檔案的管理是由一個較大的部門由非常多的人力共同承擔的。[1]但在電子政務環境下，檔案管理甚至可以成為某一個部門系統下的一個分支，比如一個人的簡歷檔案就會儲存在人力資源部的系統分支下。根據檔案信息的不同可以分級分發到多個部門進行共同管理，減少資源浪費。

3 電子政務環境下檔案信息化的現狀分析

電子政務覆蓋面較為廣泛，檔案管理近年來也逐漸歸為電子政務的范疇。就目前來講，在電子政務的支持下，檔案信息資源可以融在電子政務中成為一個新的資源管理中心。隨著電子政務的發展，檔案信息化的進程也在不斷加快。并且在不同環節，檔案信息資源被分支的越來越細致，越來越方便建立和調取。同時，電子政務環境下懟檔案信息資源提出了新的挑戰，由于當下檔案信息資源的發展慢于電子政務系統的發展，兩者的步伐并不一致，易產生資源浪費等問題，不利于雙方的發展，但我門相信這樣的問題在將來必定能夠得到解決。

4 電子政務環境下檔案信息資源管理的策略

無論是電子政務還是檔案信息資源，它們都依賴于網絡環境。只要網絡環境良好，電子政務就能順利發展，那么對檔案信息資源的管理上漏洞也會逐漸減小。但是在當前環境下，電子政務對檔案信息資源的管理仍然存在一些問題，我們可以通過一些策略上的改動彌補這些缺點。

4.1 全面性檔案數據庫和單一性檔案數據庫的共同建立

上文我們提到，很多檔案上包含著各個部門的信息，這些不同的信息能夠通過各個部門系統的分支系統進行管理，但是在匯集檔案信息時，往往會出現較為麻煩的狀況。因此，為了避免這樣的漏洞，我們要求在實現各部門的獨自管理之前首先建立全面的綜合檔案數據庫。再將檔案信息分配到各個部門當中去，采用總分的方式而不是分總。這樣能夠確保數據的準確性，也更方面管理。

4.2 做好政務公開

如何能夠保證檔案信息的安全呢？最方便的方法就是施行政務公開，由人民通過監督權保證檔案信息資源管理的安全性。[2]在檔案信息化不斷發展的今天，頻頻發生檔案被竊和檔案丟失、篡改的問題。這樣的問題往往會造成群眾對信息保護環境的惶恐，而政務公開不僅能夠做到安撫群眾，還能夠做好檔案的安全管理，對于檔案信息資源也是一種保護措施。

4.3 改變管理模式

在對檔案信息資源的管理模式上，不能夠一昧采用傳統的管理模式。電子政務不同于傳統政務，在管理上也不盡相同。我們這里的管理值得是對于檔案系統安全的管理。很多政務系統做了加密和防盜，這對于檔案的管理非常有幫助。但是這些系統維護需要專業的管理人才，因此，政府機構應當重視此類人才的培養，對系統的防盜和防中毒防泄漏問題給予重視。

5 結尾

綜上所述，信息化覆蓋全世界的今天，檔案信息的管理的各種方法都在不斷健全，與電子政務的融合更是對檔案信息更深層次的保護網。雖然電子政務和檔案信息當前處于磨合階段，但是在不久的將來，我們相信檔案信息會在電子政務環境下取得更好的發展。互聯網發展的今天，電子政務系統對檔案信息資源應當是攜手并進。

參考文獻

[1]宋恩梅.電子政務環境下政府信息資源管理結構及發展趨勢[J].圖書情報知識，2010.（3）.

[2]張紅霞.基于電子政務的檔案信息網絡建設思考[J].檔案管理，2010.（6）.

作者簡介

安慧（1986-），女，吉林省敦化市人，漢，檔案助理館員，本科。