信息時代的新聞檔案管理探討

徐瑩

摘 要：對于電子檔案來說，就是利用計算機信息系統，來處理和保存相關社會實踐過程中具有一定保存價值的材料。相比于紙質檔案管理，電子檔案具有其自身的獨特特點，這無疑也會帶給檔案管理工作不小的挑戰。當前的信息技術發展非常之快，呈現出大量信息共享的特點，在檔案信息公開的背景下，電子檔案安全管理問題成為各方關注的焦點問題，應該引起足夠的重視。鑒于此，本文是對信息時代的新聞檔案管理工作進行研究，僅供參考。

關鍵詞：信息時代；電子檔案；安全管理；管理策略

在現代信息技術當中，光纖傳輸及微縮復制存儲技術具有高效、快捷、精確的信息傳輸及存儲優勢，其對于當前時期檔案管理工作產生了極為深遠的影響。但與此同時我們也應當認識到，任何事物必然有其兩面性的特點，現代科技亦是如此，其一方面能夠為檔案管理工作帶來新的發展機遇，但另一方面也會使得傳統檔案管理工作遭受巨大的挑戰與考驗。因此就展開相關的研究工作便具有極其重要的作用與價值，應當引起人們的重視與思考。

1 信息時代電子檔案的安全隱患

1.1 電子檔案的信息安全隱患

由于電子檔案不受時間、空間的限制，并不具備傳統的紙質檔案的物理特性，很難擺脫計算機的依附性。所以說，脫離計算機系統的電子檔案則不現實，主要表現在物理性實體狀態的缺失方面，所以，電子檔案則具有更為嚴峻的信息安全管理方面的問題。比如，互聯網中的黑客入侵、病毒攻擊，這些都給電子檔案的傳輸、獲取、共享帶來了很大的風險。同時，電子檔案還存在容易被篡改的問題，使得信息完整性、真實性受到挑戰，互聯網所具備的共享特點也不利于實現電子檔案的保密性要求，當出現網絡癱瘓或者故障的情況下，則面臨著很大的危機。

1.2 電子檔案的載體安全隱患

分析信息時代電子檔案管理，其正朝著實體控制向智能控制的發展趨勢，增加了電子檔案管理中的載體安全性問題。計算機數字技術則是電子檔案出現的基礎，只有保證依存環境下的智能載體安全，才可能實現電子檔案的可利用性。同時，部分電子檔案管理的環節還存在一定的安全隱患問題，比如，相關的辦公環境、計算機機房、檔案信息庫房等場所，沒有按照國家電子檔案管理的要求進行配置，缺乏相應的監控系統，具有不完善的防火防水設備，特別是沒有配置電磁信息輻射泄漏防護設備、抗電磁干擾保護設備等，這些都會造成電子檔案安全性受到很大影響。另外，部分管理人員并不了解電子檔案光盤材質性能，不能為其提供良好的保存環境，產生氧化反應則會影響其使用壽命。

1.3 電子檔案的制度安全隱患

電子檔案的社會化服務具有比較廣泛的內容，具體包括，檔案外借制度，檔案信息瀏覽制度以及檔案復制制度等方面。當前，針對電子檔案管理的對外服務方面還存在很多不完善的內容，服務制度還有待于進一步完善，比如，電子檔案的使用權限、電子檔案借閱權限，相應的內容加密處理、嚴禁拷貝措施等方面，存在較為模糊的管理分類問題。同時，內部管理人員的檔案應用權限也存在一定的問題，沒有全面的控制和監督體系結構，主要表現為：一是，內部人員非法外傳電子文檔的問責落實不到位。二是，在進行調用電子檔案的過程中，無法有效實施有效的監督管理。

2 應對檔案管理工作主要問題的策略

2.1 大力開展信息化建設

基于目前的信息時代大背景之下，檔案信息化管理的終極目標便是為了促使檔案資源能夠得以最大化的共同分享，以使其價值得以最大程度的得以利用。為了達成這一目標，就要持續增強對檔案資源的信息化建設工作。首先，需要充分應用現代化的信息技術，來實現對于檔案信息的自動化處置，進而對檔案、文件等信息能夠采取一體化的管理，這樣不但有助于保障對檔案信息的高效獲取，并且也可對于不同載體的檔案信息進行更加多元化的存儲，同時應用計算機多媒體技術將其進行合并，并由此產生出文字、聲音、圖像等共同構成的新型檔案資源，由此便可極大的豐富檔案信息資源的表現形式；其次，利用計算機網絡來進行檔案信息的遠距離傳輸、無障礙交流，進而實現對信息資源的高效共享。

2.2 建設高質量檔案數據庫

在信息時代的大背景之下，檔案信息的基礎形式通常以數字為主，這也就是人們通常所說的數據信息，而借助于計算機網絡技術能夠促使檔案信息的快速傳遞成為現實。并基于此所產生出的數字檔案必須要利用某種形式來進行存儲，基于此數據庫也便應運而生。因而檔案管理部門應當構建起一個具有較高質量水平的數據庫來保障檔案管理工作的有序進行。在數據庫建設完成后，應當切實做好相應的后期運營及維護工作，并借此來保障整體數據信息的安全與完整。

2.3 健全檔案信息安全保障體系

在檔案管理工作所包含的各類信息資源，隊伍政治、經濟、文化等建設工作均發揮著至關重要的作用與價值。在當前的信息時代，檔案信息化建設速度日益加快，相應的安全問題也愈發突出，為了更加有效的保障檔案信息的安全性，便應建立健全相關的檔案信息安全保障體系。此體系則主要涵括有以下兩部分：第一，檔案信息的存儲安全；第二，檔案信息的應用安全。在信息技術的快速發展的同時也使得信息的競爭愈發激烈，這在某種程度上也對信息安全敲響了警鐘。對此可采取身份認證、密鑰管理等安全手段來加強信息系統的安全性。

3 結束語

結合快速發展的信息技術背景，電子檔案管理工作中，應符合電子檔案自身的特點，一方面，應充分利用好計算機和網絡技術，重視系統的硬件化建設，還應該從實際出發，做好系統的軟件建設，進一步完善電子文件及電子資料管理制度，提升管理人員的綜合素養，進一步做好各個環節的管理和溝通工作。

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