新形勢下社保業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)探討

黃炳輝

摘 要：2009年，國家頒布《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，對社保業(yè)務(wù)檔案管理工作提出明確要求。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，社保業(yè)務(wù)檔案工作取得了一定成果，同時也存在一些問題和不足。本文首先分析了社保業(yè)務(wù)檔案工作的重要性，然后指出當前管理工作存在的問題，最后闡述了規(guī)范化建設(shè)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：社保業(yè)務(wù)；檔案管理；規(guī)范化；建設(shè)措施

社保業(yè)務(wù)檔案屬于國家檔案資源的組成部分，是社保經(jīng)辦單位日常工作的真實記錄，做好檔案管理工作，能提高管理的標準化、規(guī)范化、信息化，保障社保基金安全有序運行，保障參保人的實際利益。從內(nèi)容來看，社保業(yè)務(wù)檔案包括養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育五類，以下結(jié)合實踐探討了規(guī)范化管理方法。

1 社保業(yè)務(wù)檔案工作的重要性

1.1 維護民眾合法權(quán)益

社保業(yè)務(wù)檔案，記錄了單位和個人參保情況、社保費用繳納情況、享受社保待遇情況等，是一種基礎(chǔ)憑證。透過檔案資料，反映出黨和國家在社保工作上的政策方針是否落到實處，以及各項管理措施是否高效運行[1]。新的經(jīng)濟社會背景下，做好社保業(yè)務(wù)檔案工作，能確保檔案的真實度、完整度，促使社保體系更加穩(wěn)定發(fā)展，從而保障參保人員的合法權(quán)益。

1.2 促進社會和諧發(fā)展

統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，目前我國參保單位和個人的數(shù)量不斷增加，與此同時勞動者的流動性更加明顯，這就為社保業(yè)務(wù)檔案工作帶來難度。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，才能科學(xué)有序地處理各項檔案資料，提高管理效率和質(zhì)量，推動社保事業(yè)健康發(fā)展，促進經(jīng)濟社會和諧發(fā)展。

2 當前社保業(yè)務(wù)檔案工作存在的問題

2.1 融合性不強

眾所周知，社保業(yè)務(wù)范圍廣泛，由此形成的檔案數(shù)量繁多。檔案機構(gòu)缺少完善的管理標準，管理工作的隨意性和盲目性大，甚至出現(xiàn)按照以往經(jīng)驗辦事的現(xiàn)象。此外，部分工作人員采用綜合性檔案管理模式，單純對自己保管的部分檔案進行管理，會影響整個檔案管理工作的統(tǒng)一性[2]。由于管理方法不統(tǒng)一，本系統(tǒng)、 本部門的檔案資源，和其他系統(tǒng)、其他部門的檔案資源難以共享，橫向、縱向溝通時的效率低下，影響檔案管理工作有序進行。

2.2 規(guī)范化不夠

社保業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化不夠，主要體現(xiàn)在以下幾點：一是檔案管理人員的配備不合理，要么是專業(yè)知識體系豐富，但缺少工作經(jīng)驗，導(dǎo)致實際管理效率低下、錯誤頻出；要么是只有經(jīng)驗、沒有專業(yè)知識，實際工作方法不當，缺少創(chuàng)新意識。二是工作經(jīng)費投入不足，檔案管理設(shè)備陳舊，對于檔案柜、計算機、掃描儀、復(fù)印機的使用不到位，日常工作中的防火、防潮、防塵、防蟲措施不到位，影響檔案資料的安全性。

2.3 信息水平低

隨著社保業(yè)務(wù)檔案工作量加大，管理機構(gòu)逐漸實現(xiàn)了信息化管理，利用計算機取代人工開展計算、查詢、核對等工作，能顯著提高工作效率和質(zhì)量。但是，由于硬件、軟件、人員的配備不完善，因此實際管理工作的信息化水平低，依然存在人工操作現(xiàn)象；檔案管理模式落后，數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計、查詢均費時費力。另外，檔案資源的開發(fā)利用效率低，針對不同類型的社保檔案，沒有建成一個系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫，影響開發(fā)利用工作的開展[3]。

2.4 人員素質(zhì)差

在社保業(yè)務(wù)檔案的管理人員配備上，由于缺少明確的規(guī)定，難以實現(xiàn)定人、定崗、定編的目標。以基層管理機構(gòu)為例，人才數(shù)量有限，面對大量的管理工作，可能存在兼職現(xiàn)象，難以全身心投入到檔案管理中。另外，社保業(yè)務(wù)檔案工作具有明顯的政策性，對工作人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力提出了較高要求。然而實際情況中，部分檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位，人才聘任機制不完善，導(dǎo)致工作人員的知識、技術(shù)、素質(zhì)不滿足工作要求，難以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需求，直接影響管理效果。

3 新形勢下社保業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)措施

3.1 完善制度保障

建立完善的規(guī)章制度，能為社保業(yè)務(wù)檔案工作提供支持和保障。其一，檔案工作要有章可循，根據(jù)檔案工作特點，合理設(shè)置管理機構(gòu)，遵循依法管檔的原則，通過完善制度來規(guī)范管理。以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)[4]，要明確檔案工作人員的職責，從借閱、保密、庫房管理等方面，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，推進檔案工作的制度化、專業(yè)化。其二，管理制度要嚴格落到實地，提高社保業(yè)務(wù)檔案管理的嚴肅性，管人、辦事均以制度為準，實行責任追究制度，避免出現(xiàn)管理漏洞。對于管理機構(gòu)而言，應(yīng)該提高檔案管理意識，認識到檔案管理的重要性，制定明確的管理目標；將管理工作納入績效考核中，工作成果和薪酬待遇、評優(yōu)爭先相掛鉤，以此激發(fā)工作人員的積極性。

3.2 提升人員素質(zhì)

社保業(yè)務(wù)檔案工作的政策性強，管理人員作為檔案工作的主體，綜合素質(zhì)的高低直接影響管理成果的好壞。對此，管理機構(gòu)應(yīng)該樹立人本意識，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動性。其一，學(xué)習和檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，分析總結(jié)社保業(yè)務(wù)檔案的特點，樹立高度責任心，提高管理工作的自覺性，避免出現(xiàn)隨意管理、擅自篡改資料等行為。其二，開展技能培訓(xùn)工作，組織工作人員進行業(yè)務(wù)交流，實行引進來、走出去戰(zhàn)略，學(xué)習成功的檔案管理經(jīng)驗，實現(xiàn)自身管理方法的創(chuàng)新和優(yōu)化。其三，適應(yīng)新形勢下社保業(yè)務(wù)檔案管理的需求，努力學(xué)習互聯(lián)網(wǎng)、計算機、現(xiàn)代通訊等設(shè)備的使用，以此提高檔案管理效率和質(zhì)量。

3.3 加強規(guī)范管理

針對社保業(yè)務(wù)檔案進行規(guī)范管理，是維護參保人員和單位實際利益的必要途徑。在具體做法上，首先明確歸檔范圍，完善檔案管理流程和方法，保證檔案資料管理工作的及時性。其次從安全性入手，檔案資料不可再生，應(yīng)該加強保管，落實九防措施，委派專人負責檔案的保管和維護。最后從實際工作出發(fā)，將檔案資料分為以下內(nèi)容[5]：①基本信息；②賬號征繳材料；③人員變動手續(xù)；④工傷認定文件；⑤醫(yī)療費用清單；⑥繳費記錄憑證。

3.4 落實審查措施

分析社保業(yè)務(wù)檔案造價的原因之一，就在于檔案建立管理過程中的審核不到位，難以保證檔案的真實性。對此，社保檔案建立之前，應(yīng)該審核參保人，了解家庭情況、資金信用情況、經(jīng)濟收入等資料，保證個人資料的真實性。在檔案建立完成后，定期開展審核工作，確保檔案內(nèi)容和個人實際情況相符合，保證各項資金均能到達參保人手上。

3.5 推行信息技術(shù)

現(xiàn)代信息技術(shù)在社保業(yè)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，一是建立信息管理系統(tǒng)，管理平臺用于檔案信息的收集、編輯、查詢、使用等，實現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一管理，為資源共享提供依據(jù)。二是檔案信息采用數(shù)字化錄入形式，工作人員要熟練使用計算機和專業(yè)軟件，以提高工作效率，改善檔案服務(wù)水平。三是加強檔案資源的開發(fā)利用，建成檔案信息數(shù)據(jù)庫，研發(fā)繳費憑據(jù)、繳納記錄等模塊，拓展檔案資源的服務(wù)空間。

4 結(jié)語

綜上所述，做好社保業(yè)務(wù)檔案工作，能維護民眾合法權(quán)益、促進社會和諧發(fā)展。當前社保檔案工作存在的問題，主要是融合性不強、規(guī)范化不夠、信息水平低、人員素質(zhì)差。對此，應(yīng)該完善制度保障、提升人員素質(zhì)、加強規(guī)范管理、落實審查措施、推行信息技術(shù)，適應(yīng)新形勢下社保檔案管理工作的需求。

參考文獻

[1]徐濱清.新形勢下社保業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（10）：99.

[2]魯艷麗.論新形勢下社保業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（5）：103.

[3]省社保局.強化基礎(chǔ)服務(wù)民生全力做好社保業(yè)務(wù)檔案工作[J].蘭臺世界，2014，（z1）：10-10，11.

[4]肖紅霞，陳俐.關(guān)于社保業(yè)務(wù)檔案管理若干問題的思考[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2013，（16）.

[5]郭東水.完善社保檔案達標與電子文件管理[J].管理觀察，2014，（17）：57-58.