淺析高校科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)

焦向明 李 民

中辦國辦發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》后，各級各類科研項(xiàng)目的主管部門相繼修訂或出臺科研經(jīng)費(fèi)管理辦法。由于科研項(xiàng)目數(shù)量多和個(gè)性化的特征，科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)、精準(zhǔn)管理必然需要大量信息存儲和數(shù)據(jù)處理，傳統(tǒng)的管理模式需物理存放空間且不易查詢復(fù)看，信息化作為科研經(jīng)費(fèi)管理的重要支撐手段日益凸顯其重要性。本文將討論當(dāng)前高校科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)當(dāng)中存在的一些問題，并就這些問題給出適當(dāng)建議。

一、當(dāng)前高校科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的主要問題

（一）信息化建設(shè)缺乏科學(xué)規(guī)劃，設(shè)計(jì)優(yōu)化程度不夠

科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的兩個(gè)重要任務(wù)是，一方面要讀取已有數(shù)據(jù)、項(xiàng)目信息、工作流程轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)語言并設(shè)置控制程序；另一方面要銜接不同部門的工作職責(zé)，保證信息流轉(zhuǎn)順暢，部門間的協(xié)同配合顯得尤為重要。當(dāng)前高校推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)多以某一個(gè)部門為切入點(diǎn)，這樣導(dǎo)致的問題就是信息化過程實(shí)施之前缺乏科學(xué)規(guī)劃，無法從全局高度設(shè)計(jì)流程，待系統(tǒng)投入使用時(shí)錯(cuò)誤頻出，管理人員工作效率未得到改善，科研人員用戶體驗(yàn)未得到提高，與推進(jìn)信息化的初衷相違背。信息化本身是手段，不是目的，應(yīng)讓信息化建設(shè)不斷滿足管理需要和支持科研活動(dòng)，而不是給管理人員和科研人員又增加新的工作量。

（二）信息共享縱深程度不夠，數(shù)據(jù)對接流于表面化

科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的一個(gè)工作難點(diǎn)就是對接轉(zhuǎn)化不同職能部門的數(shù)據(jù)、建立匹配關(guān)系。在各職能部門長期“各自為政”、“信息孤島”的背景之下，數(shù)據(jù)共享并非易事。科研經(jīng)費(fèi)管理涉及科研部門、財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)部門、院系等，其中最為關(guān)鍵的就是科研和財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)對接共享，科研部門立項(xiàng)、財(cái)務(wù)部門上賬可在信息化平臺輕松實(shí)現(xiàn)，但建立數(shù)據(jù)的深層對接，目前困難重重，即信息化建設(shè)縱深程度不夠。例如，科研項(xiàng)目的預(yù)算編制科目與實(shí)際支出經(jīng)濟(jì)分類之間的映射關(guān)系是影響科研人員理解預(yù)算編制保證經(jīng)費(fèi)順利執(zhí)行的關(guān)鍵，比較典型的如，國家自然科學(xué)基金管理辦法中關(guān)于預(yù)算科目“設(shè)備費(fèi)”的解釋是“項(xiàng)目研究過程中購置或試制專用儀器設(shè)備，對現(xiàn)有儀器進(jìn)行升級改造，以及租賃外單位儀器設(shè)備而發(fā)生的費(fèi)用。”而國家社會科學(xué)基金管理辦法中關(guān)于“設(shè)備費(fèi)”的定義是“項(xiàng)目研究過程中購置設(shè)備和設(shè)備耗材、升級維護(hù)現(xiàn)有設(shè)備以及租用外單位設(shè)備而發(fā)生的費(fèi)用。”可以看出，同樣是“設(shè)備費(fèi)”預(yù)算科目，不同類型項(xiàng)目的內(nèi)涵和對應(yīng)支出經(jīng)費(fèi)分類并不相同，自然科學(xué)基金的“設(shè)備費(fèi)”強(qiáng)調(diào)了設(shè)備的“專用性”，而社會科學(xué)基金的“設(shè)備費(fèi)”還包括了“設(shè)備耗材”。科研項(xiàng)目類型上百種，各自遵循的管理辦法不同，諸如此類的差異在不同類型的項(xiàng)目之間普遍存在。當(dāng)前科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)預(yù)算精準(zhǔn)化控制的一個(gè)難點(diǎn)就在于科研人員科研活動(dòng)費(fèi)用、提交科研項(xiàng)目預(yù)算與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的支出科目三者之間的契合程度不高。

（三）與政策黏性不夠，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)決策有效性支持

目前多數(shù)高校通過購買外部系統(tǒng)的方式完成科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)，系統(tǒng)的開發(fā)從前期調(diào)研到完成上線運(yùn)營通常不超過一年，高校投入資金有限，開發(fā)者無法持續(xù)提供日常運(yùn)營維護(hù)，高校管理人員對新系統(tǒng)的使用維護(hù)欠缺經(jīng)驗(yàn)。而信息化平臺隨著規(guī)章制度、工作流程、審批環(huán)節(jié)的變化做出修改和補(bǔ)充是重要的日常工作，無法及時(shí)修改參數(shù)完成更新導(dǎo)致的后果是信息化平臺更新落后于政策變化而降低適用性，對管理人員和科研人員使用信息化平臺帶來極大不便，大大降低了平臺的工作效率。無法實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)監(jiān)督控制，不能提供實(shí)時(shí)決策支持功能，學(xué)校管理者做出決策時(shí)，平臺數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性無法為決策所用。信息化建設(shè)距離真正參與高校戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)控制和績效評價(jià)等過程，徹底改善當(dāng)前高校工作效率低、決策支持不足的理想化狀態(tài)還有很大差距。

（四）無績效評價(jià)機(jī)制，無法考察信息化建設(shè)有效性

績效評價(jià)通過對信息化建設(shè)的過程和結(jié)果進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題矯正偏差，提高信息化的效率，保證信息化實(shí)施的效果。當(dāng)前關(guān)于高校信息化績效評價(jià)不成體系，對科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的績效評價(jià)研究更少，而高校已開展的績效評價(jià)工作主要用于下級向上級匯報(bào)，沒有責(zé)任認(rèn)定機(jī)制和整改機(jī)制，對改進(jìn)信息化工作意義不大。已有文獻(xiàn)中關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)相關(guān)績效評價(jià)研究主要是針對具體的科研項(xiàng)目，以高校為評價(jià)對象的科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的績效評價(jià)機(jī)制尚不健全。原因有幾個(gè)：一、高校科研信息信息化建設(shè)發(fā)展時(shí)間并不長，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論基礎(chǔ)有所欠缺；二、科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，無法用一個(gè)靜態(tài)的、固定的模型對其進(jìn)行衡量；三、科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)無明確產(chǎn)出，投入的人力、物力、財(cái)力轉(zhuǎn)換為管理服務(wù)行為，無明顯“收益”，定性定量分析并制定考核指標(biāo)體系不易實(shí)現(xiàn)；四、高校之間的可對比性與企業(yè)相比較差，很難建立一套標(biāo)準(zhǔn)的績效評價(jià)方法用于橫向?qū)Ρ取?/p>

二、高校科研經(jīng)費(fèi)管理信息化平臺的完善對策

（一）科學(xué)規(guī)劃信息化戰(zhàn)略，加快高校信息化平臺建設(shè)

科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)應(yīng)內(nèi)化在在高校信息化平臺建設(shè)之中，將財(cái)務(wù)、人事、科研、教學(xué)、后勤等高校所有部門信息整合，統(tǒng)籌規(guī)劃，全面、及時(shí)的呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，滿足不同層次的需要，加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)和分析功能，滿足管理者決策需要，方便師生查詢有關(guān)信息。以高校整體為立足點(diǎn)，優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)，自下而上的收集需求，自上而下的設(shè)計(jì)實(shí)施，推行信息化戰(zhàn)略實(shí)施之前，做好信息調(diào)研和部門協(xié)調(diào)工作。隨著信息化的不斷發(fā)展，高校的教學(xué)、科研、管理等信息系統(tǒng)融合的趨勢不可逆轉(zhuǎn)，整合工作流程，集中數(shù)據(jù)處理，打破高校按職能部門劃分的編碼規(guī)則和管理方式，在學(xué)校層面制定統(tǒng)一編碼規(guī)則，重新設(shè)計(jì)管理流程，滿足高校教學(xué)、科研、服務(wù)社會等職能，實(shí)現(xiàn)全局效益最大化。

（二）加強(qiáng)信息化深度建設(shè)，推動(dòng)信息化向智能化發(fā)展

要不斷推動(dòng)信息化向智能化發(fā)展，充分挖掘數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)，處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用數(shù)據(jù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析、決策支持功能。實(shí)踐來看，應(yīng)將各職能部門的工作職能全面數(shù)據(jù)化，“由內(nèi)而外”的建設(shè)信息化共享平臺，將游離在系統(tǒng)之外的文檔、報(bào)告、記錄等信息等內(nèi)化在信息化平臺，建立深層次對接關(guān)系，如不同項(xiàng)目類型預(yù)算科目與支出經(jīng)濟(jì)分類的映射關(guān)系、科研項(xiàng)目的各項(xiàng)審計(jì)記錄、驗(yàn)收結(jié)果，科研經(jīng)費(fèi)購買儀器設(shè)備的分類明細(xì)等，深層次、系統(tǒng)化、整體性的建立科研、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、學(xué)院的科研經(jīng)費(fèi)信息化平臺，實(shí)現(xiàn)信息的深層次融合，平臺功能性才能取得最好的效果。

（三）提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)科研財(cái)務(wù)助理建設(shè)

在信息化發(fā)展的今天，構(gòu)建一支專業(yè)管理人員隊(duì)伍對于深化科研經(jīng)費(fèi)信息化管理改革不可或缺。隨著人工智能的不斷發(fā)展，基礎(chǔ)的核算錄入工作將被計(jì)算機(jī)取代，財(cái)務(wù)人員的角色和職能定位不斷轉(zhuǎn)變，管理人員要不斷加強(qiáng)復(fù)合知識學(xué)習(xí)，開展專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，并提高財(cái)會人員中計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)背景人數(shù)比例。讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，在科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的推進(jìn)中，充分發(fā)揮科研財(cái)務(wù)助理的作用，定期對其進(jìn)行財(cái)務(wù)知識、信息化技術(shù)的培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)，銜接各個(gè)環(huán)節(jié)的信息流轉(zhuǎn)，配合管理人員完成科研經(jīng)費(fèi)管理的相關(guān)工作。

（四）加大高校科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)績效評價(jià)研究

利用企業(yè)成熟的績效評價(jià)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并參照高校已有的績效評價(jià)研究成果，采用科學(xué)的評價(jià)方法，制定指標(biāo)體系對高校科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的投入、實(shí)施效果和科研人員滿意度等目標(biāo)值進(jìn)行價(jià)值判斷。高校作為非營利組織，評價(jià)的對象是其利用籌集的財(cái)務(wù)資源實(shí)施管理服務(wù)職能的效率效果，這就要求高校要建立更適用于高校情況的績效評價(jià)方法，探索更合理的績效評價(jià)模型。開展信息化績效評價(jià)不僅可以在信息化推進(jìn)過程中主動(dòng)的發(fā)現(xiàn)存在問題，提出建議方案，明確整改主體、確定最終解決辦法，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，更關(guān)乎信息化建設(shè)項(xiàng)目的成敗，決定了信息化未來發(fā)展的可持續(xù)性。

三、結(jié)語

科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)是推進(jìn)高校管理體制不斷改革的重要一環(huán)，加快科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)，一方面可以大大改善職能部門的工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目狀態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，及時(shí)獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和項(xiàng)目狀態(tài)，提高信息的決策相關(guān)性和有用性；另一方面可以大量減少科研人員花費(fèi)在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷上的時(shí)間，專注于學(xué)術(shù)研究。為科研人員潛心從事科學(xué)研究營造良好的環(huán)境。

[1]《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號）.

[2]《國家自然科學(xué)基金資助項(xiàng)目資金管理辦法》（財(cái)教〔2015〕15號）.

[3]《國家社會科學(xué)基金項(xiàng)目資金管理辦法》（財(cái)教〔2016〕304號）.

[4]馬珂艷.信息化進(jìn)程中高校科研經(jīng)費(fèi)管理的研究[J].財(cái)會研究,2016（14）.

[5]薛二勇.中國高校科研經(jīng)費(fèi)管理制度改革的政策分析[J].北京社會科學(xué),2014（3）.

[6]張依群.新形勢下高校科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)管探究[J].教育財(cái)會研究,2016（12）.