新形勢下社保業務檔案工作規范化建設探討

黃炳輝

摘 要：2009年，國家頒布《社會保險業務檔案管理規定》，對社保業務檔案管理工作提出明確要求。隨著經濟社會的發展，社保業務檔案工作取得了一定成果，同時也存在一些問題和不足。本文首先分析了社保業務檔案工作的重要性，然后指出當前管理工作存在的問題，最后闡述了規范化建設措施，以供參考。

關鍵詞：社保業務；檔案管理；規范化；建設措施

社保業務檔案屬于國家檔案資源的組成部分，是社保經辦單位日常工作的真實記錄，做好檔案管理工作，能提高管理的標準化、規范化、信息化，保障社保基金安全有序運行，保障參保人的實際利益。從內容來看，社保業務檔案包括養老、醫療、工傷、失業、生育五類，以下結合實踐探討了規范化管理方法。

1 社保業務檔案工作的重要性

1.1 維護民眾合法權益

社保業務檔案，記錄了單位和個人參保情況、社保費用繳納情況、享受社保待遇情況等，是一種基礎憑證。透過檔案資料，反映出黨和國家在社保工作上的政策方針是否落到實處，以及各項管理措施是否高效運行[1]。新的經濟社會背景下，做好社保業務檔案工作，能確保檔案的真實度、完整度，促使社保體系更加穩定發展，從而保障參保人員的合法權益。

1.2 促進社會和諧發展

統計數據顯示，目前我國參保單位和個人的數量不斷增加，與此同時勞動者的流動性更加明顯，這就為社保業務檔案工作帶來難度。實現檔案管理的規范化，才能科學有序地處理各項檔案資料，提高管理效率和質量，推動社保事業健康發展，促進經濟社會和諧發展。

2 當前社保業務檔案工作存在的問題

2.1 融合性不強

眾所周知，社保業務范圍廣泛，由此形成的檔案數量繁多。檔案機構缺少完善的管理標準，管理工作的隨意性和盲目性大，甚至出現按照以往經驗辦事的現象。此外，部分工作人員采用綜合性檔案管理模式，單純對自己保管的部分檔案進行管理，會影響整個檔案管理工作的統一性[2]。由于管理方法不統一，本系統、 本部門的檔案資源，和其他系統、其他部門的檔案資源難以共享，橫向、縱向溝通時的效率低下，影響檔案管理工作有序進行。

2.2 規范化不夠

社保業務檔案管理的規范化不夠，主要體現在以下幾點：一是檔案管理人員的配備不合理，要么是專業知識體系豐富，但缺少工作經驗，導致實際管理效率低下、錯誤頻出；要么是只有經驗、沒有專業知識，實際工作方法不當，缺少創新意識。二是工作經費投入不足，檔案管理設備陳舊，對于檔案柜、計算機、掃描儀、復印機的使用不到位，日常工作中的防火、防潮、防塵、防蟲措施不到位，影響檔案資料的安全性。

2.3 信息水平低

隨著社保業務檔案工作量加大，管理機構逐漸實現了信息化管理，利用計算機取代人工開展計算、查詢、核對等工作，能顯著提高工作效率和質量。但是，由于硬件、軟件、人員的配備不完善，因此實際管理工作的信息化水平低，依然存在人工操作現象；檔案管理模式落后，數據的收集、統計、查詢均費時費力。另外，檔案資源的開發利用效率低，針對不同類型的社保檔案，沒有建成一個系統化的數據庫，影響開發利用工作的開展[3]。

2.4 人員素質差

在社保業務檔案的管理人員配備上，由于缺少明確的規定，難以實現定人、定崗、定編的目標。以基層管理機構為例，人才數量有限，面對大量的管理工作，可能存在兼職現象，難以全身心投入到檔案管理中。另外，社保業務檔案工作具有明顯的政策性，對工作人員的思想素質、業務能力提出了較高要求。然而實際情況中，部分檔案管理機構的業務培訓不到位，人才聘任機制不完善，導致工作人員的知識、技術、素質不滿足工作要求，難以適應新形勢下檔案管理工作的需求，直接影響管理效果。

3 新形勢下社保業務檔案工作規范化建設措施

3.1 完善制度保障

建立完善的規章制度，能為社保業務檔案工作提供支持和保障。其一，檔案工作要有章可循，根據檔案工作特點，合理設置管理機構，遵循依法管檔的原則，通過完善制度來規范管理。以《中華人民共和國檔案法》為依據[4]，要明確檔案工作人員的職責，從借閱、保密、庫房管理等方面，完善相應的規章制度，推進檔案工作的制度化、專業化。其二，管理制度要嚴格落到實地，提高社保業務檔案管理的嚴肅性，管人、辦事均以制度為準，實行責任追究制度，避免出現管理漏洞。對于管理機構而言，應該提高檔案管理意識，認識到檔案管理的重要性，制定明確的管理目標；將管理工作納入績效考核中，工作成果和薪酬待遇、評優爭先相掛鉤，以此激發工作人員的積極性。

3.2 提升人員素質

社保業務檔案工作的政策性強，管理人員作為檔案工作的主體，綜合素質的高低直接影響管理成果的好壞。對此，管理機構應該樹立人本意識，充分發揮管理人員的主觀能動性。其一，學習和檔案管理相關的法律法規，分析總結社保業務檔案的特點，樹立高度責任心，提高管理工作的自覺性，避免出現隨意管理、擅自篡改資料等行為。其二，開展技能培訓工作，組織工作人員進行業務交流，實行引進來、走出去戰略，學習成功的檔案管理經驗，實現自身管理方法的創新和優化。其三，適應新形勢下社保業務檔案管理的需求，努力學習互聯網、計算機、現代通訊等設備的使用，以此提高檔案管理效率和質量。

3.3 加強規范管理

針對社保業務檔案進行規范管理，是維護參保人員和單位實際利益的必要途徑。在具體做法上，首先明確歸檔范圍，完善檔案管理流程和方法，保證檔案資料管理工作的及時性。其次從安全性入手，檔案資料不可再生，應該加強保管，落實九防措施，委派專人負責檔案的保管和維護。最后從實際工作出發，將檔案資料分為以下內容[5]：①基本信息；②賬號征繳材料；③人員變動手續；④工傷認定文件；⑤醫療費用清單；⑥繳費記錄憑證。

3.4 落實審查措施

分析社保業務檔案造價的原因之一，就在于檔案建立管理過程中的審核不到位，難以保證檔案的真實性。對此，社保檔案建立之前，應該審核參保人，了解家庭情況、資金信用情況、經濟收入等資料，保證個人資料的真實性。在檔案建立完成后，定期開展審核工作，確保檔案內容和個人實際情況相符合，保證各項資金均能到達參保人手上。

3.5 推行信息技術

現代信息技術在社保業務檔案管理中的應用，一是建立信息管理系統，管理平臺用于檔案信息的收集、編輯、查詢、使用等，實現檔案資料的統一管理，為資源共享提供依據。二是檔案信息采用數字化錄入形式，工作人員要熟練使用計算機和專業軟件，以提高工作效率，改善檔案服務水平。三是加強檔案資源的開發利用，建成檔案信息數據庫，研發繳費憑據、繳納記錄等模塊，拓展檔案資源的服務空間。

4 結語

綜上所述，做好社保業務檔案工作，能維護民眾合法權益、促進社會和諧發展。當前社保檔案工作存在的問題，主要是融合性不強、規范化不夠、信息水平低、人員素質差。對此，應該完善制度保障、提升人員素質、加強規范管理、落實審查措施、推行信息技術，適應新形勢下社保檔案管理工作的需求。

參考文獻

[1]徐濱清.新形勢下社保業務檔案工作規范化建設研究[J].辦公室業務，2017，（10）：99.

[2]魯艷麗.論新形勢下社保業務檔案工作規范化建設[J].辦公室業務，2017，（5）：103.

[3]省社保局.強化基礎服務民生全力做好社保業務檔案工作[J].蘭臺世界，2014，（z1）：10-10，11.

[4]肖紅霞，陳俐.關于社保業務檔案管理若干問題的思考[J].城市建設理論研究（電子版），2013，（16）.

[5]郭東水.完善社保檔案達標與電子文件管理[J].管理觀察，2014，（17）：57-58.