行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用

張麗婷 泰安技師學(xué)院

而目前隨著信息化的科技時(shí)代進(jìn)一步發(fā)展和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)也開始應(yīng)用于各行各業(yè)的工作中，而在行政檔案管理的工作中也得到了日益廣泛的運(yùn)用。而本文將從行政檔案管理的角度分析在其管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用方法，進(jìn)而總結(jié)在行政檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)的意義。

一、行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用方法

（一）充分收集并對信息進(jìn)行歸納整理。對檔案信息進(jìn)行收集和整理是信息化技術(shù)的檔案管理中的最為基礎(chǔ)卻又重要的內(nèi)容。在對行政檔案中的信息進(jìn)行收集和整理的過程之中，這項(xiàng)工作要求其工作人員有較強(qiáng)的專業(yè)技能知識和運(yùn)用科技的技術(shù)水平能力，并不停地促使自己不斷進(jìn)步并更能更熟練的運(yùn)用更加先進(jìn)的信息技術(shù)，而在行政管理之中對信息資料的采集和整理的工作要求較高，能掌握最新資料是工作中極其重要的內(nèi)容。信息化技術(shù)正是輔助工作人員更好的完成工作的一種先進(jìn)工具，因此相關(guān)工作人員無比更好的運(yùn)用信息化的科學(xué)技術(shù)，以便能更好的收集資料并將其準(zhǔn)確存儲至計(jì)算機(jī)內(nèi)，只有這樣才能促進(jìn)信息化技術(shù)在行政檔案管理中發(fā)揮更大的作用。

（二）對所收集信息進(jìn)行歸納整理和有序分類。對所收集信息進(jìn)行歸納和分類是信息化技術(shù)在行政檔案管理工作之中的一項(xiàng)核心內(nèi)容。而進(jìn)行信息檔案管理的工作人員在做檔案信息收集工作的過程中，可能出現(xiàn)由于未對資料內(nèi)信息進(jìn)行細(xì)致的檢查核實(shí)工作，所導(dǎo)致的收集到的資料不完整和存在紕漏的現(xiàn)象。因此，這就要求相關(guān)的工作人員始終秉承一個(gè)細(xì)致負(fù)責(zé)的態(tài)度，運(yùn)用信息化的技術(shù)和手段對所收集的資料信息進(jìn)行進(jìn)一步分類和整理，只有嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和廣泛的信息化技術(shù)的應(yīng)用才能最終實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)檔案管理的目標(biāo)。另外，還要做好各項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，更多地應(yīng)用信息化的技術(shù)，只有這樣才能更好更快地將資料信息分類輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)。

（三）運(yùn)用信息化技術(shù)來更快地查詢和提取資料信息。充分運(yùn)用信息化技術(shù)手段于檔案管理之中是信息化技術(shù)應(yīng)用的根本目的。而之前那兩個(gè)步驟也都是為了能更快地將所收集的資料信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，能在需要之時(shí)對所需信息進(jìn)行查找和提取[2]。而使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的查找，才能更高效、更準(zhǔn)確地找到所需資料，只有這樣才能更好地節(jié)省人力物力并切實(shí)提高工作效率。

二、在行政檔案的管理工作中充分應(yīng)用信息化技術(shù)的意義

（一）運(yùn)用信息化技術(shù)有利于提高檔案的質(zhì)量。在行政檔案管理的工作中充分應(yīng)用信息化的技術(shù)手段，首先能保證歸檔了的資料具有統(tǒng)一的格式和字體，不再需要工作人員人工進(jìn)行書寫，一方面能保證資料信息的規(guī)范統(tǒng)一性，從而方便查閱；另一方面，在確保了資料的規(guī)范的同時(shí)還節(jié)約了人力資源。

（二）運(yùn)用信息化技術(shù)有利于提高工作效率，從而節(jié)約人力資源。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要通過人工的手段對檔案進(jìn)行初步的收集，然后通過大量的整理，放于柜中進(jìn)行保管，以供日后的查閱，這項(xiàng)工作不僅需要耗費(fèi)大量的人力資源和時(shí)間成本，而且效率較低，容易出錯(cuò)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的普及和發(fā)展，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用于行政管理工作中是十分必要的。而將信息化技術(shù)應(yīng)用于行政檔案管理當(dāng)中，不僅很大程度上提高檔案儲存系統(tǒng)的容量還能切實(shí)減少對人力資源的耗損，從而提高工作效率，促使檔案的信息化轉(zhuǎn)換為實(shí)際的生產(chǎn)力。

（三）運(yùn)用信息化技術(shù)所帶來的時(shí)間和地域上的優(yōu)勢。利用信息化技術(shù)去做管理檔案的工作不僅能不受地域的限制，還能節(jié)約時(shí)間。而傳統(tǒng)的行政檔案管理工作必須要在存儲檔案的庫房中進(jìn)行，而且只能在特定時(shí)間和一定條件下進(jìn)行，因此傳統(tǒng)方式下行政檔案管理工作具有很大的限制性，但是運(yùn)用信息化技術(shù)，工作人員就能通過互聯(lián)網(wǎng)對資料和信息進(jìn)行處理，這也在很大程度上給工作人員帶來很大的便利。

（四）運(yùn)用信息化技術(shù)所帶來的空間上的優(yōu)勢。由于傳統(tǒng)行政檔案管理工作需要在特定場所進(jìn)行，導(dǎo)致檔案庫的占有率增加，同時(shí)還使得空間擁擠，這也給檔案資料的查找?guī)砹撕艽蟛槐悖趯ふ倚枰馁Y料的過程中也會消耗很多的時(shí)間精力，給檔案的管理工作帶來了很多困難。而利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理工作，對服務(wù)器的空間進(jìn)行優(yōu)化，更好地節(jié)約人力資源，同時(shí)改變管理的模式和手段，進(jìn)而提高工作效率[3]。

（五）運(yùn)用信息化技術(shù)能實(shí)現(xiàn)信息的共享。在行政檔案管理的工作中運(yùn)用信息化技術(shù)，能實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員對所需檔案和資料進(jìn)行復(fù)制和共享，最終實(shí)現(xiàn)信息的分享性和充分利用。另外，在行政檔案的管理中充分運(yùn)用信息化的科學(xué)技術(shù)，還能通過建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息的復(fù)制，最終能對檔案進(jìn)行多次的利用和共享。值得一提的是，信息化的檔案庫不僅能無限次使用還能實(shí)現(xiàn)分享，而過程中信息不會產(chǎn)生變化，能保證信息的完整性。

結(jié)語：當(dāng)前信息化技術(shù)在行政檔案管理工作之中的運(yùn)用日益廣泛也日趨成熟，在各大領(lǐng)域的行政檔案管理工作中要想保證工作效率和質(zhì)量，其檔案管理工作必將要利用信息化的技術(shù)才能提升整體的水平。在信息化的技術(shù)指導(dǎo)下的行政檔案管理工作中，既能實(shí)現(xiàn)信息共享的目標(biāo)，還具有一定的可復(fù)制分享性的優(yōu)勢，因此在行政檔案管理的工作中相關(guān)人員必須不斷地學(xué)習(xí)，緊跟信息時(shí)代發(fā)展的步伐，努力提高個(gè)人技術(shù)和水平，從而促進(jìn)行政檔案管理工作整體的業(yè)務(wù)水平的提高，推動信息化科技的應(yīng)用才能最終實(shí)現(xiàn)行政檔案管理的現(xiàn)代化[4]。