檔案管理現代化中檔案管理原理的整合運用實踐研究

梁綺妮

摘 要：現代化管理是將傳統化的管理理念轉變成科學化的管理理念。隨著電子文件的廣泛應用，檔案管理現代化中的實體檔案正向虛擬檔案轉變，加之受信息技術及大數據、云存儲等的影響，使檔案管理工作面臨著機遇和挑戰。通過概述檔案管理現代化管理理念和檔案管理原理的標準化、統一化、通用化特點，提出建立優化的檔案信息管理系統、基于整合原理建立檔案兩級管理、建立電子文件和數字檔案登記備份制度的檔案管理整合運用對策。

關鍵詞：檔案管理；管理系統；兩級管理；數字檔案

1 檔案管理現代化與檔案管理原理的特點

1.1 檔案管理現代化概述

現代化的檔案管理是運用現代化的科學管理方法與優越的技術設備相結合，以使管理者發揮主觀能動性，達到改變傳統的檔案管理模式，使檔案管理邁向現代化，促進現代化檔案管理的系統化、智能化管理的實現[1]。據悉，“十三五”時期我國檔案事業發展的總目標為：到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，建成與全面建成小康社會奮斗目標相適應的、有效服務和支撐國家治理的檔案事業發展體系。檔案管理現代化的實現，能保障企業、機關事業單位、非營利組織等機構檔案收集與管理安全的實施，并方便這些機構中的人員查看檔案，對其檔案管理環境進行優化，從而幫其減少存儲空間，實現對原件檔案的管理。

1.2 檔案管理原理的特點

1.2.1標準化

檔案管理的標準化是由管理標準、基礎標準和技術標準構成[2]。其中，管理標準是指檔案管理需根據國家規定的法律制度加以管理，保障檔案管理的合法、合理；基礎標準是指一切管理工作的開展應以檔案管理為基礎點；技術標準是指檔案管理要利用科技技術開展管理工作，并跟隨科技變化創新管理方法，以提高檔案管理工作效率與質量。

1.2.2統一化

檔案管理的統一化由如下若干點構成：一是不論完整的還是分散的檔案，均要實行統一化管理，即統一歸到一處管理，保障管理工作的零漏洞；二是采取一致性的管理方法，將檔案視為重要管理對象，維持檔案管理秩序，提高檔案管理效率；三是跟隨時代發展步伐即使更新檔案管理方法。

1.2.3通用化

檔案管理的通用化對提升檔案管理工作效率和質量及降低檔案管理者工作量意義重大。這需要企事業單位做好檔案文書立卷、檔案整理編排、檔案歸檔、電子檔案錄入和設密等工作，并及時更新檔案管理技術，以加強對檔案的保護和開發力度。

2 檔案管理現代化中檔案管理的整合運用對策

2.1 建立優化的檔案信息管理系統

系統化管理是檔案管理現代化核心基礎理論。在現代化發展中，需要將檔案管理的整個工作模式作為企事業管理中的重要內容，其核心內容是指通過信息的處理實現系統性的處理模式，若在該過程中實現現代化檔案管理模式，就應要求檔案管理中的相關管理者改變傳統信息處理模式，從中建立優化的信息管理系統，實現系統性的檔案信息管理。此舉在國內已有成功先例，比如上海通用汽車有限公司和別經量子偉業時代信息技術有限公司早在2009年就聯合研制了《上海通用汽車檔案管理擴展系統》（以下簡稱“系統”）。該系統依托上海通用公司先進的信息技術平臺，采用集中和分布相結合數據管理模式，實現了對企業檔案多全宗跨門類、全過程的管理。主要內容包括：一門市跨庫檢索和較為嚴格的、多級別矩陣權限控制等安全措施。其中，上海通用公司的多全宗檔案管理使總公司不僅能對每個基地檔案室做統一管理和規范控制，而且還允許各單位持續保持相對獨立性和個性化管理，這符合大型企業結構層次復雜、子公司地理位置分散的檔案管理需求。所以，系統幫助上海通用公司大大提高了檔案的查全率。

2.2 基于整合原理建立檔案兩級管理

檔案管理以檔案室或電子文件中心為依托，需要完成元數據管理、封裝、分類、鑒定、處置、審計、檢索利用等多層工作，可謂工作內容雜多。通過檔案整合模式的建立能有效提高信息處理效率，所以在檔案信息管理中通過以一個企業或單位為檔案管理的整體主導、各部門協同合作的合理性分工模式的建立，能幫助企業或單位提高檔案管理工作效率和質量。

當前，我國很多企業或事業單位基于檔案管理的整合原理而建立了檔案兩級管理，并取得了重要成效。比如十堰市竹溪縣疾控中心就對疾病控制業務檔案建立了兩級管理的辦法。疾控業務檔案兩級管理是在竹溪縣疾控中心綜合檔案室的統一監督指導下，將疾病控制業務形成的技術檔案分別實行中心、科室兩級管理。具體包括四項內容：一是業務檔案的管理接受中心綜合檔案室統一指導，由中心檔案室負責具體組織實施；二是對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監測檔案分為中心級業務檔案和科室級業務檔案；三是凡是歸中心綜合檔案室管理的業務檔案，均由可是負責人進行收集、整理和立卷，并定期向中心綜合檔案室提交歸檔，由檔案室再行統一保管和提供利用；四是凡是劃入科室級檔案的業務檔案，均由科室自行負責收集、整理和立卷，并由科室人員負責保管和提供利用。竹溪縣疾控中心采取檔案兩級管理取得了重要成效，其一是檔案兩級管理有助于改善檔案存儲空間和業務檔案數量之間的矛盾；其二是中心管理有助于提高疾控業務工作整體水平，并提高了檔案管理者的工作效率和質量，分工合作和匯總到中心綜合檔案室的舉措，大大縮減了檔案管理者的工作量。

2.3 建立電子文件和數字檔案登記備份制度

電子文件和數字檔案等級備份最初由浙江省檔案局于2009年提出，這是一種符合制度設計原理要求的創新性制度設計，為大數據時代下電子文件的安全管理指明了發展道路，也為信息時代下如何維護電子文件“真實性”找到了較好的管理措施。

面對電子文件和數字檔案的大量涌現，國家現有的檔案管理制度已然不能滿足檔案管理的四種需求，即保障檔案信息安全需求、實現檔案證據保全需求、推動檔案資源整合以構建新形勢下檔案安全保障體系和檔案信息資源體系需求、不斷提升檔案工作服務大局和服務社會及服務顯示的能力需求。在此四種需求的響應之下，電子文件和數字檔案登記備份制度建設的必要性日益彰顯。越來越多的實踐證明了電子文件和數字檔案登記備份制度更能適應現代化下檔案管理對象變化的需要，更能滿足為法人、社會組織、企事業單位開展業務工作提供真實、完整、可用、安全的證據保障體系。原因在于，通過電子文件和數字檔案登記備份制度的建設，不僅能實現對社會重要電子文件、數字檔案資源的有效行政監管，而且還能以簡化的備份措施（如備份至“國家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統、“檔案云”移動服務平臺等）促使數據恢復、證據保全的實際檔案管理目標的有效達成。對此，呼吁企業、事業單位及非營利組織在機構內部積極建立電子文件和數字檔案登記備份制度。

3 結論

總而言之，檔案管理現代化中，企事業及非營利組織機構的檔案管理需做到以標準化、統一化、通用化特點為原理，建立健全的現代化、系統化、智能化的檔案管理模式，以強化檔案管理者職責、檔案歸檔與備份制度、檔案資料查閱和利用制度、檔案保密制度等，從而提高檔案管理的實效性，促進機構可持續發展。

參考文獻

[1]李新梅.現代化檔案管理中檔案管理原理的應用[J].科技經濟市場，2014（9）：75-76.

[2]聶春生.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J].祖國，2016（24）：82-82.

[3]王英瑋.“電子文件和數字檔案登記備份”制度的創新價值和所依托的原理分析[J].浙江檔案，2010（s1）：12-16.