淺析新時代背景下不動產(chǎn)登記檔案管理

李麗

【摘要】不動產(chǎn)登記檔案的主要特點包括：數(shù)量大、種類多；跨度大、周期性長；動態(tài)性強，具有歷史延續(xù)性；專業(yè)性強，具有不可替代性；真實性要求高。因此，當前檔案管理存在以下難點：一是現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)重點不同，整合難。不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)分類復(fù)雜，各有各自業(yè)務(wù)側(cè)重面與標準，業(yè)務(wù)銜接不可能一毗而就，檔案管理的業(yè)務(wù)銜接難度亦不容低佑。二是檔案數(shù)量巨大、時間長，關(guān)聯(lián)難。目前，分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量大，歷史跨度長，動態(tài)性強。如何將這個巨大信息資源有序整合融合關(guān)聯(lián)，需要統(tǒng)籌規(guī)劃。隨著中國特色社會主義步入新時代，做好不動產(chǎn)登記檔案管理工作的意義和作用日益凸顯。本文針對不動產(chǎn)登記檔案管理工作中的問題，有針對性地提出了幾點建議。

【關(guān)鍵詞】不動產(chǎn)登記檔案 新時代 管理

不動產(chǎn)登記檔案，作為一種權(quán)威性的官方原始證明材料，往往以不動產(chǎn)登記簿的形式進行記錄，應(yīng)用紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表等存儲方式，將文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等關(guān)鍵信息記錄在紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)之上。

一、不動產(chǎn)登記檔案管理存在的主要問題

（一）原始材料分散在不同部門，沒有形成統(tǒng)一的管理標準

在機構(gòu)整合之前，不動產(chǎn)登記職責較為分散，國土、住建或房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門自行保存相關(guān)檔案資料，歸檔標準千差萬別，使用的檔案管理技術(shù)手段各有不同，缺乏統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的規(guī)范管理。

（二）材料不完整，數(shù)據(jù)真實性準確性較低

數(shù)據(jù)的準確性對于檔案登記管理來說是重中之重。如果不動產(chǎn)檔案原始材料不準確、不規(guī)范，不僅老百姓的財產(chǎn)安全得不到保障，而且政府信用將會面臨嚴重危機，工作將會變得混亂不堪。在檔案登記管理方面，特別是原始檔案存在的主要問題如下：一是土地性質(zhì)、房屋用途、不動產(chǎn)坐落、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯登問題；二是存在著身份信息、門牌信息缺失的問題；三是存在不動產(chǎn)檔案信息不完整、資料不清晰、數(shù)據(jù)不準確的問題；四是存在著檔案管理雜亂無序的問題。

（三）數(shù)據(jù)整合質(zhì)量不高，信息共享水平有待完善

不動產(chǎn)登記中心是將多個部門相關(guān)職責、編制整合到一起，必然要對原單位相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，集中統(tǒng)一管理，完成整合工作。但是，由于技術(shù)力量不足，整合的質(zhì)量還有待提高。

同時，不動產(chǎn)登記檔案信息化管理水平還不是很高。例如，依然存在一些沒有數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，給集中、規(guī)范化管理帶來了困難，也制約了檔案管理資源的共享。

二、規(guī)范不動產(chǎn)登記檔案管理的幾點建議

（一）制定目標計劃，逐步分步實施

根據(jù)建立不動產(chǎn)登記制度工作部署，不動產(chǎn)登記檔案的整合，建立新型管理工作應(yīng)分三個階段實施。第一階段目標是理順關(guān)系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準備。第二階段目標是整合現(xiàn)有檔案，規(guī)范電子文檔，建立電子文檔數(shù)據(jù)庫，逐步移交檔案，逐步實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第三階段目標是全面規(guī)范檔案管理，建立完整數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案以傳統(tǒng)管理為輔，信息化管理為主的根本轉(zhuǎn)變，為不動產(chǎn)登記檔案管理工作提供保障，為社會提供高效快捷的服務(wù)。

（二）理順管理機制，規(guī)范操作流程

整合、優(yōu)化不動產(chǎn)登記檔案機構(gòu)、人員、庫房資源，構(gòu)建分工明確、協(xié)調(diào)一致的管理機制。根據(jù)不動產(chǎn)登記機構(gòu)工作量情況配備檔案專業(yè)人員，充實一線管理人員和查詢窗口，并適當進行人員流動，增強緊迫感，調(diào)動員工積級性。全面梳理業(yè)務(wù)流程，從申請、受理開始，經(jīng)過審核、審批，到最后繕證、發(fā)證、歸檔，這是檔案形成到歸檔的生命線，使辦理業(yè)務(wù)與歸檔環(huán)節(jié)緊密銜接，需嚴格執(zhí)行操作規(guī)范和統(tǒng)一歸檔標準。

（三）建立統(tǒng)一信息平臺，健全網(wǎng)絡(luò)風險防范機制

以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ)，建立不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)”等主要功能，同時要注重做好網(wǎng)絡(luò)風險防范工作，采取嚴格的保密措施，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記信息化平臺建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

（四）設(shè)立省市不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心

近年來，二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進，大數(shù)據(jù)時代己經(jīng)來臨，給檔案管理、流轉(zhuǎn)帶來極大的發(fā)展空間。我們應(yīng)充分利用這個高科技環(huán)境，構(gòu)建一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的不動產(chǎn)登記檔案信息資源管理系統(tǒng)，對分散各部門的不動產(chǎn)登記檔案進行優(yōu)化組合與無縫聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全地傳輸、充分地共享，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案信息資源的內(nèi)在價值和社會效益，為社會提供多維的、一體化的信息服務(wù)，最大化地發(fā)揮出不動產(chǎn)檔案信息資源整體效能。

（五）建立一支高素質(zhì)人才隊伍

不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記動態(tài)管理的基礎(chǔ)和保證，高質(zhì)量的檔案管理需要一支既懂登記業(yè)務(wù)、又熟悉檔案業(yè)務(wù)、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。為做好這項專業(yè)性、技術(shù)性強的工作，檔案管理人員要主動、及時地加強政治知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識的學(xué)習(xí)，熟悉檔案工作的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的規(guī)定，密切關(guān)注國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平。人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的第一資源和首要依托，不動產(chǎn)登記部門要重視專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，為現(xiàn)職工作人員創(chuàng)造條件鼓勵他們崗位成才，同時不定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時更新、增長業(yè)務(wù)知識，還要創(chuàng)造條件，引入專業(yè)科技人才。

三、總結(jié)

綜上所述，對不動產(chǎn)登記檔案進行整合、集約化管理，不但能夠在管理上極大節(jié)省時間，提高工作效率，而且還能優(yōu)化資源管理，減少不必要的資源浪費。檔案登記管理方面缺乏相關(guān)的技術(shù)型人才，管理設(shè)備上落后；較多農(nóng)村地區(qū)檔案登記管理工作仍停留在紙質(zhì)存檔登記管理，管理技術(shù)上落后。如果檔案數(shù)據(jù)信息不準確，信息滯后，那么今后的工作后續(xù)將難以展開，造成了許多困難與麻煩。因此，必須加強不動產(chǎn)登記檔案工作的管理，加快登記檔案整合、集約化管理的步伐。

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