企業財務會計檔案管理問題及對策探討

劉傳科 四川九洲電器集團有限責任公司

所謂的會計檔案就是企業在生產經營過程中形成的各種報表、賬簿以及會計憑證等，是記錄和反映企業經濟業務的證據和資料，對財務會計檔案進行分析，能夠有效了解企業的各項業務情況，對企業的經營決策具有非常重要的影響，而財務會計檔案的有效管理，則是保證其有效分析和利用的前提，因此，有必要針對企業財務會計管理方面的內容進行深入的研究。

一、企業財務會計檔案管理當中的問題

（一）會計檔案整理的標準化不足。通常情況下，會計檔案主要由兩種形式構成，一是電子形式的資料，包括企業經營活動的相關數據備份等；二是紙質資料，涉及到會計憑證以及會計賬單等資料，但很多企業在對這些檔案資料進行整理時，往往會將重點放在紙質資料上，對于電子資料卻存在收集、整理不到位的現象，導致一些重要的經濟數據被忽視，在一定程度上影響了會計檔案的完整性，檔案資料在數據方面與企業實際的經濟活動存在偏差。

（二）各類檔案資料管理無法保持同步。企業財務會計檔案一般都會分為兩份，分別儲存在計算機和紙質檔案室當中，但在實際管理過程中，卻經常會遇到兩者之間管理不同步的問題，導致企業經濟活動信息混亂，加上企業對于計算機當中的會計信息疏于管理，未能及時做好信息更新工作，甚至存在儲存介質損壞導致信息丟失的現象，除此之外，目前會計電算化的相關軟件具有較快的更新速度，部分企業對于這些軟件的系統及板式未能進行妥善的保管，導致后期檔案調閱存在困難的問題較為普遍。

（三）未能對財務會計檔案進行充分的利用。對財務會計檔案進行管理主要是為了對這些檔案資料進行更好的利用，但很多企業卻未能對這些財務會計檔案進行充分的利用，在生產經營過程中，對于會計檔案缺乏分析，并且在對會計檔案進行收集時，不能保證財務活動分析、企業合同以及財務報表等資料的全面歸檔，檔案資料存在完整性嚴重不足的現象，不能準確反映企業的經營狀況，而企業也無法通過會計檔案的有效利用，對自身經營狀況進行客觀的分析。

二、企業強化財務會計檔案管理的主要對策

（一）對財務會計檔案方面的管理制度加以完善。對財務會計檔案方面的相關管理制度加以建立，并對其進行不斷的完善，能夠使財務會計檔案缺乏完整性的問題得到有效的解決，而通過制度的完善與落實，能夠提升管理人員對于本職工作的重視程度，使各項管理工作的落實獲得一定的制度支撐，有利于檔案管理工作嚴謹性的提升，同時也能使企業賬目保持清晰。因此，需要落實以下幾點：第一，企業應該結合相關法規以及自身章程對檔案管理制度進行完善，通過制度來提升檔案收集、儲存、歸檔、整理、移交以及查閱的規范性，確保財務會計檔案的完整性，在此過程中，需要對會計檔案的鑒定以及維護等工作進行重點管理，要根據會計檔案的價值對其進行分類整理，并對出現損壞的檔案進行及時的修復，而不具備利用價值的檔案應該做好定期銷毀工作；第二，要對財務會計檔案方面的管理團隊加強建設，積極引入具有相應計算機操作水平和管理能力的工作人員，使管理團隊的整體水平得到有效的提升，使其能夠在制度保障下，將專業技能充分的發揮出來，提升檔案數據整理和管理的專業化，實現檔案的妥善管理；第三，企業領導應該對檔案管理工作加強引導，定期對管理工作進行巡查，使管理工作的落實情況得到有效的監督，并幫助管理人員對工作中的難點問題加以解決。

（二）對管理的同步性進行加強。通過會計電算化，能夠有效提升會計檔案管理的便利性，在具體管理過程中，應該對檔案文件及軟件系統的共同提升保持重視，要采取有效措施對會計檔案的儲存和管理進行強化，第一，可以對檔案儲存介質進行多樣化處理，除了磁質介質、紙質介質之外，還要將異地備份工作做好，同時要對網絡安全進行強化管理；第二，對電子檔案的相關保存措施進行完善，要對磁質檔案進行定期的檢查和復制，而紙質檔案則需要做好防塵、防火、防潮等工作，確保各種儲存形式的財務檔案具有較高的一致性；第三，要規范電子檔案管理，針對電子會計檔案建立相應的管理制度，借助光盤進行電子檔案的刻錄，使檔案及數據實體安全得到有效的保證，每年都要對會計檔案進行歸類整理，對管理人員、檔案目錄以及歸檔日期進行詳細的記錄，并由相關領導及管理人員簽字，確保各項管理責任的有效落實。

（三）對財務會計檔案進行有效的利用。在企業財務預算完成以后，可以利用現代科技，將會計檔案轉換成網絡信息，將會計檔案開放到生產經營各環節，促進管理決策更優化，生產經營高效化。要對會計檔案加強開發和利用，對其進行及時的更新，使各項會計信息能夠具有較高的時效性，同時要采用服務理念對會計檔案管理進行優化，通過強化宣傳，對服務內容加以豐富，推動檔案利用條件的有效改善，此外，還要在財務會計檔案的管理和利用方面加大投入力度，做好檔案的跟蹤調研工作，使各項信息反饋能夠得到及時的收集，通過與企業需求的有效結合落實管理工作，進一步的提升管理效果和利用效果。

結語：綜上所述，對財務會計檔案加強管理，能夠使相關檔案信息得到有效的利用，對企業決策及發展具有很大的推動作用，因此，企業一定要對該項工作保持重視，對其進行有效的落實，以此來實現自身的發展目標。