新時期提高文書檔案年度整理歸檔質量的策略

楊晶晶 胡詩琴

摘 要：文書檔案年度整理歸檔工作是事業單位日常工作的重要組成部分，可有效幫助管理人員及時發現單位日常運營過程中的問題并采取措施加以解決，為實現單位的有效管理與發展提供了堅實的基礎與支持。本文將針對目前文書檔案年度整理歸檔過程中存在的問題展開探討，并相應提出提高整理歸檔質量的策略。

關鍵詞：辦公室業務；文書檔案；年度整理歸檔；檔案管理

文書檔案年度整理歸檔工作是事業單位檔案業務的重要組成部分，是單位工作水平的主要體現，對提升單位管理質量具有重要意義。近年來國家對事業單位文書檔案年度整理歸檔工作的開展日趨重視，并出臺了相關規章與要求，推進年度整理歸檔工作的有效進行，而這同樣需要單位自身與管理人員的共同努力。

1 目前文書檔案年度整理歸檔過程中存在的問題

目前文書檔案年度整理歸檔工作中存在的問題主要包括事業單位對文書檔案整理歸檔工作缺乏重視、文書檔案管理人員綜合素質及工作水平有限，以及文書檔案整理歸檔工作現代化程度較低等方面，具體將在下文詳述。

1.1 事業單位對文書檔案整理歸檔工作缺乏重視

目前部分事業單位對文書檔案年度整理歸檔工作依舊缺乏有效重視，表現在“重運營、輕檔案”，對文書檔案整理歸檔方面的資金與技術等投入不到位，從而影響了文書檔案年度整理歸檔工作的有效開展。

1.2 文書檔案管理人員綜合素質及工作水平有限

由于事業單位對文書檔案管理工作缺乏重視等原因，檔案管理人員綜合素質及工作水平相對有限、且工作積極性較低，態度消極，對業內相關的新技術缺乏了解，實際采用的管理技術與方法難以適應信息技術發展與事業單位管理技術發展的需要；且因相關培訓較少、培訓質量難以保證等問題，進一步制約了管理人員綜合素質和工作水平的提升。

1.3 文書檔案整理歸檔工作現代化程度較低

目前事業單位的文書檔案整理歸檔工作現代化程度普遍偏低，工作效率與工作質量低下，在信息技術、網絡技術和數據庫技術等不斷充實當代事業單位管理技術體系的現今，已難以適應事業單位管理工作的需要，不利于事業單位管理水平的進一步提升[1]。

2 新時期提高文書檔案整理歸檔質量的策略

為在事業單位管理技術與信息網絡技術得以迅速發展的現今，切實提高文書檔案整理歸檔質量，要求事業單位相關部門積極重視文書檔案整理歸檔工作、提升文書檔案管理人員的綜合素質及工作水平，并積極采用先進技術，提升文書檔案管理工作的現代化程度，具體將在下文詳述。

2.1 積極重視文書檔案整理歸檔工作

為提高文書檔案整理歸檔工作的整體質量，要求事業單位領導層首先對該工作的重要性和意義加以重視，并將提高檔案管理歸檔工作水平作為提高公司整體管理水平的重要方法和途徑，通過積極進行宣傳教育，使事業單位員工切實意識到文書檔案的重要作用，并及時提交相關文件檔案、進行歸檔工作。

同時，事業單位領導層也應進一步加強針對文書檔案整理歸檔工作方面的資金投入與技術投入，積極組織相關人員素質培訓，并積極制定、完善相應的事業單位管理規章制度，加強對文書檔案整理歸檔工作的審核與監督。通過完善事業單位相關管理制度與體系，可切實為文書檔案整理歸檔工作提供資金經費、技術設備和制度規定上的支持與引導，積極幫助文書檔案管理人員解決工作過程中遇到的問題，從而從管理層面有效促進事業單位文書檔案整理歸檔工作的進一步開展，為事業單位在新時期的積極發展提供助力。

2.2 提升文書檔案管理人員的綜合素質及工作水平

為促進事業單位文書檔案整理歸檔工作整體質量的有效提升，事業單位管理部門與檔案管理部門應積極采取措施，通過積極組織人員培訓，進一步提升文書檔案管理人員的綜合素質及工作水平。具體包括轉變檔案管理人員的消極工作態度，加強文書檔案管理人員對現代網絡技術、云端存儲技術、數據庫存儲與管理技術等文件數據管理技術的認知與整體接受能力，有效將網絡信息化相關技術引入事業單位文書檔案整理歸檔工作之中。

對此，事業單位應積極組織、鼓勵文書檔案管理人員參與相關專業知識和具體操作技能的培訓與強化訓練，并通過制定、實行相應的激勵制度，鼓勵事業單位檔案管理人員積極參與，使文書檔案管理人員熟悉計算機基本操作，并可熟練運用計算機進行文書檔案整理歸檔工作，從而使文書檔案管理人員的綜合素質與技術水平能夠及時適應事業單位發展新時期的實際需要。

在加強文書檔案管理人員相關技術培訓的同時，事業單位也應致力于引進文書檔案管理方面的人才，積極與業內相關人士和專家進行交流，學習、汲取文書檔案管理相關的先進經驗，并結合單位的實際需要加以靈活應用；通過使事業單位的文書檔案管理總體水平與社會需要和新時期的技術標準有效接軌，可有效實現檔案管理的信息化與網絡化，幫助事業單位提高文書檔案整理歸檔工作的效率與質量[2]。

在致力于加強對檔案管理人員工作能力的培訓、積極做好相關優秀人才的引進工作過程中，事業單位應進一步加強對文書檔案管理人員職業道德、工作責任感和對國家相關法律法規認識程度的培養，促使檔案管理人員擺正對文書檔案整理歸檔工作的認識，及時對文書檔案整理歸檔工作的重要性、必要性和意義加以正確認識，并嚴格遵守國家出臺的相關規章要求，認真對待文書檔案整理與歸檔的工作內容與流程，從而在事業單位發展的新時期進一步提高文書檔案整理歸檔工作的效率與質量，推動事業單位管理整體水平的進一步提升。

2.3 積極采用先進技術，提升文書檔案管理工作的現代化程度

為有效提升文書檔案整理歸檔工作的效率與質量，事業單位應積極引入并采用網絡信息化技術和數據庫技術等，有效提升文書檔案管理工作的現代化程度。

目前，基于網絡信息化技術、網絡云端技術和網絡數據庫的信息數據管理技術可使文書檔案信息隨時與網絡云端數據庫信息的寫入與修改保持同步更新，為進行系統化的檔案管理工作提供了便利，已經在事業單位的實際文書檔案管理工作過程中發揮出顯著的優越性，并依舊具備了充足的發展潛力。通過將文書檔案轉換為電子數據文件形式、在數據庫內進行即時保存，可有效防范紙質文書檔案遺失、損毀等問題，進一步提升了文書檔案管理的安全性；同時，采用信息化、網絡化的工作方式，也為文書檔案管理人員開展整理與歸檔工作提供了便利。此類技術在節約了保存、整理文書檔案所需的時間成本、人員精力和資金投入的同時，可有效縮短文書檔案管理人員的工作耗時，降低具體操作的難度，從而有效提升了文書檔案管理工作的整體工作效率與質量，進一步提升了文書檔案管理工作的現代化程度，使得該工作的發展趨勢能夠更好地適應新時期事業單位管理發展的需要[3]。

3 結語

為使檔案年度整理歸檔工作水平的發展與提高積極適應當今社會的發展需要和新時期事業單位管理的具體要求，單位管理層和檔案管理人員應對文書檔案整理歸檔工作給予足夠重視，提升人員綜合素質及工作水平、扭轉人員工作態度，積極采用信息與網絡技術，以促進文書檔案年度整理歸檔工作質量的有效提升。

參考文獻

[1]郭鵬俐.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].現代國企研究，2017（12）：79.

[2]張曉.辦公自動化時代文書檔案歸檔整理問題研究[J].辦公室業務，2017（16）：183.

[3]徐莉.新時期提高文書檔案年度整理歸檔質量的策略[J].辦公室業務，2015（04）：59.