市政工程檔案的重要性淺析

何永恒

摘 要：市政工程技術檔案是市政工程在規劃、設計、施工過程中各有關單位依據有關規定所做的文字記錄、圖紙、表格、音像等應當歸檔的檔案技術資料，它是評定工程質量、竣工交付使用的必要條件，也是對工程進行檢查、管理、使用、養護、質量追責、改建和擴建的依據。

關鍵詞： 市政工程；檔案；重要性；收集和管理

市政工程檔案資料是記載市政工程施工活動全過程的一項重要內容，它是市政工程的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。市政工程檔案不僅能服務于市政工程建設任務的施工管理，同時也能為市政設施的驗收、移交、日常檢查、使用、管理、養護維修、改建和擴建、質量追責等工作提供最原始的依據，是保證這些市政設施運營順利運轉的基本前提。而采取相應的措施以實現市政工程檔案的收集、整理、歸檔、移交等檔案管理工作則是交驗市政工程的重要保證。因此，加強市政工程檔案管理的建設是一項非常重要的工作。一個工程項目檔案資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目建設和養護維修質量的好壞，所以工程檔案資料的管理是市政工程建設中一個非常重要的環節。

由于市政工程從立項、勘察、設計、施工到交付使用， 乃至使用過程中重大事項形成的檔案資料具有十分重要的價值，特別是在這些市政工程在使用過程中，不可避免地會出現一些質量問題或人為的損壞，需要進行養護修復工作，這時就會涉及很多內部資料，也就是人們說的檔案，其記載著路橋養護工作的工作進程、質量情況、設計的方案等原始信息，這些都是市政工程養護工作中重要的數據信息，都是后來查找、校閱的原始出處，對于事故責任倒查， 使用、養護和維修以及改進市政工程的建造工藝都具有十分重要的意義。

鑒于市政工程檔案在市政工程使用和管理過程中有著如此的重要的作用，因此我們必須加強市政工程檔案的收集歸檔和管理保護工作， 真正發揮市政工程檔案的價值， 為經濟建設和社會發展服務，造福社會。

由于市政工程建設從開始規劃、設計、施工到竣工驗收，有的需要幾年的時間，周期都比較長。而且會涉及很多的內容與交叉的項目，如果檔案歸檔整理不及時、不完整，就可能導致歸檔信息殘缺的情況。此外，由于市政工程檔案中包含的知識系統紛繁復雜，包括工程、材料、經濟等各方面的內容，所以市政工程檔案的整理和保存管理具有很強的專業性。這就對整理、保管人員提出了較高的要求，需其具備一定的綜合素質，能把這些知識整合在一起，并且合理地放進檔案中。管理人員必須要對這些知識都有所深入了解，才能做好市政設施工程的檔案管理工作，不致出現混亂。

為了確實做好市政工程設施檔案的收集整理和保管工作，就必須做好以下幾個方面的工作：

首先，要求工程項目部在工程開工之際，應對資料收集與整理制定行之有效的收集與整理制度，將資料的收集和整理列入工作計劃，在工程監理和工程施工招投標、評標時就要把施工組織計劃中對資料的收集作為一項評分指標的要求，促進工程施工過程中對資料的收集、整理。設立檔案室和專業資料收集與管理的專職人員，具體負責收集與整理工程資料，及時將工程文件進行整理歸檔。

為尊重文件形成狀態，現場質量檢驗單中監理抽檢文件應與施工單位自檢文件一起，由施工單位歸檔，其余各類文件應本著誰形成誰歸檔的原則處理。質量檢驗評定文件和計量支付文件的原始件由監理整理歸檔。

市政工程檔案技術資料和質量資料從工程開工到工程竣工，貫穿于工程項目的整個過程，應根據日常收集整理的資料按照專業特點以及市政工程內在要求進行分類組卷。

市政工程檢驗評定資料應按照單元劃分由分項工程、分部工程、單位工程的順序，逐步分類組卷。

在施工中施工圖未發生變更的可再原施工圖上加蓋竣工圖章即可；有一般性變更的，可在原設計圖上修改，并將變更依據寫在圖上，加蓋竣工圖章即可；變更較多無法利用原圖的，需重新制作竣工圖，因設計原因引起由設計單位繪制，因施工原因引起由施工單位繪制，加蓋竣工圖章即可，圖章應使用紅印油。

照片卷應留有施工前的原貌照片和竣工后的新貌照片，施工過程中要根據工程進展情況，經常深入工地拍攝第一手的照片資料，特別應對重要部位、關鍵工藝過程、重點監測部位的檢測過程進行拍照或攝像，及時將工程動態過程通過影像資料真實的反映出來，并將這些重要照片收集起來，并把它與其它文件視為同等重要的地位上去認真對待，組成照片卷和電子檔案資料，歸檔保存。

其次，竣工資料立卷時還要注意以下事項：組卷材料必須是原始件，傳真件必須復印后用復印件組卷，若需保存復印件，應在手寫和簽名用時用黑墨汁或藍黑墨汁，不許用圓珠筆、鉛筆、彩色筆書寫；寫錯文字用一斜線劃去，在旁邊填寫正確文件，不許涂改；組卷厚度文字材料不超過2cm，一般在50～200頁之間，圖紙厚度為2～6cm。

每一冊文字材料，應按形成時間先后進行排列，批復性文件批復件在前、請示件在后；結論性文件結論在前，依據在后；施工與監理文件應綜合材料在前，原始材料在后；正件在前，附件在后；卷內圖文混合材料應文字材料在前、圖紙在后。

每冊資料須有封面，目錄、備考表，頁碼從開始有書寫內容的一頁起編，在右下角從1依次用阿拉伯字母編寫，雙面文字背面編在左下角；圖紙統一折疊成a4幅面，頁號編在標題欄外的左下角；卷內目錄和備考表不編頁碼，各卷之間不連續編頁碼。案卷題名及檔號要具有唯一性。案卷封面起止日期填寫文件形成的日期，年、月、日用八位連續的阿拉伯數字組成，不加任何文字和標點，如：20101202-20120302。卷內備考表填寫文件材料的件數、頁數以及組卷過程中需要說明的問題。

最后，關于工程檔案的驗收和移交工作。只有通過合格驗收的工程才能夠竣工。工程竣工以后，建設、施工和監理單位的檔案工作人員要依據《天津市建設工程文件歸檔整理規程》，對工程涉及的檔案文件材料進行分類匯總和收集整理，對市政工程檔案進行移交。工程檔案的移交工作要注意以下幾點內容：在工程項目檔案通過專項驗收后，要在項目竣工的90天內把有關聯的資料文件移交給有關政府管理部門；在資料移交過程中應做好交接手續，以防造成重要文件的遺漏或者弄丟。

參考文獻

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[3]《芻議道路橋梁檔案管理》岳冬影 2012年第12期 總第期274 （吉林農業）

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