提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

王樂

【摘要】隨著我國國際地位的提升，我國各方面的實力都需要提升。為了適應新時代的要求，對檔案進行科學、合理及有效的管理至關重要。實現檔案管理科學化可以推動文化的發展和檔案事業的發展，有著非常重要的現實意義和作用。從某種角度而言，檔案管理科學化水平的提升，對于檔案管理部門的發展以及企業事業單位的可持續發展，均具有重要的影響。為了更好地實現對檔案的科學化管理，要充分認識到檔案管理的現代化意義，研究和探討檔案管理科學化的路徑和模式，更好地促進檔案管理工作的完善和提升。

【關鍵詞】檔案管理 科學化 方法

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。傳統的檔案管理工作存在工作量大、效率低、內容不全面等問題。隨著信息化技術的運用與普及，檔案管理正在向信息化、數字化、科學化的方向發展，為企業和社會發展助力。

一、目前檔案管理中存在的問題

（一）當前檔案管理信息手段陳舊

隨著計算機技術和網絡技術的應用與飛速發展，現代社會各個層面無不受其影響，而我們的檔案管理還以人工管理為主，即材料由相應的職能部門在一定時間內送到檔案室保存，這些材料絕大多數是文字材料。在管理手段上，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，準確性較差。絕大數的企業單位，沒有用電子信息化管理，資料檢索查詢仍習慣于手工操作，與行業整體上現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。對于檔案工作僅僅停留在對檔案進行存取、保存等操作，企業或者機關單位對于檔案管理工作并不重視。

（二）檔案管理專業人才缺乏

現階段，大多數檔案資料管理人員不是專業的，他們并沒有接受檔案管理的培訓，進而對于管理工作不了解，除了大型的檔案館會招錄一些專業的檔案管理專業人員外，其他單位和組織通常都是選派非專業人員從事檔案管理工作。一些優秀的人員，覺得檔案管理沒有發展空間，不愿從事檔案管理，這就造成了檔案管理人才匱乏。并且由于缺乏理論基礎，檔案工作往往停留在技術層面，無法深入。檔案的資源化、信息化工作缺失，工作處于低迷狀態；編研能力低，沒有專業的編研工作的知識和經驗，不能充分開發利用檔案資源，不能提供檔案的深層服務，檔案及檔案工作的作用得不到充分體現。

（三）對檔案管理不夠重視

檔案真實的記錄了企業單位和組織的工作內容，個人信息，公司效益等等重要信息，但從目前情況來看，由于檔案管理不能直接對企業單位事業單位產生利潤，因此對檔案管理工作并不重視，沒有專門的檔案記錄、存放、管理的部門。在進行檔案處理的工作時，其記錄的信息混亂，記錄資料的格式不正確，這在對以后使用檔案信息時會有很大麻煩，也沒有體現檔案管理的利用價值。此外，檔案管理工作繁瑣復雜，要投入大量的人力、物力和財力，才能完成對檔案的管理保存，對企業來說吃力不討好，就更加劇了對其資金方面投入的減少，重視程度降低。在這樣一種惡性循環的情況下，檔案工作越發難以開展和進行。

二、檔案管理中問題的應對措施

（一）提升信息化技術的應用

在做檔案管理工作時，要與現代計算機和網絡相適應，利用計算機網絡對檔案等信息進行電子化采集，整理和存放。在檔案管理中有效使用信息技術，可以讓檔案的查詢工作變得方便快捷，同時還可使信息的保存更為安全。傳統的檔案管理中，資料的丟失，破損是極其常見的，使用信息化技術讓資料的存放有了保障。一臺小小的計算機就可以存儲大量的信息，一些重要的檔案還可二次備份，不僅節省空間，還減輕了人們看守檔案的負擔，并且這些檔案信息永不會丟失。利用計算機網絡還可打造信息化的平臺，通過一個信息平臺在權限允許下，與多個部門合作，調用資料和個人信息等，提高效率，方便快捷。但在用信息化技術管理時，要循序漸進，要考慮到管理人員的適應情況，對人員進行相關的培訓，能夠熟練運用時，逐漸引入。

（二）提高相關人員的專業素質

高水平的檔案管理團隊是提高管理效率和質量的最重要的保障，檔案管理是一個難度較大，較為復雜的工作，部門管理人員和企業要認識到這點。企業在招聘檔案管理人員時，對學歷水平、專業素養、工作經歷要有較高的要求，定期組織人員進行專業化的培訓，聘請老師或工作經驗豐富的職員傳授知識和專業技能，多與優秀人才交流，開闊思想視野，從根本上提高檔案管理人員的職業素養和職業技能。從業者也要對自己的工作抱有熱情，要不斷學習新知識，更新自己的知識庫，加強對工作的理解和認可，明確檔案管理工作的重要性，能熟練運用現代化的技術解決檔案管理中存在的問題，提高服務意識，要有檔案管理利用、開發的理念。企業對工作優秀，表現突出的職工進行嘉獎，對不認真完成任務的職工進行處罰，利用獎懲激勵機制激發檔案管理人員的工作熱情，增強他們的工作認同感和責任感。

（三）增強檔案管理意識，明確檔案管理重要性

檔案能夠記錄各種真實信息，依靠檔案所提供的信息能為企業提供準確的決策方向，預測未來實際發展潛力和發展趨勢，提高企業的核心競爭力。檔案管理部門是工作中最重要的一環，部門要充分加強對檔案管理的重視。部門領導首先要做好表率，了解工作流程與內容，明確其工作的重要性，學習相關檔案知識，才能上行下效。合理利用工作會議，利用公司自己賬號平臺，舉辦大型活動等方法，對檔案管理等相關知識作用進行普及，積極開展宣傳。企業要制定一系列的工作規章制度，使檔案管理工作專業化、規范化，培養專業團隊，提高管理效率和工作質量。對檔案工作加大資金投入，及時更新設備，不占用檔案部門的工作場地，逐漸讓企業工作人員乃至整體意識到檔案管理的重要地位。

三、結語

綜上所述，都是我國現階段檔案管理工作中幾個主要問題，及時發現并解決，在工作中不斷總結，進而提高檔案工作的進步，這對檔案管理的科學化水平和檔案管理的質量有著重大意義和影響，對于企業單位管理工作質量的提升有著不可估量的價值。在我國飛速發展的情況下，只有樹立檔案管理工作意識，提升人員專業化素養，建立專業化團隊，采用先進的信息化技術，完善檔案管理體系，提高檔案管理工作的效率，發揮檔案價值，全面建成檔案管理的科學化水平，才能為實現中華民族的偉大復習做出杰出貢獻。

參考文獻：

[1]孟麗君.淺談檔案管理工作的重要性[J].黑龍江史志，2015，（10）.

[2]歐陽慧敏.研究提升檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].建材與裝飾，2017，（29）.