高校會計檔案整理過程分析

卜 萍

高校會計檔案是記錄和反映高校發展過程中經濟業務往來的真實記錄，是高校檔案管理的重要組成部分，與其它檔案材料相比，又有實物憑證多、查詢使用高的特點。高校會計檔案不僅在高校的發展中起到追溯舉證的作用，還為高校管理人員的決策規劃提供參考依據，它的真實、準確、完整為學校發展與決策提供有力保證。

根據《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案具體包括：（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產

賬、輔助賬、其他會計賬簿；（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；（4）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊；(5)電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤，磁帶，紙質等，還包括：每年一次的數據庫備份，財務軟件升級前的數據庫備份，打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，其他應該存檔的有關資料數據。

會計憑證作為會計檔案的重要組成部分，我們這里主要介紹一下會計憑證的形成及整理過程。

一、會計檔案的形成過程

（1）會計核算人員首先對報賬人員提供的原始單據進行審核，同時審核原始單據簽字審批手續是否完備。剔除不合格單據，粘貼合格單據。（2）將合格單據依據業務內容、屬性、歸屬部門按照一定模式輸入財務報賬系統中制單。（3）復核人員對已出的記賬憑證進行復核，認真核對審核審批權限是否齊全正確、資金出處是否合規、采購與驗收是否分離、發票金額計算是否無誤等，審核無誤后簽批交給報賬人。（4）報賬人在復核后的記賬憑證上簽名并到出納處進行資金結算。（5）出納對已受理的憑證進行資金結算并復核登記，妥善保管好已發生的各種原始憑證，不得遺失或涂改。（6）賬目登記員將憑證按序號從小到大每50個號一捆分別捆扎，并分別在每捆的首頁標注現金、銀行存款的上期結余、本期發生及期末余額。（7）將整理齊全的憑證傳遞給檔案管理人員。

二、會計憑證的整理過程

（1）檔案員按序列號排列每捆憑證，大體掌握當月的業務量。（2）按憑證號一張張捋順單據。主要包括去除單據上的訂書釘、大頭針、回形針、夾子等鐵制品。粘貼修補破損票據，小單據粘貼在粘貼單上，大單據折疊至粘貼單大小，并一張張依次排列，錯落有致。這項工作是憑證裝訂過程中最費時的工作，要求檔案員能夠耐心細致的整理、修補每一張票據并牢固的黏貼在粘貼單上。在整理過程中還要求檔案員檢查憑證之間是否有缺號，附件張數是否相符，發現問題要及時查找，及時解決。（3）按憑證號依次加蓋記賬員、會計主管名章。（4）為整理好的每捆憑證粘貼小票頭。這個工作往往是檔案員根據經驗，判斷在哪個地方應該粘貼及粘貼多少小票頭。通過這項工作能使裝訂出來的憑證平整如磚。這個職業判斷是檔案員在長期工作中歸納總結而來的。(5)每捆憑證按序列號不超過5厘米的厚度分本。這個工作往往需要一個較大的空間，把憑證依次序列排開，一個月的憑證一次分配完畢。分別給分好的每本憑證附上記賬憑證封面、側脊和封底。（6）當月憑證分完本以后要對每本憑證進行歸檔編號，記錄每本憑證是本月第幾冊，全年第幾冊，憑證號從某某號至某某號。（7）當月憑證整理完畢，開始打印封皮，封皮內容與每本歸檔編號內容相符。并將每本打印封皮覆蓋于之上捆扎好。（8）裝訂整理好的每本憑證。一般用裝訂機在距粘貼單左邊距2厘米處打孔，目測合適距離從上至下打三個孔，再用線繩捆扎結實，裝訂的越結實越好，這項工作干起來比較費勁。（9）粘貼裝訂好的憑證側脊，對會計憑證進行包角，并由檔案員在包角背面加蓋騎縫章，并在正面加蓋會計主管，裝訂人名章。（10）最后將裝訂好的會計憑證入盒，在盒上注明憑證名稱，啟用日期，憑證是某年某月，本年第幾冊，本盒第幾冊，憑證號數自某某號至某某號，保管期限，財會主管，經辦會計等。至此一本漂亮、整齊、完整、牢固的會計憑證才算整理完畢。

會計檔案一般在財務部門保管一年后，應及時移交給單位檔案室保管。以利于會計檔案的保密和保管安全。高校會計檔案作為最具有參考價值和法律效力的書面證明，高校會計檔案整理的水平同時也反映了一個高校財務管理的水平高低。因此，管理者應當重視檔案員的培訓學習，努力提高檔案員的業務整理能力，提升檔案員的業務素質。從而提高高校會計檔案管理水平，為學校的發展決策提供有力保證。