新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施

劉英

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型逐漸進(jìn)入關(guān)鍵階段，事業(yè)單位整體水平、工作開展都呈現(xiàn)出不斷發(fā)展的趨勢，新形勢下如何加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作就成為當(dāng)前急需解決的重要課題，正受到社會各界越來越廣泛的關(guān)注。文書檔案管理工作作為事業(yè)單位登記管理工作的重要組成部分，對于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用。本文主要分析當(dāng)下事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀，并給出了具體的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 文書檔案管理 新形勢 措施

一、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

事業(yè)單位的文書檔案是非常重要的信息資源，對于事業(yè)單位的發(fā)展與決策有著重要的影響，所以對于文書檔案的管理要引起高度的重視。

（一）填補(bǔ)國家檔案的空白

我國在文書檔案管理工作方面基本的管理原則是：為了維護(hù)檔案資料的安全性與完整性，要集中對全部檔案進(jìn)行管理，為國家的各項工作提供便利。事業(yè)單位在國家的發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，在政治、經(jīng)濟(jì)、文化的領(lǐng)域中顯得尤為重要，事業(yè)單位的文書檔案真實(shí)反映了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，是國家檔案中不可或缺的構(gòu)成部分。因此，建立與管理好事業(yè)單位的文書檔案，才能達(dá)到檔案管理的目標(biāo)，保存完整國家的歷史性資料。

（二）發(fā)揮法律憑證效力

事業(yè)單位文書檔案全面記錄了事業(yè)單位的建立、變更、注銷，并且涵蓋了事業(yè)單位各種活動的開展，真實(shí)反映事業(yè)單位所有內(nèi)容。而上述檔案資料，能夠為各級管理部門或者有關(guān)機(jī)構(gòu)檢查事業(yè)單位是否存在違法亂紀(jì)情況提供真實(shí)有效的法律依據(jù)，其本身具有良好的法律憑證效力。

（三）為社會公眾提供查詢服務(wù)

伴隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，市場體系逐漸建立，事業(yè)單位作為市場的主體，在社會經(jīng)濟(jì)生活中起著重要的作用。事業(yè)單位的文書檔案對于事業(yè)單位的各項資料及活動都有著真實(shí)的記錄，這些相關(guān)記錄資料可以在依照有關(guān)規(guī)定的前提之下，進(jìn)行合理開發(fā)并加以應(yīng)用，為社會各界的提供信息服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏充足的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)人員

第一，因為員工的不固定性和架構(gòu)部門重新組建的多重因素，就很容易導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理技術(shù)員工的工作出現(xiàn)變化。并且新出任工作的人員都是沒有接受高級檔案理論學(xué)習(xí)的，只知道把對應(yīng)文件放入檔案架，沒有基礎(chǔ)的檔案工作的認(rèn)知，更別說對于檔案學(xué)、管理學(xué)和檔案的一系列過程的相關(guān)檔案概念的熟知了，關(guān)于檔案資料的一系列流程認(rèn)知甚少，使得檔案管理達(dá)不到期望的水準(zhǔn)。那部分管理工作者，差不多都沒有了解過檔案管理的完整計劃，導(dǎo)致該單位檔案管理的成長發(fā)展。第二，因為檔案管理的信息科技的革新，所屬工作者應(yīng)該具備當(dāng)下流行的管理技能，主要是電腦使用和軟件使用，這也是升級為高級檔案管理者的必經(jīng)之路，為后續(xù)的高效檔案管理提供了技術(shù)支持。

（二）缺少優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案管理體系

根據(jù)現(xiàn)如今的相關(guān)數(shù)據(jù)分析，很多單位缺乏專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，也沒有在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行相關(guān)工作的檢驗與管制，也包括檔案資料的審核與修改內(nèi)容。并且，很少有單位會建立完善的事業(yè)單位檔案管理體系，內(nèi)容主要包括檔案的整合、分類放置、檢查更替的這幾部分給予名門限定，會有些許單位建立了體系但是最終都沒有將其落實(shí)，檔案管理不清不楚，沒有詳細(xì)裝訂，也無法直接反映出一個人的完整信息。

（三）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在當(dāng)前，一般事業(yè)單位設(shè)置了檔案管理人員，但是，檔案管理人員大多不是文書檔案管理的專業(yè)人才，他們的文化水平與專業(yè)程度普遍不高，甚至還有一些是兼職人員，缺乏對檔案信息進(jìn)行深入理解與研究的能力，這與新時期的發(fā)展不相適應(yīng)，將大大降低事業(yè)單位文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、提升事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的舉措

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，重視檔案管理工作

做好事業(yè)單位文書檔案管理工作，首先需要加強(qiáng)對管理工作的重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念。①提高單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)真正重視起來，才能切實(shí)落實(shí)檔案管理工作，才能進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理工作的人力、財力的扶持力度，才能為文書檔案管理管理提供有力的保障，才能完善文書檔案管理設(shè)施。②加強(qiáng)事業(yè)單位全體員工的認(rèn)識，使每個員工都認(rèn)識到文書檔案對事業(yè)單位發(fā)展帶來的影響及重要意義，增強(qiáng)每個人的責(zé)任意識，保證文書檔案管理工作的順利開展。③做好文書檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過各種途徑使單位全體人員認(rèn)識到文書檔案規(guī)范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個端正的態(tài)度進(jìn)行工作，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進(jìn)步。

（二）提高相關(guān)人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)單位穩(wěn)步發(fā)展

提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)是做好事業(yè)單位文書檔案管理工作最重要的一個前提。①就是要加強(qiáng)檔案管理者專業(yè)知識、技能培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)新型管理理念，新知識，新方法，新手段，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中去，不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢下發(fā)展需要。②注重培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任意識和奉獻(xiàn)精神，因為文書檔案管理工作一般較為復(fù)雜煩瑣而且龐大，所以文書檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對工作執(zhí)著的認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及一定奉獻(xiàn)精神。

（三）創(chuàng)新文書檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，需要我們對文書檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理工作效率。①創(chuàng)新文書檔案管理模式。充分利用現(xiàn)代新興科技，將網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)引入文書檔案管理，通過學(xué)習(xí)，使用管理軟件對文書檔案進(jìn)行存儲、管理、查詢等工作，提高文書檔案管理水平和工作效率，推進(jìn)文書檔案管理自動化、數(shù)字化、一體化的實(shí)現(xiàn)。②加大對事業(yè)單位新文書檔案的開發(fā)力度。事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)該積極主動深入基層，而不只是被動接受文書檔案，通過走訪搜集新的文書檔案，并將它們進(jìn)行歸檔、分類，以達(dá)到更新和擴(kuò)充檔案庫的目的。③加強(qiáng)檔案管理人員的招聘、審核、監(jiān)督力度。事業(yè)單位可以通過采取多項措施，實(shí)行公開招聘，將具有檔案管理專業(yè)背景的優(yōu)秀人才吸納到事業(yè)單位檔案管理人才隊伍中來，并保障文書檔案管理者提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會，打造一批優(yōu)秀的文書檔案管理人才。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位文書檔案管理工作影響著事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)及全體員工都應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，創(chuàng)新文書檔案管理方式，不斷健全完善文書檔案管理制度，使得文書檔案管理更加規(guī)范，跟上時代發(fā)展的潮流，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化、信息化、一體化。