探討實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

周佳佳 周雅渝 周哲伊

南京郵電大學

引言：辦公室在企業與事業單位中是非常重要的一個組成部分，其可以充當管理的樞紐，進行事企單位的行政管理。目前我國很多事企單位的辦公室行政管理都存在著一部分問題，這會影響到事企單位的辦事質量與效率。所以辦公室提高行政管理水平，實行精細化的行政管理非常的重要，下面就來具體的談一下進行辦公室行政管理精細化的思路和對策。

一、辦公室行政管理存在的問題

辦公室要想進行精細化，首先要找到以往行政管理出現的問題所在，然后再制定針對性的解決方案。目前，我國辦公室管理存在以下問題，第一，一些事企單位沒有制定科學的管理規章制度，人員工作沒有約束，導致辦公室工工作無法高效的開展。例如，會出現浪費人力與物力資源的狀況。第二，一些事企單位的辦公室人員過于重視處理日常工作，而不重視對企業文化的宣傳，這導致企業員工沒有激情，團隊之間缺少向心力，這樣并不利于事企單位的可持續發展。第三，辦公室的工作往往與細節有關，而一些員工的專業能力與綜合能力不高，工作不夠認真負責，容易疏忽，常在細節中出現問題，輕則降低工作質量與效率，重則會使企業出現運轉不暢的問題。

二、實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

隨著辦公室行政管理的弊端顯現，管理人員逐步開始改善管理方案，尋求更有效的管理措施。精細化管理作為一種先進管理方式，越來越受到管理人員的認可與重視，那么如何實現行政管理精細化，主要有以下幾點思路和對策。

（一）建立精細化管理制度

一個好的管理制度是進行管理的基礎與核心，所以要想實現行政管理精細化，首先要做的就是建立或完善精細化的管理制度。這要求事企單位管理層人員要將管理制度精細化與規范化，找出以往制度中存在的漏洞和不合理之處，及時完善與改進，將管理制度中空泛的準則細致化。還要注意細節的處理，要明確落實到各項工作的具體環節上，這樣才能使工作人員有章可循，規范工作[1]。同時，在制度制定期間，可以讓員工提出意見與建議，在充分考慮的基礎上，對管理制度進行進一步的優化。在落實制度上，一定要嚴格與嚴厲，堅持按照規矩執行，并委派專人對辦公室工作進行監督與檢查，總之，一定要樹立制度的威信力，嚴格的執行下去，這樣才利于行政管理精細化。

（二）提高事企單位文化宣傳

事企單位的文化對于自身發展來講是有一定作用的，對員工進行適當的文化培養有利于提升員工的凝聚力，使員工更積極的為事企單位工作，也利于辦公室對行政工作的高效執行。所以提高事企單位的文化宣傳也是實現辦公室行政管理精細化的對策之一。這要求辦公室人員要大力開展企業文化宣傳活動。例如，可以定期召開培訓會議，講解企業的文化背景、發展過程、未來目標等內容，讓員工對企業的發展產生認同感，從而融為一體，共同進步。在會議后，辦公室人員還要組織進行檢查或者考試，可以將考核結果與績效向掛鉤，以提升員工的重視度。還可以利用互聯網技術的優勢，搭建事企單位的文化宣傳平臺，通過網絡渠道對員工進行潛移默化的文化滲透。

（三）細化崗位職責

建立精細化的考核標準是進行行政管理的前提，辦公室人員一定要健全完善員工的職能職責，細化崗位職責，擬定詳細明確的員工職位說明書，讓員工明白自己的準確職責所在。另外，事企單位還要深入辦公室進行各崗位的調研與分析，然后在此基礎上對員工的職能職責進行全面完善，把員工的具體任務和職責明確下去，真正實現行政管理的精細化。同時，辦公室管理人員最好還要對員工工作進行重新整合，把部分崗位重新調整，從實際出發，把精細化的管理體制落到實處。例如，要明確規定何人負責后勤工作，何人負責接待工作，何人負責企業文化宣傳工作等等。在管理期間，管理者還可以設置一套健全的管理體系，安排辦公室內部人員負責管理工作，這樣可以確保管理的方案有效實施，也可以讓管理目標達成統一，明確分工，從而真正實現精細化的管理模式，達到行政管理的最終目標[2]。

（四）提高工作人員素質

辦公室精細化行政管理與員工的能力與素質關系很大，會關系到整個工作流程的各環節，所以要想實現精細化管理，必須要提升工作人員素質。從個人方面來說，不同崗位的人員要提高自身專業能力與素質，使自己能夠嫻熟的進行工作，并可以與他人配合，完成各種細小工作的交接任務。從事企單位方面來說，要注意對辦公室工作人員的素質及能力的培養。例如，可以定期在事企單位內部進行辦公室工作細節和工作銜接的培訓活動，增強工作人員的業務能力，還要重視對員工的思想素質教育，讓員工能認真負責的進行工作。在活動上，還可以給員工之間提供交流的機會，鼓勵員工分享經驗，提高員工的工作熱情。另外，事企單位也可以設立獎懲機制，對工作認真負責的員工給予獎金與禮品等鼓勵，給工作出現問題的員工一定的懲罰，從而深化精細化的行政管理。

結束語：綜上所述，精細化的行政管理作為一種有效的管理模式，應用在辦公室的管理中會起到一定的作用。所以，我國事企單位的辦公室的管理人員一定要樹立精細化管理的理念，將其充分實踐到行政管理中去。可以采用以上提出的思路與對策處理在行政管理中存在的問題，從而增強員工工作積極性，促進事企單位穩步發展的作用。