干部人事檔案管理信息化建設(shè)的探析

尹麗潔

【摘要】傳統(tǒng)的干部人事檔案工作是以實體為主要手段，檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等環(huán)節(jié)都是靠手工勞動完成，繁瑣而低效，其服務(wù)方式已無法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾。干部人事檔案工作信息化，有利于轉(zhuǎn)變檔案工作服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，最終目的是滿足社會需要，這是檔案工作的生命力所在，而能否為干部工作提供有效服務(wù)是檢驗人事檔案管理水平的主要標(biāo)準(zhǔn)。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案管理 信息化建設(shè)

一、干部人事檔案信息化的基礎(chǔ)：充分認識人事檔案的重要性

（1）干部人事檔案是組織部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字資料，并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的，是歷史的全面的考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案管理工作，是加強和改進選人用人工作的基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性工程，既是干部工作，更是政治工作。

（2）干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，具有全面性、真實性、現(xiàn)實性、動態(tài)性和統(tǒng)一性的特點，起著依據(jù)、憑證、參考作用，在某些事務(wù)上具有重要的難以替代的作用，包括財產(chǎn)繼承公證、父母戶口進京投靠入戶、考學(xué)深造、評定職稱、繳納養(yǎng)老保險、辦理工傷、退休等等，個人檔案中的記錄都是有關(guān)部門參照的主要依據(jù)。

（3）干部人事檔案涉及干部個人一生經(jīng)歷，是干部個人信息的存儲庫，由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成，真實可靠，能全面展現(xiàn)干部工作、生活等方面內(nèi)容，并且隨著干部個人信息的變化而不斷產(chǎn)生新的文件資料。“檔隨人走”，干部檔案將跟隨干部個人一生。

二、干部人事檔案信息化的關(guān)鍵保障：歸檔材料的收集、整理與認定

（一）做好檔案材料的收集工作是信息化建設(shè)開展的關(guān)鍵

人事檔案管理部門要隨時了解材料產(chǎn)生的信息，主動深入材料形成部門收集歸檔，并及時糾正不完整材料，完成閉環(huán)，避免因形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料缺失或不規(guī)范，從而影響檔案的完整性。

（二）做好檔案材料的整理工作是信息化建設(shè)開展的基礎(chǔ)

對原始材料進行技術(shù)加工，要求分類準(zhǔn)確，編排有序，對褶皺破損的材料進行裱糊，對不規(guī)范的紙張進行裁剪或修補，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，要把“精益求精”作為一貫追求，大力錘煉“專業(yè)、專注、嚴(yán)謹(jǐn)、精益”的工匠精神。在使原始材料達到完整美觀，利于保存的同時，也為掃描后形成的數(shù)字檔案能否清晰準(zhǔn)確提供了有效支撐。

（三）做好干部檔案審核認定工作，為干部檔案信息化建設(shè)提供準(zhǔn)確信息源

干部檔案的審核工作是一項去偽存真的工作，要堅持每一條干部信息必須都能有相應(yīng)的文件資料來反映，每一條信息的變更必須要有憑證，符合相關(guān)政策及干部人事工作的規(guī)定，對發(fā)現(xiàn)的問題，一個一個核實，一項一項糾正。這是實現(xiàn)干部人事檔案工作信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

三、干部人事檔案信息化的目標(biāo)意義：及時準(zhǔn)確的為組織和個人提供信息

干部人事檔案信息化建設(shè)是一項綜合性的系統(tǒng)工程，包含了干部人事檔案信息數(shù)據(jù)收集、整理、認定、管理、利用，又包含信息系統(tǒng)硬件、軟件的規(guī)劃、配置、維護、管理、更新、分析。是干部人事檔案工作在電子信息時代的必由之路，是提高干部信息管理和開發(fā)利用水平的必然要求，能有效提高對干部信息的綜合處理、管理能力，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，能進一步挖掘檔案潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，使之更好地為干部人事工作和干部本人服務(wù)。

傳統(tǒng)的干部人事檔案工作是以實體為主要手段，檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等環(huán)節(jié)都是靠手工勞動完成，繁瑣而低效，其服務(wù)方式己無法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾。

干部人事檔案工作信息化，有利于提高對干部信息的綜合處理、管理能力。充分利用計算機對檔案信息進行審核處理、管理利用，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理的信息化，這不僅使檔案管理人員擺脫了大量的手工操作，從而能大大提高工作效率，也使信息傳遞和信息利用的范圍、速度、方式、效能進入了一個嶄新的時期。，可以收到事半功倍的效果。

干部人事檔案工作信息化，有利于轉(zhuǎn)變檔案工作服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，最終目的是滿足社會需要，這是檔案工作的生命力所在，而能否為干部工作提供有效服務(wù)是檢驗人事檔案管理水平的主要標(biāo)準(zhǔn)。通過建立干部信息庫，將大量信息資料通過計算機存儲，使干部檔案真正成為一種信息資源，并及時維護和更新信息。在干部選拔任用，調(diào)整配備和交流工作中，利用計算機處理干部信息，進行干部平均年齡計算、男女干部人數(shù)統(tǒng)計、任職年限統(tǒng)計等，大大提高干部檔案信息的開發(fā)與利用工作的全面性、準(zhǔn)確性和時效性。

四、干部人事檔案信息化的風(fēng)險防控：嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)安全制度，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律

為了防止工作中的盲目性和隨意性，要根據(jù)實際工作，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個方面提出并完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責(zé)分明，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實、規(guī)范、統(tǒng)一。同時建立信息化工作自檢自查制度，以科學(xué)規(guī)范、嚴(yán)密的制度來保障系統(tǒng)的可靠運行，保證利用系統(tǒng)開展工作的正常運轉(zhuǎn)。

人事檔案工作具有保密性，在信息化管理工作制度中，要嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律，管理系統(tǒng)重點解決使用權(quán)與管理權(quán)嚴(yán)格區(qū)分的設(shè)定，嚴(yán)格遵守干部管理權(quán)限，務(wù)必實施分級管理模式，逐層逐級建立局域網(wǎng)，建立健全系統(tǒng)安全保密體系，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方面的各項規(guī)定。對有保存價值的電子文件要保證其完整性、安全性和長期可讀性。嚴(yán)禁處理干部信息業(yè)務(wù)的計算機與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)連接，確保信息安全。

人事檔案管理制度的關(guān)鍵應(yīng)該是“社會公信力”和“以人為本”，隨著干部人事制度改革的不斷深入，尤其是2014年10月以來，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，集中解決了干部人事檔案中存在的一些問題，進一步維護了干部人事檔案的真實性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性，干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)邁出了實質(zhì)性的一大步。日前，干部人事檔案管理進入“后專審”時期，信息化建設(shè)不是一朝一夕，一蹴而就的，需要投入大量的人力與時間完成基礎(chǔ)性建設(shè)過程。只有在工作中不斷摸索，不斷實踐，發(fā)現(xiàn)問題，改進問題，逐步完善，循序漸進地推進信息化建設(shè)工作，才能有效保障鞏固和轉(zhuǎn)化專審成果，完整規(guī)范實現(xiàn)檔案工作新標(biāo)準(zhǔn)新要求。