探究電力企業(yè)檔案管理中存在的問題和策略

何莉

摘要 檔案管理作為電力企業(yè)運營過程之中的重要環(huán)節(jié)，能夠在較大程度上影響電力企業(yè)的發(fā)展，為了進一步提升電力企業(yè)的管理水平，實現(xiàn)管理的規(guī)范性，需要加強對于目前電力企業(yè)檔案管理的分析與研究，才能夠推動案管理工作的落實。本文將針對電力企業(yè)檔案管理中存在的問題進行分析，從而提出可行的策略，以此滿足電力企業(yè)檔案管理的實際要求。

關(guān)鍵詞 電力企業(yè) 管理方式 基本問題

目前電力企業(yè)在檔案管理工作進行過程之中普遍還存在著不足，不能夠滿足電力企業(yè)的實際發(fā)展需求，下文將針對電力企業(yè)的檔案管理工作進行相應(yīng)的分析，從而針對問題提出相應(yīng)的解決措施。

一、電力企業(yè)在檔案管理工作進行過程之中所存在的問題

電力企業(yè)在檔案管理工作之中還存在著一些問題，比如說制度方面的問題，在檔案管理工作內(nèi)容之中出現(xiàn)對于檔案的歸納與保存以及檔案調(diào)取制度、職責(zé)分工制度等方面不明確的狀況，界限模糊并且不能夠從根本上滿足電力企業(yè)的發(fā)展要求。不僅僅是電力企業(yè)，很多政府部門以及企業(yè)單位在檔案管理工作上都存在著相應(yīng)的缺失，即使下發(fā)了相應(yīng)的方案管理體系制度等，還是不能夠依照規(guī)章制度嚴格進行操作，總體上來看執(zhí)行能力較低。

除此之外檔案管理在信息化方向上存在著滯后現(xiàn)象，換句話說電力企業(yè)不能夠正視檔案管理工作的進行，無法對基本的檔案管理行為與管理手段進行更新與優(yōu)化，很多企業(yè)仍然選擇利用紙質(zhì)的檔案管理辦法，無法有效利用信息技術(shù)手段來為電力企業(yè)開發(fā)檔案信息資源，檔案管理的信息化技術(shù)水平較低。

而水平較低主要體現(xiàn)在兩個方面，一個是硬件設(shè)備配置上，一個是軟件配置上，檔案管理所需要的硬件配置相對簡單，計算機設(shè)備以及監(jiān)控設(shè)備等就可以滿足電力企業(yè)檔案管理的硬件配置需求，另一個是軟件配置，軟件配置需要數(shù)據(jù)信息庫、檔案管理技術(shù)軟件、檔案管理人員配置等，這都是十分重要的，管理人員既需要從根本上了解目前電力企業(yè)的基本業(yè)務(wù)，又需要掌握檔案管理工作信息技術(shù)的基本操作與管理方式，所以高素質(zhì)檔案管理人員的欠缺也是目前電力企業(yè)檔案管理工作中所存在的主要問題。電力企業(yè)需要在明確這些問題的基礎(chǔ)之上，通過運用合理有效的手段，去進一步實現(xiàn)管理水平的提升。

二、電力企業(yè)在加強檔案管理工作方面的具體措施

（一）細化檔案管理的組織機構(gòu)

企業(yè)需要高度重視檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，加強檔案管理的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化與設(shè)計，電力企業(yè)需要建立檔案室組織機構(gòu)，其中包括辦公室主任以及檔案室，檔案室中包含相關(guān)的部門資料收集人員、檔案員、新聞編輯員、管理員以及電力業(yè)務(wù)資料員等，往往電力企業(yè)因為不能夠正視檔案管理的重要含義而忽視了對于組織結(jié)構(gòu)的設(shè)立，認為這種組織結(jié)構(gòu)相對冗贅，但事實上這種詳細的組織結(jié)構(gòu)能夠優(yōu)化檔案管理工作，起到明確的職責(zé)分工作用，形成良好的協(xié)調(diào)運作體制，實現(xiàn)了電力企業(yè)的綜合發(fā)展。

以檔案室的檔案員為例，作為基層員工，直接上級是辦公室主任，在檔案員的日常工作之中需要明確兩個責(zé)任，一種是目標責(zé)任，目標責(zé)任之中強調(diào)了公司檔案管理制度，與規(guī)范制度的遵循，一種是崗位職責(zé)，這里包括配合管理員工作，遵循規(guī)章制度進行管理，保護企業(yè)的檔案室，并且對于檔案內(nèi)容要進行相應(yīng)的保密措施，如果公司下屬單位也有相應(yīng)的檔案管理業(yè)務(wù)也需要進行相應(yīng)的指導(dǎo)等，這些都是檔案員的基本管理職責(zé)，只有在一定程度上細化了管理內(nèi)容與管理職責(zé)，才能將管理內(nèi)容進行劃分，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)相應(yīng)的問題，能夠進行相應(yīng)的糾正。

檔案員的職責(zé)權(quán)限也包括糾正權(quán)限，即面對所存在的問題進行相應(yīng)的糾正，以及拒絕檔案查閱的權(quán)限，這也是履行完善企業(yè)保密工作職責(zé)的具體體現(xiàn)。所以細化檔案管理的組織結(jié)構(gòu)，能夠在很大程度上幫助檔案管理工作進行有效開展，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的應(yīng)用性的提升。

（二）健全電力企業(yè)的檔案管理制度

電力企業(yè)作為重要的單位，能夠?qū)τ谏鐣?jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生很大的影響，所以需要從檔案的管理制度與管理體系方面進行著手，將檔案管理制度細化到方方面，從而增強檔案管理制度的有效程度。除了明確權(quán)責(zé)者外，還要細化檔案管理內(nèi)容，其中包括歸檔范圍以及檔案的調(diào)取等，從歸檔范圍上來看，主要包含資料的收集與整理，在檔案管理工作進行的過程之中，檔案管理人員同樣也需要對于電力企業(yè)的基本業(yè)務(wù)有一定的了解，要將電力企業(yè)的規(guī)劃以及年度發(fā)展計劃、財務(wù)信息、會計信息、電力企業(yè)的相關(guān)人事檔案等進行歸檔，所有具有價值的文件資料等進行收集與整理，在保證資料的時效性與準確性的基礎(chǔ)之上，實現(xiàn)歸檔，在歸檔的時間上可以實現(xiàn)定期歸檔制度，往往電力企業(yè)會采取年度歸檔的方式，但是從事實上來看，年度歸檔的方式會降低檔案質(zhì)量以及檔案的時效性，所以可以采取季度歸檔以及月份歸檔的方式，實現(xiàn)原始資料的綜合收集。設(shè)立《文書立卷管理制度》，遵照此項制度來進行檔案的分類。

在檔案的調(diào)閱環(huán)節(jié)中，電力企業(yè)可以借鑒政府部門的檔案管理方式，嚴格控制檔案的調(diào)閱情況，一般來說檔案是不應(yīng)該隨意外借的，需要將電力企業(yè)進行權(quán)限的劃分，權(quán)限滿足條件的基礎(chǔ)之上想要進行調(diào)閱，就需要辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，明確借閱的時間，同時對于借閱內(nèi)容進行記錄，嚴格實現(xiàn)對于借閱行為的監(jiān)督與控制，這不僅僅是保證資料真實性的具體手段，同時也是落實檔案管理行為的相應(yīng)手段。

（三）更新電力企業(yè)的檔案管理手段

隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，電力企業(yè)同時也需要去進一步更新優(yōu)化自身的檔案管理手段，建立完善的電力企業(yè)檔案資料信息數(shù)據(jù)庫，便于電力企業(yè)進行資料的收集與管理。檔案管理部門不用再挨個部門進行資料的收集，部門可以直接利用電力企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行資料檔案的上傳。同時也彌補了紙質(zhì)檔案的不足，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)電力企業(yè)的數(shù)字化檔案管理，同時利用檢索的方式來實現(xiàn)檔案資料的查找，便利檔案管理人員，降低檔案管理人員的工作壓力。

所以電力企業(yè)想要更新檔案管理手段，首先就需要為檔案室配備數(shù)字化檔案管理設(shè)施，進一步實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，促進企業(yè)檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，將紙質(zhì)檔案與電子檔案有機結(jié)合，實現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息資源的有效共享。電力企業(yè)要將更新檔案管理手段作為電力企業(yè)發(fā)展進程之中的重要建設(shè)任務(wù)，培養(yǎng)信息化檔案管理人才，將檔案管理工作與電力企業(yè)的電力業(yè)務(wù)實現(xiàn)有效對接，從而實現(xiàn)電力企業(yè)的發(fā)展與壯大。

三、結(jié)語

電力企業(yè)在發(fā)展過程之中需要重視檔案管理工作，明確目前檔案管理工作進行過程之中所存在的不足，并通過優(yōu)化檔案管理手段，完善檔案管理制度，細化檔案管理組織結(jié)構(gòu)的方式，去促進電力企業(yè)檔案管理水平的提升，從而推動電力企業(yè)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)電力企業(yè)管理工作的整體進步。endprint