淺談檔案信息化建設存在的問題及對策

吳雪峰

【摘要】隨著時代的不斷發展，我國的信息化水平也在逐漸的得到提高，信息化水平越來越高。現在是一個信息爆炸的時代，網絡在我們的生活中很常見，網絡信息也已經遍及到社會的很多領域中了。現在我國的科學技術水平也得到了很大的提升，我國的信息化水平得到了很大的促進，中國信息化的進程成上升趨勢，自然檔案信息化建設就發展了起來，檔案信息化建設對于學校、企業等都有很大的幫助，檔案管理工作是企業管理中的重要環節，直接的影響著企業在市場上的競爭優勢，檔案信息化管理就顯得尤為重要。

【關鍵詞】檔案信息化建設 存在問題 對策

檔案信息化建設需要運用到計算機技術，網絡技術等技術，運用這些先進的科學技術可以有效的提高檔案信息化建設的工作效率和工作水平。對檔案信息化管理建設的創新可以改善檔案信息化建設出現的問題，有利于更好的管理檔案，能不斷的滿足現在對檔案信息化的需求，不斷的促進社會進步。

一、信息化建設的意義和存在的問題

（一）信息化建設的意義

我們已經逐漸步入了信息化時代，甚至是信息泛濫的時代，檔案信息化建設是時代發展的需要。檔案建設已經由過去的傳統的手工操作變成了現在的信息化建設，國家也出臺了關于檔案信息化建設方面的政策，把檔案信息化建設作為檔案建設的主要任務，戰略性任務，發展目標，要全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。檔案信息化建設的意義是很重大的，檔案信息化建設有利于檔案信息資源的保存，使得檔案信息不容易丟失，利用計算機，電子形式進行保存。檔案信息可以儲存在光盤或者是硬盤中，光盤和硬盤的存儲量大、傳輸快、，只需要占用很小的空間，對于查找來說也很方便，通過在計算機上查閱，就避免了因為反復翻閱對原始的紙質檔案帶來的破壞。將檔案信息化最大的好處就是可以備份，檔案信息化之后檔案就可以長久保存。

（二）檔案信息資源分散

盡管現在檔案信息化建設已經發展的很好了，但是還是存在很多問題，這就給檔案信息化建設中帶來了很多的挑戰。檔案信息資源分散就是現在的一個重要的問題，檔案信息的整合能力不強，很多信息還是很分散，有時查找起來還是很麻煩，所以還是要在這方面改正一下。檔案信息化管理過程中會遇到很多各種各樣的挑戰，這些問題的出現都會影響工作的有效進行。要想解決這些問題就要加強檔案信息化建設的創新性和安全性，改善檔案信息資源分散的問題。檔案信息資源分散會使得工作效率下降，因為在信息查找上會浪費很多時間，導致工作效率下降，而且在計算機本身上還存在一些問題，這就更加加大了查找信息的難度。計算機網絡很容易泄露信息，安全隱患是檔案信息化建設中存在的很危險的問題，如果計算機系統和網絡系統本身存在著安全問題，硬件和軟件都很容易遭到破壞，這就會影響到檔案信息的安全。

（三）法律不完善，人員素質低

自從檔案被信息化管理后，對于檔案管理人員的素質要求就很高了，檔案管理的人員必須能夠熟練的使用計算機。在檔案管理的時候要將綜合資料進行數字化處理，將很多圖片轉換成數字文件，這就需要很高的計算機操作能力。但是我國是一個比較重視科研成果和教學的國家，這就導致了我國在這方面的人才缺失，很多操作人員的操作能力不是很強，操作不規范，檔案管理人才短缺，使得我國檔案的信息化建設發展受到人才的制約，發展的很緩慢，所以人才問題亟待解決。另外我國在檔案管理信息化方面的相關政策是很多，但是這些法律政策很多不是很完善，還需要更明確的規定，不然很容易導致很多人鉆了法律的空子。電子文件很容易刪除，復制這就使得檔案很容易泄露或者是被改動，導致檔案的保密工作做得不好，使得很多人的信息被泄露，帶來嚴峻的問題，所以對于這些問題，都是需要明確的法律來規范的。

二、檔案信息化建設問題的對策

（一）提高工作人員的素質和網絡意識

要想提高檔案信息化建設就要從人才抓起，任何事物的發展都是需要人才的，同時還要健全完善法律法規，提高人員的素質和網絡意識，提高工作的效率，是現在應該做的。定期對在職的檔案工作者實行業務培訓，使得工作者在業務上越來越熟練，可以高效的完成工作。不但要培訓現在的人員，還要積極的引進創新性人才，將優秀的管理人才引進來，培養他們業務能力，還要從思想上對操作人員進行引導，逐步建成一支多層次的復合型檔案信息化建設隊伍，以適應檔案信息化建設的需要，完美地迎接信息化浪潮的到來。思想觀念是工作能否取得成就的關鍵，所以應該重視思想意識的培養，增強管理者的網絡意識，實現檔案信息化管理工作的良性循環，讓管理者從傳統的束縛中走出來，充分的利用網絡，在網絡意識的支持下開展工作。

（二）提高管理的標準性，完善法律建設

檔案信息化管理中的法律規范問題，應該通過完善法律法規，使得每個細節都清楚的被規范。檔案信息化的管理是決定暗桿能否被有效保存，不被泄露的基礎，是提高檔案信息化建設的基礎。明確檔案信息化管理的規范，提高管理的標準性有利于促進檔案信息化建設的發展，對于企業來說，檔案信息化建設的越好對于企業的發展就越有利，對于學校來說檔案的信息化建設有利于學生信息的保存。

（三）有創新意識

創新意識能夠恰當的調整各種矛盾之間的關系，創新意識是很重要的，創新永遠不會過時，在檔案信息化建設中也是需要有創新意識的。創新性能為檔案信息化建設帶來良好的發展，能夠很好的解決現階段檔案信息化建設所面臨的矛盾和問題，使得我國的檔案信息化向著更加現代化的腳步邁進。創新是將檔案信息化的管理進行合理的創新，使得檔案查找起來更加的方便，使得檔案信息化管理工作的每個環節都能夠做到有序進行。

三、結語

傳統的檔案保存如果遇到火災就會將檔案燒毀，但是現在檔案的信息化保存就避免了這種問題，因為檔案都被數字化保存在計算機中了，即使檔案消失了，還可以有備份。檔案信息化建設可以實現資源共享，檔案信息化處理之后可以將本來分散的資源整合在一起，形成整體統一的資源網絡，然后更方便實現資源共享。對于檔案的查找也更加方便了，這種資源共享有利于提升檔案信息的利用價值，檔案的查閱者隨時都可以查閱檔案，沒有時間和空間的限制，只要使用計算機和網絡就能隨時查找檔案，很大程度上提高了工作效率。

參考文獻：

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