信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理

孫晶

摘 要：在事業(yè)單位的內(nèi)部，檔案管理扮演著重要的角色，這可以進(jìn)行更準(zhǔn)確的決策.文章通過分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，研究了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的不足，有針對性的提出了信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化；檔案管理

1 引言

伴隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著發(fā)展機遇，相關(guān)的事業(yè)單位檔案管理部門必須加大對于信息化背景檔案管理工作的重視力度，下面是筆者對信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的研究。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性分析

首先，通過檔案管理信息化可以提高檔案管理的可靠性，過去的檔案管理工作里，檔案材料是以紙質(zhì)材料為載體的，這些紙質(zhì)材料很容易受到多種因素的影響，一旦遭到破壞就很難修復(fù)，必然會對事業(yè)單位自身造成損失。通過現(xiàn)代的信息化手段可以把原本需要紙質(zhì)材料保存的檔案存儲到計算機里，防止檔案被破壞。一方面可以實現(xiàn)檔案資料的長期保存，另一方面還可以更快的檢索信息。

其次，檔案管理信息化更便于實現(xiàn)檔案檢索使用。將檔案資料合理進(jìn)行分類歸檔儲存以后，通過檔案管理信息系統(tǒng)以及各種檔案管理軟件的使用，可以直接進(jìn)行有關(guān)檔案資料的線上查詢檢所使用，取代了傳統(tǒng)的借閱方式，不僅有利于保護(hù)檔案資料，更有利于提高檔案管理效率，提升檔案工作為事業(yè)單位內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)服務(wù)的水平。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題分析

3.1 事業(yè)單位檔案管理信息化的制度體系不完善

事業(yè)單位檔案管理信息化工作必須借助于完整的制度體系，只有這樣才可以保障相關(guān)工作有序展開，但是現(xiàn)在的制度建設(shè)存在很多漏洞，造成了檔案管理信息化建設(shè)在推進(jìn)過程中缺少科學(xué)指導(dǎo)。

3.2 檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化水平不高

對于一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)來說，他們意識到檔案管理工作信息化的價值，然后沒有針對歸檔的原始資料提出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不管是歸檔資料的格式要求，還是歸檔目錄設(shè)置等方面，不夠統(tǒng)一規(guī)范，有的歸檔檢索流程也不夠完善，一定程度上影響了檔案資源的共享利用。

3.3 檔案管理工作人才隊伍建設(shè)落后

檔案管理工作對于工作人員有非常高的要求，不過，現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理者人才缺乏，而且培訓(xùn)投入力度也比較小，有些檔案管理工作人員能力水平難以適應(yīng)檔案信息化工作的實際需要，這對于整體檔案管理工作水平具有一定不利之處。

3.4 檔案管理手段落后，缺乏創(chuàng)新

從目前來看，事業(yè)單位的檔案管理工作并不主動，很多信息需求者不能獲得足夠的信息，對于事業(yè)單位來說，它們的檔案管理部門僅僅是形式主義，未能主動地去開發(fā)檔案信息資源，且其管理手段十分落后，過程繁瑣，效率低下，缺乏有時效性的管理創(chuàng)新方案。

3.5 事業(yè)單位檔案管理較為封閉，難以進(jìn)行共享

對于我國的事業(yè)單位來說，在進(jìn)行檔案管理時使用的都是過去的檔案管理模式，由于檔案信息都是非常保密的，所以常年以來都不公開檔案材料信息，造成事業(yè)單位的檔案信息處于半封閉狀態(tài)，其價值不能被充分地利用起來。

4 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

4.1 按照信息化建設(shè)的相關(guān)要求對事業(yè)單位的檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范完善

在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作必須按照不同事業(yè)單位的內(nèi)部組織機構(gòu)以及實際業(yè)務(wù)管理需要等，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理制度。在設(shè)計具體的制度時，必須規(guī)定好具體的檔案管理內(nèi)容，保障各個工作可以有序進(jìn)行。

4.2 提高事業(yè)單位檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平

要想提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化，就要做好內(nèi)部流程的管理工作，制定好相關(guān)的檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范好具體的檔案管理工作。重點是對事業(yè)單位的檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子檔案歸檔和管理、檔案信息化利用、數(shù)字檔案資源的價值挖掘、信息化安全標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)系到事業(yè)單位檔案工作基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)要求、技術(shù)處理等方面的內(nèi)容，進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)定，通過高標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作，有利于提高事業(yè)單位檔案管理工作水平。

4.3 改進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理技術(shù)水平

要想提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平就要重視技術(shù)的作用，具體來看要從以下幾個角度出發(fā)：第一，要在事業(yè)單位建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并將事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)與事業(yè)單位內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)之間進(jìn)行有效的銜接，以實現(xiàn)有關(guān)檔案資料電子文件的全過程管理和前端控制；第二，不斷優(yōu)化現(xiàn)在的信息檢索技術(shù)，借助于多樣化的搜索技術(shù)來提高整體檢索效率；第三，加大對于信息技術(shù)的安全管理，重視技術(shù)保密工作，特別是對聯(lián)網(wǎng)的檔案管理，更應(yīng)該加強病毒防范以及木馬侵襲等問題，確保事業(yè)單位檔案管理的保密性。

4.4 加強對事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育

事實上，在影響事業(yè)單位檔案管理工作水平的眾多因素里，工作人員的綜合素質(zhì)是最關(guān)鍵的因素，要想提高檔案管理工作信息化，就要重視檔案管理人才隊伍水平提高，具體來看，要從以下幾個方面采取措施：首先，要讓員工們掌握好基礎(chǔ)的知識。特別是強化對事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理法律法規(guī)、檔案資料開發(fā)利用等方面的培訓(xùn)，強化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力保障；其次，必須加大對于事業(yè)單位檔案管理人員技術(shù)水平的培訓(xùn)，這樣可以提升事業(yè)單位檔案管理工作整體水平。

4.5 管理人員要注重檔案系統(tǒng)的硬件安全

要想在信息化背景下建設(shè)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，就要加大對于硬件安全的重視力度，這里所提及的設(shè)備安全主要包含系統(tǒng)硬件自身的安全和其他因素對于硬件設(shè)施的影響。分開來看，系統(tǒng)硬件本身的安全問題，例如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全，其中包括存儲設(shè)備的安全、服務(wù)器的安全、操作設(shè)備的安全等。周圍的影響因素主要有各種災(zāi)害的影響等，所以相關(guān)的工作人員必須及時做好檢查工作，預(yù)防出現(xiàn)安全事故。總得來說，系統(tǒng)硬件會對整個數(shù)字檔案存儲工作產(chǎn)生直接的影響，必須加大對其重視力度。

4.6 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理者要重視信息技術(shù)的管理、運用與軟件系統(tǒng)安全

事業(yè)單位的數(shù)字化檔案可以更好的共享信息，同時對于事業(yè)單位自身工作也具有重要意義。在事業(yè)單位數(shù)字化檔案作用下，那些非法分子很容易盜取事業(yè)單位檔案信息，因而，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)必須得到重視和運用。通過設(shè)置安全密碼來存儲信息，相關(guān)管理者還要及時做好檢查工作，防止病毒侵入，做好對數(shù)據(jù)的備份，加設(shè)一些認(rèn)證身份的環(huán)節(jié)，積極預(yù)防潛在風(fēng)險，將危險拒之門外。另外，對于事業(yè)單位來說，必須意識到檔案信息的價值，及時備份信息，包括紙質(zhì)檔案備份，并且要建立恢復(fù)機制，在數(shù)字檔案遭到破壞的時候，能夠進(jìn)行“災(zāi)后重建”及時恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)。

5 結(jié)束語

通過上面的分析可以得知，在信息化背景下事業(yè)單位檔案管理信息化具有重要意義，相關(guān)的管理人員必須意識到信息化檔案管理的價值，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理途徑，同時還要不斷完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)手段，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。文章通過分析事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性，研究了事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題，有針對性的提出了解決措施，為相關(guān)事業(yè)單位工作者提供參考和借鑒。

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