淺談檔案歸檔工作問題及對策

劉新玲

【摘 要】檔案是承載人類知識的一種重要介質，在這個知識經(jīng)濟的時代，充分發(fā)掘和利用檔案中的信息資源是非常必要的，對人們的現(xiàn)實工作有著重要的指導意義。而在機關事業(yè)單位的檔案管理工作中，歸檔就是非常重要的一項工作，本文主要探討了檔案管理歸檔工作中的問題以及對策。

【關鍵詞】檔案 歸檔工作 問題 對策

對于現(xiàn)實的機關事業(yè)單位來說，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作中非常重要的組成部分，不僅能夠提高檔案管理人員的素質，同時可以提高企業(yè)管理的工作效率，豐富的檔案資源的相關內容，加強管理，可以有效的推動機關事業(yè)單位的進步和發(fā)展。

一、檔案歸檔工作中存在的問題

1.檔案管理意識不高

在許多的機關事業(yè)單位當中，所有的工作人員主要都是積極的參加到實際單位業(yè)績的工作中去了，忽視了檔案的管理工作。這就造成了機關事業(yè)單位對檔案管理的投資不夠，相關的工作人員也極其缺乏，檔案管理就只剩下了一個空架子，并沒有什么實際的作用。另外，在現(xiàn)代的許多檔案的管理工作人員中，他們都不是專職從事這項工作，而是兼職。這就造成了這些工作人員非常的業(yè)余，并不是非常的專業(yè)，對檔案管理方面的知識可能只是一知半解，所以說，檔案管理的質量和效率有限，整體的管理意識較為薄弱。

2.檔案管理人員更換較為頻繁

因為機關事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，相關的投資不足，有時甚至為了節(jié)省單位的開支，便會從檔案管理這一方面進行削減和克扣，比如機關事業(yè)單位管理人員的工資會非常低，這樣很容易影響管理人員的工作積極性和主動性。另外，對檔案管理人員的招聘并沒有做到很好的把關，這就造成了這個工作崗位上的人員流到比較頻繁。這種管理非常不利于檔案資料的收集和歸檔，影響檔案管理工作的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3.檔案管理不夠規(guī)范

許多的機關事業(yè)單位的管理者對檔案管理工作不重視，在單位的內部，有大量的檔案沒有進行及時的鑒定、分類、歸檔、編目和組卷等，這些檔案都只是簡單的存放，并沒有按照相關的檔案管理流程對其進行歸檔分類，這就導致了相關人員在查閱檔案時會非常的費力，費時，查找效率很低，對檔案的利用率也會逐漸的減低，檔案就無法真正的發(fā)揮出其應用的作用。所以說，在現(xiàn)代的檔案管理工作中，機關事業(yè)單位沒有制定出適當?shù)臋n案歸檔管理工作流程，同時相關的監(jiān)督力度也不夠，這才造成了檔案管理工作中的混亂和不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴重的影響到了檔案歸檔管理工作。

二、檔案歸檔管理工作中對策的分析

1.加強檔案管理和人才培養(yǎng)，提高檔案管理意識

在宣傳方面，機關事業(yè)單位可以根據(jù)自身的實際發(fā)展情況，在單位內部進行發(fā)放宣傳資料、張貼標語等一些形式向員工宣傳檔案管理的重要性，讓員工們更加深入地了解到檔案的相關內容，以及其對機關事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從而積極配合檔案管理人員的相關工作，有效的提高檔案歸檔的工作質量和效率。在培訓方面，機關者單位應該定期或者不定期的對檔案管理人員進行相關的培訓和指導，讓檔案管理人員對相關的工作程序和法律都能做到數(shù)量的掌握，有效的提高這些員工的專業(yè)水平和綜合素質。

2.建立起完善檔案歸檔計劃和程序

檔案管理部門在接到上級領導制定出的檔案計劃后，并不是要完全按照其計劃進行管理，而是應該根據(jù)自己的實際情況，在不違背上級領導的指示下，對檔案計劃進行適當?shù)恼{整，確保和自身的實際工作相適應，然后在進行歸檔管理。一般要做到“四同步”的管理。也就是指下達的檔案計劃任務要和其歸檔做到同步，檢查計劃的進度要和形成檔案的進度同步，結題、驗收、鑒定成果要和結題、鑒定檔案材料做到同步，評定檔案成果和其評定材料做到同步，從而保證檔案歸檔工作可以做到順利的開展。

3.加強歸檔工作檢核

現(xiàn)在有很多機關事業(yè)單位在檔案管理中存在著混亂和不規(guī)范的現(xiàn)象，經(jīng)常會出現(xiàn)一些找不到檔案或者檔案內容失真的問題，這些都嚴重的影響了檔案管理工作和在應用檔案時的有效性。所以單位需要加強對歸檔工作的檢查和審核，確保檔案的真實性、準確性和完整性，有效的避免檔案內容失真的出現(xiàn)。檢查和審核是保證檔案管理真實的一項重要手段。機關事業(yè)單位可以通過建立檢查審核委員會，為檔案管理工作提供一定的幫助，保證檔案資料長期的真實有效，不會再因為個人的不負責任或者疏忽，而影響到檔案的真實性。而且檔案作為一種信息的載體，確保檔案的完整性和真實性本身就是最為基本的要求。因為對于機關事業(yè)單位來說，之所要成立一個檔案管理工作部門，主要就是為了進行收集信息，并且對這些信息加以利用，那么檔案的審查和檢核在檔案管理工作中自然就是重中之重。

綜上所述，在這知識經(jīng)濟快速發(fā)展的時代，人們必須要加強檔案歸檔工作，只有這樣才能促進機關事業(yè)單位對檔案做到有效的管理，提高他們在這個社會的競爭力。在現(xiàn)代的檔案管理工作中，要提高管理人員積極的工作態(tài)度和意識，讓他們明白自己工作的重要性，并且加強對他們的培養(yǎng)，完善檔案的歸檔流程，保證檔案管理工作可以順利的進行。

參考文獻

[1]陳穎.淺談當前高校科研檔案歸檔中存在的問題及對策[J].大學教育，2015，01：170-172.

[2]王立國.淺談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作[J].東方企業(yè)文化，2013，13：60.