電子文件歸檔與電子檔案管理策略之研究

摘 要：電子文件的歸檔就是保存電子文件的價值，賦予電子文件檔案身份的過程。電子文件的歸檔就是將具有一定檔案價值的但在文件通過文件的方式，移交到電子文件的管理系統之中。電子文件管理責任也會隨著電子檔案管理而移交。加強對電子文件歸檔以及電子檔案的管理，可以提升其工作質量與效果，為各項工作的開展提供有效的支持。

關鍵詞：電子文件；歸檔；電子檔案；管理；

在信息技術手段的廣泛應用過程中，各種電子文件的種類日益增多，為電子文件進行歸檔形成電子檔案，可以為企業的各項活動以及信息資產的記錄與管理提供有效的參考。對此為了保障電子信息資源的安全性，推動信息化的繼續發展，必須要按機器對電子文件的收集、積累以及歸檔處理，要對電子檔案進行集中規范的管理，進而在根本上保障電子檔案的真實性、穩定性以及可用性。

1 電子文件歸檔與電子檔案管理的特點

電子文件信息具有非人工識讀性、系統依賴性的特征，且在信息與特定載體之間存在一定的可分離性以及易變性特征，不固定性的特征，這些特征都給電子文件的管理帶來了一定的影響。而電子文件的歸檔處理，成為了電子檔案，電子文件的這些特征也影響了電子檔案的管理。

1.1電子檔案以保存且容易查找

與傳統類型的檔案相對比來說，電子檔案具有便于存儲、檢索快且可以實現多人閱讀，便于攜帶的特征。可以通過計算機對電子文件進行直接的系統修改處理，進而提升工作質量以及辦公效率，而信息化的管理也為提升了電子檔案的傳遞速度與質量。電子檔案對于一些特征存儲設備的依賴以及變化快速的特征，也導致了電子檔案存在各種危險隱患問題，電子檔案容易修改且存儲設備容易損壞。雖然電子檔案轉變了傳統的的贛南存儲載體，傳播材料也呈現著無形化的特征，但是在網絡環境中各種信息文件的傳遞以及存儲會導致其受到各種病毒的影響，這樣就會導致檔案信息被改動。

1.2電子檔案對于設備有著一定的依賴性

電子檔案的傳遞主要就是依賴于電子設備以及網絡環境，如果在沒有電子設備以及網絡的狀態是無法實現電子檔案的傳遞與查閱的。對此，必須要在特定的軟件以及硬件設備之下才可以實現對對電子檔案信息的傳遞、查閱以及應用的。如果缺少軟件以及設備，就會導致電子檔案喪失自己的價值與作用。

同時，電子檔案還是存在著一定的危險問題，這些危險問題會導致電子檔案失去價值，不利于電子檔案的保護。

1.3 規范電子檔案法律效力

現階段，電子文件的歸檔管理工作處于起步過程，多數的企業并沒有提升對電子檔案以及文件的歸檔管理工作的重視，而目前電子文件的檔案的管理還是存在容易做到篡改、容易感染等特點，導致缺乏辨別其法律意義。而要想制定完善的法律規定與條例，必須要通過各種信息資料對其進行認證。多數的企業在進行電子檔案管理軟件的設計過程中，會基于自己的實際需求以及行業特征開展，形成較為獨特的的管理系統，這樣就會導致其應用的標準不同，資源也無法實現共享，這樣就給電子檔案的管理工作帶來了一定的影響。

2 電子文件的收集歸檔

2.1加強對電子文件歸檔工作的重視

必須要加強工作人員對電子檔案的歸檔管理意識，要對其進行系統管理，構建基于檔案室為核心、組織機構為基礎保障以及相關部門為主要節點的檔案管理系統，明確各個部門的責任與義務，保障其各項工作的上下聯動。保障電子文件與紙質文件的安全性，對其進行系統的保密處理、歸檔處理，系統管理，合理利用。檔案管理人員必須要加強對電子文件管理知識的學習，提升自身的專業性，通過與電子文件部門以及相關技術人員的聯系，基于歸檔要求對其進行系統處理，基于業務協調以及歸檔的要求，加強指導，制定完善的檔案管理歸檔要求，進而提升管理質量。

電子文件來源較為廣泛，對此必須要加強對電子文件的歸檔處理，對其進行系統處理，構建科學的電子文件歸檔制度，明確具體的業務管理責任人，通過計算技術與信息管理人員、數據錄入人員對其進行系統監督管理，將電子文件的歸檔工作與單位的歸檔制度進行系統的融合，制定明確的信息管理工作程序，對信息管理工作進行系統的布置、總結、檢查以及考核，合理布置電子文件歸檔工作，對其進行系統分析，科學考核。

2.2加強對電子文件的收集與整理

要加強對電子文件的收集整理，加強電子檔案管理控制，強化電子檔案文件的收集。而電子文件的特征決定了電子文件收集與整理的方式，其具體的范圍與普通類型的文件不同。對此，在一般狀況之下是不保留草稿文件的，但是對于文件進行全文信息自動檢索以經濟對重要文件進行修改過程信息保留的時候，就要對草稿文件進行收集與整理。而對于一些正視作用或者輔助類型的電子文件，必須要收集整理各種紙質文件，構建一定的表示關系。對于無紙化系統的電子文件必須要制定嚴格的措施，通過文件的拷貝等方式避免在信息收集整理過程中出現電子文件信息丟失等問題。

同時，必須要制定完善的電子文件歸檔以及電子檔案管理制度，落實具體的責任義務，加強對文件信息的收集，進而保障電子文件的系統性、真實性以及完整性。

3 合理利用電子檔案

在網絡化的背景之下，檔案信息的查詢以及利用方式得到了本質的變化，而檔案管理人員必須要不斷的提升自身的管理質量，合理的應用各種現代化的信息技術的手段?；诂F代化檔案管理的需求，加強對文書檔案、照片檔案以及會計檔案的信息處理，進而避免認為因素對電子信息檔案歸檔帶來的不良影響，充分的凸顯計算機管理的優勢特征，進而提升檔案管理的工作效率與質量。

加強檔案管理的信息化建設與處理，創設良好的服務條件與質量，基于國家檔案局頒布的各項固定與要求，制定電子檔案管理制度，實現對檔案信息的標準化以及統一化管理，通過檔案管理系統與其他類型文件管理系統的緊密聯系，實現信息數據共享，做到檔案信息的網絡化發展。而檔案信息化就是今后發展的重要內容，可以為各項工作提供共享的信息數據，進而實現電子檔案管理的規范化、高效化以及科學化發展。

4 強化人才培訓，重視電子檔案保管

電子文件主要就是在介質層上的信息進行記錄，不會受到外界磁場信息的影響，也不會受到空氣溫度以及濕度等因素的影響。但是因為電子文件處于初步階段，缺乏真正的、系統的保障系統，對此在長期的電子檔案保持過程中必須要加強對原始信息的深入研究與分析?，F階段，對于電子檔案的保持處理，就是通過定期的復制方式保障信息；也可以通過各種大數據以及云盤的方式對檔案信息進行處理，但是必須要保障其不受到各種網絡病毒以及黑客的侵蝕，進而保障其整體安全性。

而要想提升電子檔案保管質量，必須要加強對工作人員的重視，要聘請專業的人員進行檔案管理，加強檔案管理人員的培訓，提升其專業技能，強化計算機知識技能的培訓，通過技術交流等方式不斷的提升其綜合素質能力，進而保障電子檔案的有效保管與科學應用。

5 結束語

電子文件的歸檔工作是檔案管理的重要內容，加強對電子文件以及電子檔案管理工作的重視，可以提升企業的管理水平，保障信息資源以及資產的安全性，進而為企業的各項決策提供有效支持，推動企業的持續發展。

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作者簡介

劉玉（1984-），女，漢族，助教，長春工業大學，本科。