如何加強檔案管理工作之見解

胡芝香 濟寧市公路管理局汶上公路局

一、檔案管理工作創新的意義

（一）檔案管理的創新是為了滿足中國社會發展的需要

在當前社會系統的快速發展中，大量事物的定期更新頻率也在不斷下降。為了應對當前日益復雜的社會環境和經濟，組織機構本身應該做好所有重要任務，并以此為前提，對組織進行改善和發展，實現與社會共同進步的目的。從以上現象可以清楚地發現，檔案管理工作本身不能離開創新。只有采取科學合理的創新措施，才能在不斷發展的過程中滿足組織的需要。

（二）檔案管理工作創新是促使組織機構實現可持續發展的保證

傳統的檔案管理基于借助工作人員的經驗和習慣。在招募這個職位時，主要是以經驗為主要選擇標準。這種檔案管理模式在科學和專業方面嚴重缺失。其缺點可歸納如下：第一，檔案管理人員的更新和流動嚴重制約，使其無法適應現代社會環境的發展。其次，大多數檔案管理是書面資料，數據和信息，因此信息的可信度和有效性不高。綜合以上兩點，我們可以看到創新在檔案管理中的作用：首先，檔案管理工作創新有助于實現組織的內部信息資源;第二，檔案管理工作的創新有助于管理水平的提高。因此，它還為所有決策和管理流程提供更準確，專業和直觀的信息。第三，檔案管理工作的創新有效地實現了組織機構的健康持續發展。

（三）檔案管理工作的創新是提高檔案管理水平的主要手段

在我國，檔案管理中最常見的問題之一是檔案管理主要局限于一些書面材料，數據和信息的一般分類和存儲。如果需要檔案信息，則只能以相對被動的方式使用。這極大地削弱了“檔案的價值”。此外，現代社會的信息化程度有所提高，計算機得到了廣泛的應用和使用。不同版本，不同性質和不同形式的資料檔案出現，導致傳統的檔案管理處于困境，無法滿足現實社會的需求。因此，只有檔案管理方法和管理手段的創新，以及被動查詢為主動提供，才能體現檔案的真實價值，提高檔案管理水平。

二、檔案管理工作的現狀

近年來，隨著信息化的發展，檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰，主要集中在以下幾個方面：

（一）檔案管理制度不健全

在基層，已經制定了一些檔案管理制度，但從目前的檔案管理情況來看，仍然存在檔案管理制度不完善的現象。首先，檔案收集制度并不完善，這使得檔案缺乏完整的記錄并失去部分使用價值。其次，由于保管制度和基礎設施不完善，經常會發生文件損壞和文件丟失。三，檔案利用制度不完善，導致部分檔案無法發揮應有的價值。這些都極大地影響了檔案的研究和利用。

（二）信息化水平低

隨著使用計算機和網絡技術檔案的載體有了很大的變化，從原來的單一紙質載體到紙張和電子等多種載體的共存。許多單位的信息化水平仍然很低。沒有引入高級檔案管理軟件，檔案的檢索仍然主要依賴于手工工作。另外，電子檔案的利用率極低，嚴重制約了檔案工作的發展。

（三）檔案管理人員素質不高

首先，缺乏專業的檔案管理人才。許多檔案管理人員在單位都是兼職工作人員，缺乏檔案管理方面的專業知識。其次，他們對檔案工作的重要性了解不夠。他們只將檔案工作視為附屬工作。缺乏熱情和主動性;第三，計算機應用水平不高，實際操作能力低，不能滿足現代檔案管理的要求。

三、檔案管理工作創新的主要手段

（一）檔案管理工作觀念的創新

概念創新一直被視為實現管理創新的重要前提。事實上，概念創新實際上直接在整個管理創新過程中實施，它的存在和水平是確保管理創新成功的關鍵。要有效地實現管理創新的目的，必須堅持現代管理理念，特別是檔案管理的網絡化，社會化和知識化。從開始到結束，創新和知識必須是檔案管理工作的最終管理目標。因此，我們逐步擺脫舊的思想觀念，從內部推動檔案管理的創新。

（二）檔案管理工作的信息化重組

現代社會是一個信息化發展不斷深化的社會。檔案管理的技術逐漸與傳統的紙質載體和物質載體分離。多媒體技術，磁盤和光盤的更多應用不僅是書面檔案材料。因此，在檔案管理工作的創新和發展過程中，有必要加大對該領域的投入，只有這樣才能有效地完成檔案管理工作，例如信息傳輸，存儲和分類。在改進檔案管理信息管理的過程中，一方面要不斷研究掃描技術，操作計算機控制系統，存儲技術，等等;在另一方面，我們需要創建一個可以承載大量信息和資料庫作為整個檔案管理工作的核心。通過這種方式，可以提供更多方法來查詢檔案用戶的檔案信息，實現高效和人性化的檔案管理服務的目標，并提高檔案的價值。

（三）管理人員能力、素養的不斷提升

要實現檔案管理的創新發展，必須以崗位人員的業務運作為基礎，必須加強管理人員的培訓，以達到管理人員的管理水平和專業素質的提高。在相關的學習過程中，檔案管理操作技能的新概念和基本知識的教學是必要的，講座，評估和實踐的專業管理將幫助檔案管理人員掌握多媒體技術，計算機技術和網絡信息技術等其他技能。對于組織機構的領導者來說，有必要改善工作環境和管理者的薪酬，以便招聘具有現代技術的人才，使檔案管理事業可持續發展。

結束語：總之，為了做好當今社會的檔案創新和發展，有必要改變檔案管理制度和措施的概念及其措施。同時，檔案管理機構的領導者也應該深刻理解在當今社會中，檔案管理工作所起的重要作用已經引起了對檔案管理的足夠重視。檔案管理與現代人才發展體系的結合將使檔案管理行業走上可持續發展的道路。