論保密檔案管理工作中存在的問題及對策

賈廣軒 山東省濟寧市任城區社會保險事業局

一、保密工作主要存在的問題

（一）工作人員的保密意識薄弱，沒有正確認識到檔案保密工作的重要性。以前的檔案保密工作的規章制度比較多，保密工作中的氛圍比較沉悶，很多經驗技術和方法都沒有辦法溝通、展開，經常會產生經濟損失。隨著對外交流和合作越來越密切，對于保密教育的重視程度明顯下降，這就導致很多相關工作人員對于檔案管理工作的警惕性不高，一些工作人員不知道保密法和崗位保密要求，甚至一些企業的領導人不知道檔案的保密法規和要求，對于檔案的保密管理工作造成了很大的負擔。

（二）通信和辦公自動化程度的不斷提高使得保密工作愈發困難。高科技的通訊工具和自動化的辦公設備應用于越來越多的企業當中，有效的提高了工作效率，但是在文件和檔案傳輸過程中會出現泄漏的情況，給保密工作帶來了很大的挑戰。我國在辦公自動化和通訊方面的保密技術還沒有得到有效的發展，企業的辦公自動化和通訊方面沒有具體的保密制度就會出現有密難保的狀況。

二、加強檔案的保密工作對策

（一）加強規范管理。根據《保密法》和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》中的要求，工作人員要弄清楚密與非密之間的界限，明確哪些檔案是可以開放的，哪些是在一定的限制范圍內使用，哪些是不能提供使用，為檔案保密管理工作的規范化和標準化打下堅實基礎，同時要主動接受保密部門對調密工作的監督指導。為了更好地實現保密工作的制度化和標準化，可以采取以下措施和制度：（1）建立劃定保密期限的制度，從而可以在保密期滿時自行解密，減少工作的復雜性；（2）及時并合理的使用調度通知單，一旦保密期間內產生解密或保密程度的升降，要立即下發通知單告知檔案室，能夠更好地銜接工作；（3）建立涉密檔案標準制度，加強涉密檔案的規范性建設。在保密工作中可以采取分段治理的方法，用盒裝進行檔案及文件的保存，既能為日后尋找檔案帶來方便，也能使檔案的保密程度得到有效提高。可以采取編制目錄和卡片的方式有效管理檔案和文件，合理使用電子檔案和紙質檔案。對保存的檔案要做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。

（二）建立健全檔案干部教育機構，提高檔案保密人員素質。我國經濟社會的不斷發展和進步，使得企業、單位對于檔案密保管理人員的專業素質提出了更高要求，不但對于文化素養、政治水平以及專業知識方面提出要求，還要求工作人員要有學習精神，能夠懂得一些最新的高新技術和密保知識，這樣才能更好地在工作過程中運用高新科技。工作人員應該加強自身的學習能力，培養自我學習精神，時刻關注相關方面的最新的知識和形勢，能夠接受并順應科學技術的發展和進步，這樣才能有效提高密保工作人員的專業水平，并適應新時期的變化和發展。企業和部門要定期對檔案密保管理工作人員進行專業知識的培訓，不斷補充新的知識，實現復合型人才的培養。

（三）提高檔案管理保密技術手段。運用計算機技術進行保密檔案管理工作。運用傳統的檔案管理方式對檔案信息進行保密工作已經不能滿足人們的需求，并且存在一定的安全隱患，無法真正的保證檔案管理工作的保密性。因此為了更好的滿足人們的需求，運用計算機技術進行保密檔案管理工作成為一種必然的趨勢。通過計算機技術可以有效地提高保密檔案管理工作的安全性，減少在檔案管理過程中出現的不必要的環節。因此這就需要檔案管理人員加大對計算機技術的研究，不斷學習和創新，通過先進的科學技術對檔案信息進行管理。同時還要不斷提高檔案管理人員的專業素質和專業水平，熟練掌握計算機的技能和保密規定。可以對其進行培訓和測試，不斷提高檔案管理人員的專業技能。另外為了保證檔案信息的安全性，必須建立完整的檔案管理機制，防止受外界因素的干擾而影響保密檔案信息的安全性。要將外界網絡與保密檔案管理使用的網絡進行分離，防止受到外界網絡的入侵或者影響。

三、總結

綜上所述，科學技術的進步與發展使得檔案資源被大眾熟知，這種形勢對檔案的保密工作提出更高的要求。檔案是一種重要的社會信息資源，在注重信息資源開發、實現信息資源共享的同時也要嚴格做好部分機密檔案的保密工作，完善工作職能，讓檔案得到充分、合理的使用。企業和部門為了更好地做好檔案的保密工作，必須全面適應經濟、社會和科技的發展需求，不斷地對檔案保密管理制度進行完善，有效維護國家的安全和利益。